Продумка 7. Автоматическое завершение поручений

Вот она мечта многих руководителей среднего звена – распределил полученные «сверху» поручения вниз по иерархии своим подчиненным и забыл о них. Когда конечный исполнитель завершит поручение, то вся цепочка автоматически завершится и отчет уйдет «наверх» опять же автоматически!

Уверен, что во многих организациях задумывались над подобным сценарием и наверняка любого «внедренца» заказчик хотя бы раз просил реализовать подобное. Я тому не исключение, много раз заказчики меня об этом просили, и я всякий раз их долго переубеждал что так делать нельзя. Основным моим доводом было то, что всегда должна быть личная приемка исполнения перед тем как отчитываться «на верх». Аргументов здесь много - а если исполнитель неправильно понял, если он плохой отчет приложил, если вообще исполнил неверно, а вам же отвечать за это перед руководителем… Я был категорическим противником такого подхода, я всегда считал, что это против эффективности деятельности организации, автоматическое завершение поручения может использоваться только тогда, когда отчет как бы «для галочки».

Рисунок 1. Приемка исполнения руководителем

После прочтения первой части этой продумки думаю всем понятна моя мысль и большинство с ней даже согласились. И вот теперь я готов заявить, что в настоящее время я поменял свое мнение по этой теме, правда оговорюсь, что не полностью.

Задача по автоматическому завершению поручений исходит из очень верного и логичного посыла – экономия времени сотрудника. Думая над этой задачей, я пришел к выводу, что не должно быть черного или белого.

В итоге правильное решение. У автора поручения (того, кто его создает или распределяет) должно быть две возможности (две кнопки в системе) для отправки поручения:

1. Отправить. Это обычный вариант отправки поручения, в последующем оно придет на приемку.
2. Отправить и забыть. Это как раз вариант с автоматическим завершением поручения после его исполнения и (если это необходимо) автоматическим отчетом вверх по цепочке в вышестоящее поручение.

Когда применять второй вариант? У любого руководителя есть подчиненные, которым он доверяет и не хочет проверять результаты их исполнения, так же бывают простые и очевидные поручения, по которым так же можно автоматически отчитаться «на верх». В этих случаях, а у хорошего руководителя их будет большинство, используем «Отправить и забыть». Во всех остальных – где есть сомнения, используем традиционный вариант «Отправить».

Таким образом мы существенно повышаем эффективность руководителя в управленческой цепочке, снимаем с него большое количество рутинных и неинтересных ему операций, в том числе и повышая его лояльность к системе.

PS. Дополнительно хочу заметить, что автоматического сворачивания всей цепочки исполнения поручений не происходит, на каждом уровне автор индивидуально решает – будет он осуществлять приемку или поручение завершится автоматически.

Оригинал статьи расположен по адресу: http://www.idoc.ru/index.php/produmkiе