Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Руководитель доверяет?

  29 комментариев Добавить в закладки

Практически в любой компании, использующей СЭД, настраивается типовой маршрут согласования договоров. Во многом он может различаться, но имеется одно очень популярное требование: руководитель-подписант договора должен быть уверен, что бумажный документ, лежащий у него на столе «на подпись», согласован в электронном виде, и распечатана именно согласованная версия.

Реализовать это требование можно следующим способом:

Во-первых, необходимо исключить возможность случайной ошибки печати не той, несогласованной версии документа. Для этого всего лишь необходимо сделать так, чтобы тот, кто распечатывает документ (а скорее всего и все остальные, кроме руководителя), могли видеть только одну, последнюю, согласованную версию документа. Это можно реализовать таким образом, что после согласования договора руководителем, все предыдущие версии документа делаются скрытыми и права всем, кроме него, назначаются только на просмотр.

Во-вторых, необходимо исключить возможность целенаправленного изменения текста документа перед выводом его на печать. То есть предполагается, что секретарь может выгрузить последнюю версию документа локально, исправить в ней что-либо, и распечатать для подписания. Чтобы такую возможность исключить целесообразно сделать так, чтобы после согласования договора руководителем создавалась новая версия в нередактируемом формате, например в PDF(только она остается доступной для просмотра).

Чтобы у руководителя была полная уверенность в том, что распечатан документ именно из последней, нередактируемой версии, целесообразно в колонтитул вставлять номер версии или другую метку.

Для самых недоверчивых руководителей будет удобно, если перед подписанием документа он сможет по штрих‑коду найти карточку подписываемого документа, и убедиться, что это именно та, согласованная версия.

Ну и неисправимым скептикам, которым не подошел ни один из перечисленных выше вариантов, я предлагаю печатать договор самостоятельно.

А вообще, по-хорошему, необходимо выбирать квалифицированного и честного помощника, в котором можно будет быть уверенным полностью, тогда жизнь станет намного легче.

copyright by http://club.directum.ru/post/Biznes-na-doverii.aspx

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (29)
Михаил Романов 02 февраля 2012 г. 14:38  
Это можно реализовать таким образом, что после согласования договора руководителем, все предыдущие версии документа делаются скрытыми и права всем, кроме него, назначаются только на просмотр

Возможно, Вас удивит, но большинство известных мне систем именно так и работают. Единственная известная мне система, где версии равноправны если не оговорено обратного (т.е. по сути это не версии - а документы) - это Directum.

Именно эта особенность потребовала вводить специальный механизм сокрытия версий, о котором вы пишите.

 
Вы заблуждаетесь, считая что
новая версия в нередактируемом формате, например в PDF

позволяет

исключить возможность целенаправленного изменения текста
- для специалиста компании-вендора СЭД, это непростительное заблуждение.  
 
Т.е. в конечном счете руководитель все равно должен будет
по штрих‑коду найти карточку подписываемого документа, и убедиться, что это именно та, согласованная версия

А не проще ли в таком случае поставить принтер в кабинете руководителя и печатать ему самому? Все вопросы (раз уж у вас руководитель умудрился нанять подчиненных, которым нельзя доверять) снимутся автоматически. И даже процесс ускорится.

P.S. Это уже пятая или шестая статья на EJ за последние пару месяцев, в которой авторы описывают какие-то выдуманные проблемы и тут же с успехом их решают.

Имхо, очень печальная тенденция.

Михаил Романов 02 февраля 2012 г. 14:55  

Не заметил вашего последнего абзаца

Ну и неисправимым скептикам, которым не подошел ни один из перечисленных выше вариантов, я предлагаю печатать договор самостоятельно. А вообще, по-хорошему, необходимо выбирать квалифицированного и честного помощника, в котором можно будет быть уверенным полностью, тогда жизнь станет намного легче.
 
С ним складывается четкое представление, что вся статья задумывалась ради этого очевидного вывода.
Иван Нагорнов 02 февраля 2012 г. 15:03  

Михаил, очень сожалею, что я расстроил Вас, но проблема не выдумана. То что описано - это реальные запросы и требования клиентов, говорю это как  специалист компании-вендора СЭД, который на протяжении нескольких лет общается с клиентами. 

А вообще, "стилистика" Ваших замечаний совсем не располагает к написанию конструктивного ответа Вам.

Елена Истомина 02 февраля 2012 г. 15:22  

Проблема стара как ... СЭД :) Сама помнится не раз ее в разных материалах затрагивала. Тем не менее она все еще актуальна.

Я тоже считаю, что вопрос доверия не земенят никакие технические ухищрения. Но эта же ситуация становится сложнее, если вы согласовали у себя документ и отправили контрагенту в электронном виде без ЭЦП. Потом вернувший с подписью документ придется "сверять". Но вопрос обмена юридически значимыми документами я тут затрагивать не хочу.

Мне интересен стал другой вопрос: а не сочинили ли уже решений, которые сканируют бумажный документ и сравнивают его с электронным word или pdf вариантом?

