Несмотря на кажущуюся простоту идеи «Даешь документы в электронном виде!», такой переход осуществляется далеко не просто. Если грубо обозначить круг задач, решаемых при переходе на электронный документооборот, то можно выделить 4 основных направления.

Центральной является область, связанная с управлением информацией в СЭД: работа с документами, справочной информацией, управление шаблонами, карточками, правами, передача управления с помощью workflow, организация взаимодействия сотрудников компании, поддержка регламентов и т.д.

Другим существенным элементом является организация хранения и обеспечение сохранности информации: настройка хранилищ, политик миграции документов, сбор информации с удаленных серверов, резервное копирование, ограничение доступа на уровне хранилищ.

Третий элемент нашей схемы – создание и появление информации в СЭД: сканирование, импорт из других систем и синхронизация с ними (например, ERP), прием факсов и сообщений электронной почты, создание документов из разных приложений и т.д.

Ну и, наконец, четвертый блок задач связан с донесением информации – как до сотрудников, так и до внешних потребителей, кем бы они не были: работа через различные клиентские приложения, публикация на веб-сайты, работа через портал, преобразование форматов документов, отправка факсами и электронной почтой и т.д.

Задач много, и не всегда их можно решить простым путем. Выстроить порядок их решения, обеспечить параллельность хода выполнения работ, учесть интересы всех вовлеченных сторон, а также разного рода ограничения и возможности – вот в чем ключевая миссия команды внедрения.

На нашем портале вы найдете различные материалы как отечественных, так и зарубежных авторов, посвященные важности и особенностям внедрения электронного документооборота – и не только им. Читайте, пишите комментарии, присылайте свои статьи, пожелания и предложения по темам статей на editor@directum-journal.ru.