Елена Белова,
ООО «Инсерт»
В ходе проведения сертификации
систем менеджмента качества (СМК), предприятие обязано представить достаточную
доказательную базу, которая во многом базируется на документации и записях по
качеству. В настоящее время создание СМК по требованиям стандартов ISO серии
9000 не требует наличия на предприятии каких-либо специальных программных
продуктов для ее поддержания, однако реальность показывает, что «ручные» процедуры
не обеспечивают должной оперативности и качества доведения информации до всего
персонала, участвующего в производственном процессе.
Данная проблема наиболее остро стоит перед крупными
предприятиями с большим количеством уровней управления или большой численности,
а так же для организаций выпускающих интеллектуальную продукцию (например, проектирующие
организации).
Ежегодное возрастание количества документов приводит к
трудностям поиска нужных документов, поддержания их в актуальном состоянии, обеспечения
сохранности документов, режима конфиденциальности и т.д. В результате увеличиваются
управленческие затраты на документооборот, что снижает оперативность принятия
решений.
Всеобщая компьютеризация, призванная облегчить работу
сотрудников, не решает проблем документооборота, а только усложняет их. При
больших объемах документов очень сложно обеспечить их своевременную коррекцию,
правка документов зачастую производится несанкционированно, случайными
пользователями, учет документов созданных на «личных» компьютерах и оставленных
«в качестве черновиков» крайне затруднен и не обеспечивает защиту от передачи в
работу «промежуточных» неучтенных версий документов.
Решение данных проблем невозможно без системного подхода,
поэтому на предприятиях все чаще и настойчивее говорят о системном подходе к
управлению документами.
Идеология построения современных систем электронного
документооборота направлена на обеспечение размещения всех документов в едином
информационном пространстве, что избавляет каждого пользователя от поиска
файлов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах.
Конфиденциальность документов и их защита от
несанкционированного вмешательства (случайной коррекции, уничтожения)
обеспечивается за счет средств автоматизации и достигается как за счет
настройки прав доступа на документы, так и за счет протоколирования действий,
производимых над документами.
В итоге современные системы электронного документооборота
поддерживают полный жизненный цикл работы с электронными документами, обеспечивая
повышение эффективности работы организации за счет:
● быстрого
поиска необходимой информации;
● соблюдения
режима конфиденциальности доступа к документам;
● поддержания
актуальности состояния документов;
● четкого
определения статуса документов;
● предотвращения
потери документов;
● сокращения
расходов на бумагу (для некоторых видов документов);
● накопления
корпоративных знаний (включая систему информирования об ознакомлении сотрудника
с документом), и т.д.
Современная система электронного документооборота обязана
поддерживать «жизненный путь» любой значимой информации для обеспечения работы
СМК, поэтому электронные системы призваны сопровождать документ на всем цикле
его жизни: разработка, согласование, утверждение, ввод в действие,
использование, контроль исполнения, корректировку, изъятие, архивирование.
В соответствии с нормами, в современных системах
электронного документооборота обеспечивается автоматизация процессов создания,
обработки и движения документов.
Одним из важных аспектов построения эффективной системы
менеджмента качества предприятия является создание развитой культуры управленческих
решений, их документирования, контроля исполнения и анализа достигнутых
результатов. Прежде всего, это касается организационно распорядительных
документов и документов, закрепляющих ответственность и полномочия сотрудников.
Как показывает практический опыт большинство бизнес
процессов организаций в той или иной степени регламентировано нормативными документами,
поэтому системы электронного документооборота позволяют вплотную подойти к
задаче автоматизации произвольных бизнес-процессов, в которых документ не
является основной продукцией.
В целом, системы электронного документооборота позволяют
резко повысить эффективность как описания и поддержки бизнес процессов, так и
их выполнения за счет:
● ускорения
выполнения процессов;
● уменьшения
времени выполнения бизнес-функций;
● возможности
оперативного мониторинга состояния выполняемых работ;
● анализа
статистики выполнения деловых процессов;
● повышения
контроля исполнительской дисциплины;
● анализа
загруженности сотрудников и результативности их работы и т.д.
Несмотря на то, что в современной организации работа с
документами идет в электронном виде, полностью исключить бумажные документы из
работы невозможно, т.к. большое количество документов, имеющих юридическую
силу, представлено в бумажном виде, и такое положение вещей будет оставаться
еще достаточно долго. Однако системы электронного документооборота даже в
упрощенной форме облегчают выполнение рутинных операций по обработке бумажных
документов.
Переход на электронный документ является перспективным
средством автоматизации для развития бизнеса, основными целями внедрения которого
являются:
● снижение
нагрузки на сотрудников по выполнению рутинных операций;
● обеспечение
менеджеров эффективными средствами контроля и управления состоянием СМК;
● повышение
ответственности и исполнительской дисциплины;
● создание
точных описаний деятельности адекватных
существующей ситуации;
● обеспечение
возможности ускорения процессов, протекающих в организации;
● точное
моделирование бизнес-процессов предприятия, где
отдельные элементы процессов собраны в единое целое, их взаимосвязи прописаны и
оптимизированы на уровне моделей, что обеспечивает снижение рисков;
● обеспечение
соблюдения регламентов работы организации.
Разумеется, следует помнить, что
система электронного документооборота это только один из многих инструментов,
помогающих развивать и поддерживать СМК, и ее появление на предприятии само по
себе ничего не дает для улучшения качества управления.
Правильный сценарий
автоматизации начинается не с покупки или внедрения какой-либо программной
среды, а с построения самой системы менеджмента качества. Только при наличии в
организации отлаженной (и отработанной) системы управления информацией,
выполненной в соответствии с требованиями стандартов ISO серии 9000, задача
внедрения электронного документооборота может дать тот результат, которого от
нее ожидают специалисты.