Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Прощайте, файлы?

  0 комментариев Добавить в закладки

Когда в компании появляется несколько человек с компьютерами, у них неизбежно возникает потребность обмениваться файлами.

Сейчас вариантов для удовлетворения этой потребности масса - облака, флэшки и т.д.

А ещё лет десять назад этот вопрос решали так - делали специальную папку на сервере. Так называемую "шАру". Впрочем, названия могли быть разные - сетевая папка, общая папка, помойка, файлообменник, просто сервер - вариантов было много.

 

Если с админами везло, то сама шара могла быть достаточно продвинутой - с развитым деревом папок, с продуманным разделением доступа, автоматическим бэкапом и прочими прелестями.

ШАры были действительно удобны и очень широко практиковались.

Себестоимость их была низкой - собственно, даже не всегда выделенный сервер использовался, часто файлы просто лежали у кого-то на локальном компьютере.

На шАрах могли даже построить какое-то подобие воркфлоу - настраивали следилки за некоторыми папками, и при попадании в них новых файлов запускали обработчики.

И всем этим, кстати, на безрыбье до сих пор пользуются, особенно когда дело касается служебных документов, которые по каким-то причинам не хочется выкладывать в облачные сервисы, или просто чтобы поделиться музыкой или фильмами, не имеющими отношения к служебной деятельности.

Системы документооборота в некоторой части функционала очень похожи на продвинутые шАры - совместная работа над документом, разделение доступа, длительное хранение и пр. 

Но у пользователя среди прочих остались и такие простые и вполне очевидные потребности - положить что-то поближе к себе, дать осмысленное имя, упорядочить, разложить по папкам, создать свою иерархию, поделиться с кем-нибудь и т.д.

Но в некоторых системах электронного документооборота можно наблюдать несколько озадачивающую лично меня картину – в них нельзя просто так взять и положить файл туда, куда я хочу. Или создать папку в том месте, где мне удобно. Документы (или файлы) встраиваются в объекты бизнес-процессов и не являются какими-то самостоятельными единицами, для которых в интерфейсе предусмотрены средства для манипулирования. Папки - это как правило фильтры, по которым формируются списки задач, и произвольным образом поместить нужный файл в нужную папку не получится. Да, с совместной работой с документами проблем нет, поиск работает, ничего не теряется, но вот с удобством явные проблемы…

Или это всего лишь моя ностальгия по «тёплым ламповым файлам», и просто эпоха файлов уходит в прошлое?

И если да, то кто следующий в очереди? Уж не документы ли?

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев