Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Really БэД

  8 комментариев Добавить в закладки

Моя жена окунулась в бумажный документооборот, а когда вынурныла, написала эту статью.

«В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа».
Цитата из инструкции по делопроизводству.

Постоянный треск факса, круговорот бумаг, измазанные ручкой пальцы… Бумажный документооборот.

Документооборот не малыми усилиями организован по многостраничной инструкции. Как в любом периферийном органе госвласти, инструкция спущена сверху. Описывается все, в том числе и ведение журналов, уточнения, дополнения, формы штампов, распределение этих документов вплоть до сдачи их в архив.

Итак, суть документооборота на примере входящего письма.

Посетитель с улыбкой, факс с треском или электронная почта с колокольным звучком поступают в организацию. Регистрация письма, как и регистрация факса, происходит по схеме «поставил штамп – присвоил номер – записал». В штампе указано наименование учреждения, а дата и входящий номер – пишутся ручкой. В журнале отчерчивается линия, пишется над ней наименование отправителя, ниже фиксируется дата, исходящий номер, краткое содержание письма, после получения – указывается резолюция.

Письма по электронной почте приходят «смешно до слёз». Есть отдельный кабинет, как трансформаторная будка помеченный табличками «Посторонним вход воспрещен» и «Электронная почта». В этом строго режимном кабинете распечатывается (!) и фиксируется вся приходящая в организацию почта, далее переносится в бумажном виде к секретарю, секретарь расписывается в журнале за получение и перерегистрирует все пришедшие письма в свой уже отдельный журнал.Стоит отметить, что электронная она потому, что приходит по электронной почте. После её никто в электронном виде уже не видит, все работают только с бумажной копией.Далее так же отправляется на рассмотрение руководству, после чего так же в журнале отмечается получатель из резолюции.

Письма, требующие отдельного внимания, всевозможные указы, распоряжения, предложения вышестоящих органов, регистрируются в РКК. Так называется здесь бумажная карточка, коих у секретаря целый ящичек. Они тщательно разложены по номерам, по кучкам, в зависимости от уровня и важности, а так же от отправителя документа.

Процесс получения писем. Секретарь звонит начальнику отдела, просит подойти за письмами. Отделов больше десятка… Приходит представитель отдела, расписывается в журналах за каждое письмо и уходит.

По окончании года карточки аккуратно и трепетно перевязываются синтетической веревкой и хранятся в шкафчике на нижней полке, журналы складируются там же.И если вдруг случается необходимость найти письмо, пришедшее «когда-то весной прошлого года», то достаются журналы, пачки связанных карточек, раскладываются на столе. Начинаются поиски. Длятся они около получаса, потому что тематика писем и их объем не позволяет обычно зафиксировать их точное, четкое, необходимо для дальнейшего поиска содержание.

При удавшейся попытке всё собирается обратно, упаковывается и укладывается «как было».

Так выглядит рабочий стол бумажного делопроизводителя:
Так выглядит рабочий стол бумажного делопроизводителя:

Исходящие письма регистрируются и обрабатываются по обратному алгоритму. Каждый отдел его выполняет самостоятельно.

Итого, только на письма расходуется масса бумаги, она регистрируется в 3х журналах и нескольких видах карточек.

Согласование или ознакомление с документами – эстафета «Согласовал – передай другому!». Документ проходит по всем начальникам на этаже, возвращается в приемную, отдается секретарём на другой этаж и так до заполнения листка согласования, который приклеивается к последней станице документа. Если документ необходимо согласовать с небольшим числом сотрудников, то на документе ставится штамп с фамилиями, лист согласования уже не приклеивается.

Если в ходе согласования документа возникают замечании, то они указываются на полях, между строчек.

Лист согласования:
Лист согласования  

Умопомрачительно, правда?

«Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света».
Цитата из инструкции по делопроизводству. 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (8)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев