Проектно-сметная документация в СЭД

Что такое проектно-сметная документация?

Проектно-сметная документация (ПСД) – комплекс документов, раскрывающих сущность проекта и содержащих обоснование его целесообразности и реализуемости. Под проектом в данном случае понимается строительство, модернизация или ремонт некоторого сооружения. Это может быть новый дом, реставрация архитектурного памятника или перепланировка какого-либо здания.

Для каждого объекта строительства формируется свой уникальный комплект проектно-сметной документации. Он включает текстовую часть и графическую часть. Комплектность и содержание проектной документации устанавливается законодательно (Градосторительный кодекс РФ) и регулируется государственными стандартами.

Текстовые проектные материалы должны содержать сведения об объекте строительства, перечень принятых инженерно-технических решений, пояснительную записку, ссылки на нормативно-технические документы, регламентирующие подготовку проектной документации, а так же проектные расчеты, обосновывающие принятые решения. Графическая часть содержит чертежи, на которых отображаются принятые проектно-технические решения в виде схем, планов и других документов в графической форме.

Графический материал (чертежи) отражает архитектурно-планировочные, конструктивно-компоновочные и технологические решения. Расчётно-пояснительная записка содержит сведения, обосновывающие техническую возможность строительства, надёжность и безопасность работы в конкретных условиях. Сметно-экономическая часть определяет стоимость строительства, обосновывает целесообразность затрат финансовых, материально-технических и трудовых ресурсов.

Собственно задача

Учет проектно-сметной документации, является частным случаем учета технической документации и его документооборота, и представляется непростой задачей. Это обусловлено, во-первых, необходимостью учета требований законодательства (однозначности интерпретации всех классификаторов в пределах государства, например), а, во-вторых, объемами проектной документации (например, проект строительства дома, может включать в себя сотни и сотни листов). Ситуацию спасает то, что существует множество хорошо проработанных нормативных документов, содержащих исчерпывающую информацию по её учету и классификации – остается лишь реализовать схему учета в системе.

Для решения данной задачи существует отдельный класс систем – PDM (Product Data Management). Это организационно-технические системы, обеспечивающие управление всей информацией об изделии. При этом в качестве изделий могут рассматриваться различные сложные технические объекты. PDM системы представлены на рынке как в виде самостоятельного продукта, так и в виде неотъемлемой части PLM-систем (Product Lifecycle Management), которые могут представлять широчайший функционал по управлению всем жизненным циклом продукта, начиная от проектирования и заканчивая составлением программ для станков с ЧПУ.

Базовые функциональные возможности PDM(PLM)-систем охватывают следующие основные направления:

●    управление хранением данных и документами;

●    управление изменениями и версиями;

●    планирование работ и технологических процессов;

●    управление структурой продукта;

●    автоматизация генерации выборок и отчетов;

●    механизм авторизации.

Почему стоит выбрать СЭД для решения задачи?

Как можно видеть, часть функционала покрывается возможностями большинства ECM-систем, а именно: хранение документов, разграничение доступа к информации, управление процессами (в части согласования документов, оформления замечаний и выдачи заданий, например), построение отчетности и, в какой-то мере, классификация и структурирование данных. Сразу следует отметить, что PDM-системы имеют специфичный набор средств интеграции с CAD-системами и просмотра файлов этих систем, что среди ECM-систем не встречается в силу узкой специализации задачи.

Каждый продукт решает свой специализированный перечень задач, но иногда бывает более выгодно реализовать некоторые неспецифичные решения на единой платформе (факторами могут быть стоимость лицензий, простота поддержки и т.д.). Такой вариант может быть выбран и для задачи учета проектно-сметной документации в ECM-системах. И такое решение может быть оправдано, например, если организация, среди документов есть место проектно-сметной документации, имеет небольшие масштабы или в её деятельности не требуется весь узкоспециализированный функционал PDM-систем. Вариант учета ПСД в СЭД так же будет полезен там, где необходима единая система согласования документации и отчетности по ней и, как следствие, доступ «из единого окна» для всех участников процесса. Из плюсов имеем единый интерфейс работы для всех (как минимум, плюс ещё одного) решений и однотипные приёмы работы. Из минусов – необходимость дополнительной разработки (в отличие от готовых PLM/PDM-систем).

Таким образом, если не стоит задача обеспечить автоматизацию полного жизненного цикла продукта, а  лишь хранение, учет и согласование конструкторской документации – ECM-система справится!

