Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Рекомендации по оформлению сообщений

  7 комментариев Добавить в закладки

Когда мы отправляем сообщения, будь то письма, задачи, поручения, не важно кому – коллеге, или сотруднику другой компании, – нам важно максимально эффективно донести свою мысль.

Для этого приведу несколько советов, которые появились, исходя из моего опыта и опыта моих коллег.

  1. У сообщения должна быть тема. Тема должна отражать суть сообщения. Именно по теме адресат сможет судить о важности сообщения и принимать решение, обрабатывать его сразу или нет.
  2. «Дело на 5 минут». Подобная формулировка темы хороша как для массовых опросов, в которых инициатор хочет получить быструю обратную связь, так и для отправки кому-то очень-очень занятому. Такая тема сразу сообщает пользователю, что на обработку сообщения не потребуется много времени. Скорее всего, такое сообщение будет обработано адресатом сразу. Человек сделает это хотя бы для того, чтобы потом уже не возвращаться к этому сообщению.
  3. Одно сообщение – один вопрос. В сообщении инициатор задает конкретный вопрос и хочет получить на него конкретный ответ. Если в задании будет указано несколько не связанных между собой вопросов, вероятно, выполнено оно будет некачественно или неполноценно.
  4. Структурированный текст задания или письма. Текст должен иметь структуру:
    • приветствие;
    • вводная часть (для погружения в тему, чтобы было понятно, о чем идет речь);
    • конкретный вопрос (задание) адресату (если задание состоит из нескольких пунктов, их описание лучше выделить графически, например, списком);
    • формат, в котором должен быть представлен результат.
  5. Короткие тексты. В теме сообщения и в его тексте не нужно много писать. Тема должна отражать суть сообщения, подсказывать адресату, о чем пойдет речь в сообщении. В тексте лучше использовать простые и понятные формулировки. Когда адресату не придется расшифровывать содержимое сообщения, он обработает его более быстро и качественно.

Для обмена сообщениями, которые не требуют обширного пояснения в тексте, можно использовать некоторое подобие «твит-сообщений». У таких сообщений не будет текста. Будет только тема, содержащая необходимую информацию. Например, «Подготовить рабочее место сотруднику» или «Забрать справку из бухгалтерии».

А вообще, от того, на сколько конкретно будет сформулирована тема и текст сообщения, зависит скорость и качество его обработки.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (7)
Сергей Бушмелев 26 сентября 2014 г. 10:32  

У меня складывается стойкое впечатление, что внедрение в организации СЭД способствует выхолащиванию и формализации отношений. Сама по себе формализация не плоха и не хороша, это инструмент. Где-то формализация может пойти на благо, такие примеры есть. Но внутри команды формализация может породить "забюрокраченность" и формализм в выполнении собственных обязанностей.

Но мой опыт говорит, что даже при межкомандном взаимодействии важны личные контакты, и тут уже при общении с определенным сотрудником нужно учитывать его характер и особенности, нежели следовать формальным универсальным советам. А внутри команды нужно постоянное личное общение, это чаще гораздо эффективнее, чем отправка по СЭД задачи со сроком исполнения. Но это мое мнение, в вашей организации может быть своя бизнес-культура.

Дарья Коробейникова 26 сентября 2014 г. 10:45  

Сергей, данным постом я совершенно не ратую за отказ от личного общения при внутри- и межкомандном взаимодействии. Я лишь говорю о том, что, если мы пишем сообщение, будь то задача в СЭД или обычное письмо, получатель должен понять, о чем идет речь. И желательно с первого раза. А для этого сообщение должно быть конкретным и структурированным.

Виктор Золотов 26 сентября 2014 г. 12:32  
будь то задача в СЭД или обычное письмо, получатель должен понять, о чем идет речь. И желательно с первого раза. А для этого сообщение должно быть конкретным и структурированным.

В моем идеальном мире лаконичное и конкретное задание действительно должно быть самым эффективным.

Жаль, что я не живу в своем идеальном мире ). Как показывает практика, если хочешь чтобы адресат был "отзывчивым", приходиться проявлять "человечность", понимать как он прочтет послание, не обидит ли...

Я бы вот дорого дал за систему которой я говорю что мне надо, а она другим людям доносит это в нужной форме )).  

 

Сергей Бушмелев 26 сентября 2014 г. 14:21  
Я лишь говорю о том, что, если мы пишем сообщение, будь то задача в СЭД или обычное письмо, получатель должен понять, о чем идет речь. И желательно с первого раза. А для этого сообщение должно быть конкретным и структурированным.

Дарья, извините, не могу удержаться от троллинга. Ваша мысль очень созвучна одному тезису, сформулированному Д.Э. Розенталем в своей книге "Говорите и пишите по-русски правильно". Дитмар Эльяшевич приводит цитату римского учителя красноречия Квинтилиана: "Говори так, чтобы тебя нельзя было не понять". Ясность, логичность, сжатость, простота речи важна в любом общении, будь то деловая переписка или объяснение ребенку, почему нельзя совать пальцы в розетку. Это очень универсальные советы, и не очень понятно, почему при отправке сообщения в СЭД нужно руководствоваться какими-то иными, не общечеловеческими правилами.

 

 

 

Сергей Бушмелев 26 сентября 2014 г. 14:25  
Я бы вот дорого дал за систему которой я говорю что мне надо, а она другим людям доносит это в нужной форме )).

Виктор, боюсь, у этой информационной системы должна быть изощренная аппаратная часть, чтобы доносить мысль до некого, не очень то реагирующего на устную и письменную речь пользователя, в понятной именно ему форме :)

 

 

Елена Питомцева 26 сентября 2014 г. 15:01  
Это очень универсальные советы

Это не минус этих советов. Рекомендации по работе и вне автоматизированный системы очень важны. А еще и в СЭД это важно, так как будет сохранено и может быть кем нибудь потом найдено.

 

 

Андрей Подкин 28 сентября 2014 г. 22:22  
У сообщения должна быть тема. Тема должна отражать суть сообщения. 
«Дело на 5 минут». Подобная формулировка темы хороша  

Уже смешно.

 

Если в задании будет указано несколько не связанных между собой вопросов, вероятно, выполнено оно будет некачественно или неполноценно. 

Если вы нанимаете на работу раздолбаев - безусловно. В нормальном коллективе каждый исполнитель знает, что задача будет возвращена на доработку, если сделана не полностью и/или некачественно.

 

Текст должен иметь структуру
Кому он должен и почему? Например, у нас принято в задачах описывать только суть, а описание проблематики и формат результатов - в отдельных документах (в задаче - ссылки на них). И я не вижу ни одной причины, по которой этот способ был бы хуже.

 

В теме сообщения и в его тексте не нужно много писать. 

Ваши правила о вводной части и формате результатов не позволят не писать много.

 

 

Сейчас обсуждают
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 16:33  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:45  
Вадим Майшев 10 февраля 2017 г. 13:39  
Сергей Бушмелев 10 февраля 2017 г. 13:27  
Исхаков Роберт 10 февраля 2017 г. 11:28  
Больше комментариев