Структура решения

Рассмотрим более или менее реальный пример и попробуем переложить его на гипотетическую систему электронного документооборота.

Предположим, что требуется автоматизировать работу в проектной организации, специализирующейся на разработке проектно-сметной документации для объектов строительства и ремонта.

Актуален ли данный пример? Однозначно да! Проектная организация, в зависимости от масштабов, может выполнять от десятков до нескольких сотен проектов в год. При этом объем документации по проекту порой составляет несколько тысяч листов. Итого, порядка миллиона объектов учета и хранения.

Решение будет делиться на две части: учет и классификация документации и процессы рассмотрения и согласования. Вторая задача характерна для ECM систем, поэтому рассмотрим лишь основные её аспекты, а вот первую разберем поподробнее.

Итак, в первую очередь нам необходимо выделить перечень реквизитов, по которым мы будем дифференцировать документы. Часть реквизитов будут ссылочными, а часть – текстовыми (например, обозначение, том, книга и часть). Указанные в примере реквизиты, конечно, плохо вяжутся с электронными документами, но требуются по государственным стандартам и будут необходимы при распечатке и предоставлению документов куда-либо в электронном виде. Удобно сразу разделить документы по видам, например, Графические документы (чертежи, схемы, карты) и Текстовые документы. Хотя эта информация в какой-то мере и будет дублировать данные из обозначения, но позволит осуществлять удобный поиск.

Согласно ГОСТ Р 21.1101 – 2009 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации», документацию комплектуют в тома, как правило, по отдельным разделам и подразделам. Каждый том нумеруют арабскими цифрами в соответствии с номером раздела. При большом объеме тома его допускается делить на части, которые нумеруют по типу: Том 1.1, Том 1.2. При необходимости части тома допускается делить на книги. В этом случае книги нумеруют по типу: Том 5.1.1, Том 5.1.2. Всем частям тома или книгам дают наименования, отражающие содержание частей тома или книг. В состав обозначения тома включают базовое обозначение, устанавливаемое по действующей в проектной организации системе, и через дефис – шифр раздела проектной документации, к которому добавляют номер тома (части тома, книги). В базовое обозначение включают номер договора (контракта) или/и цифровой код объекта строительства.

Например, том может иметь наименование 2345–ПЗ1 – Раздел 1 «Пояснительная записка», где:

2345 – код объекта строительства;

ПЗ – шифр раздела проектной или марка чертежа рабочей документации;

1 – номер тома.

Для рабочей документации к коду объекта строительства может добавляться код здания или сооружения (подобъекта, другими словами). Вообще говоря, код объекта и подобъекта для нас будет являться важным реквизитом, так как через него будет удобнее всего осуществлять связку документов и данных по объекту.

Итого, каждый документ описывается принадлежностью к объекту (подобъекту), шифром или маркой, и номером тома, части, книги. Кроме того, видом документа и стадией проектирования (проектная или рабочая документация). Так как перечень шифров и марок и стадий проектирования стандартизован, целесообразно ограничить данный реквизит (выбор из списка либо справочника). На основании этих данных по шаблону можно формировать наименование документа.

Теперь перейдем непосредственно к объекту проектирования. Так как в наименовании документа содержится только код объекта, было бы целесообразно иметь справочники объектов и подобъектов, содержащую всю необходимую информацию о них. Собственно говоря, всю работу с документами можно организовать так, чтобы запись справочника объекта была единой точкой входа для работы с документами. Запись может хранить данные о Заказчике, Исполнителе, Главном инженере проекта, сроках исполнения, статусе проектирования и другую необходимую в каждом конкретном случае информацию.

Так же удобно было бы реализовать систему управления изменениями. Для этого для каждого документа необходим признак замены и ссылка на заменяющий или исправляющий документ.

* * *

Указанная структура будет скелетом решения. Даже в таком виде она позволяет вести учет документации и контролировать ход проектирования. Кроме того, в зависимости от требований, она может «обрасти» механизмами формирования отчетности, выдачи и контроля исполнения заданий, учёта и контроля исправления замечаний.

Ну и, наконец, Workflow. Конкретная реализация будет зависеть от конкретных требований, но, в целом, охвачены могут быть процессы рассмотрения и согласования документации, выдачи контроля исполнения заданий и замечаний. Здесь советы излишни – это именно то, под что ECM «заточено».