Михаил Романов 02 февраля 2012 г. 16:14  
что я расстроил Вас, но проблема не выдумана
От того, что проблему озвучивают заказчики, она не перестает быть надуманной.
 
Подобных мифовов в области СЭД много.
Зачем поддерживать эти мифы имитацией решений, вроде тех, которые вы привели в статье (описав проблемы одной конкретной системы и за одно повторив еще один миф, касающийся конкретного формата)?
 
Для того, чтобы успокоить заказчика и создать иллюзию решения? Ну так так и пишите в статье - "моя задача успокоить заказчика при покупке". Не так романтично, но зато честно.
Михаил Романов 03 февраля 2012 г. 08:27  
Но эта же ситуация становится сложнее, если вы согласовали у себя документ и отправили контрагенту в электронном виде
Да, это уже совсем иная ситуация - о доверии между контрагентами априори (как минимум у нас в России) говорить не приходится.
 
Однако, как утверждают многие коллеги (и что выглядит логичным), сам факт, что вам в электронном виде подтвердили согласие с присланной версией, для западных коллег является достаточным чтобы признать эту версию документом.
Т.е. бумажное подписание будет чуть более чем чистой формальностью - если впоследствии в бумажном документе обнаружатся расхождения с электронной версией, суд или иная третья сторона вполне может принять к рассмотрению именно электронную версию.
 
Ваша задача в такой ситуации - хранить всю корреспонденцию и логи почтовых серверов.
Андрей Подкин 08 февраля 2012 г. 17:20  
Михаил, очень сожалею, что я расстроил Вас, но проблема не выдумана. То что описано - это реальные запросы и требования клиентов, говорю это как  специалист компании-вендора СЭД, который на протяжении нескольких лет общается с клиентами.
Т.е. это проблема конкретной СЭД при ее внедрении? Или таки проводился анализ конкурентов по этой проблеме?
Сергей Бушмелев 09 февраля 2012 г. 13:18  

Возможно, суть задачи (или корень проблемы) кроется в самой парадигме СЭД. Очень часто СЭД - универсальная среда для работы с документами, на всем протяжении их жизненного цикла, от создания (захвата) до долговременного неизменного хранения официального документа. Для активной работы с документом на этапе создания и согласования востребована и удобна версионность, тогда как для работы с согласованным документом удобнее и правильнее, когда версия одна. СЭД вынуждена поддерживать все стадии жизненого цикла документа, оба режима работы (мультиверсионность рабочих копий и "единственность и неповторимость" официальной, утвержденной и предназначенной для предъявления всем заинтересованным внешним сторонам финальной версии). Что на практике часто приводит к компромисам и необходимости дополнительных решений.

В англоязычной документоведческой практике хотя бы в теории, принято разделять EDMS (Electronic Document Management System) и ERMS (Electronic Records Management System). Об отличиях систем писал Евгений Кочуров в своем блоге "EDMS и ERMS с точки зрения MoReq2". Как говорят в MoReq2, EDMS и ERMS - две большие разницы. На практике оба эти функционала в каждой системе реализовано по-своему. Это не от незнания "классических канонов", а от того, что каждая система развивалась как отражение требований своих конкретных заказчиков, своего видения мира архитекторами системы, своего уровня квалификации програмистов, своей организации "обратной связи" пользователь-внедренец-аналитик.

Анатолий Юмашев 09 февраля 2012 г. 13:59  

 

Да, проблема такая есть. Она рождена программистами-технократами при заносе на поворотах в сторону тотальной автоматизации процесса. Такие проблемы появляются сплошь и рядом, если оптимизацию процессов доверяют программистам, которые живут по принципу "если в руках молоток, то все во круг похоже на гвозди". И они зная "программирование" - пытаются все решать при помощи программ.

Последствия этой проблемы лично мне приходилось встречать как в системах на базе 1С, так и в системах на базе ДИРЕКТУМ.

А решается очень просто... закрываем глазки на то что у нас есть программки, компьютеры и прочие электронные игрушки, вспоминаем что в организации еще есть люди и что каких-то 50 лет назад организации как то жили без электронных игрушек, причем им это удавалось на протяжении более чем 2000 лет...

После чего становится ясно, что есть такое понятие как ответственный. А ответственный как мы знаем из курса менеджмента может быть только один. И вот как только мы про это вспомним, то проблема версионности, а также еще пачка других проблем вдруг испаряться. Сами по себе.

Ну может быть пару раз придется ответственного привлечь к ответственности ну или даже периодически 1-2 раза в год это делать, по мере отклонений от требований процедуры согласования договора. Но это очень мелкая проблема, в сравнении с тем бардаком который начинается, когда программисты начинают организовывать процессы опираясь лишь на электронные игрушки типа программ и компьютеров.

Вот как то так :)

Михаил Романов 09 февраля 2012 г. 14:23  
Она рождена программистами-технократами при заносе на поворотах в сторону тотальной автоматизации процесса
Увы, как показывает пример автора поста, на подобные проблемы падки не только программисты, но и менеджере-продавцы.
Хотя, возможно, что для них это не проблема, а еще один способ увлечь клиента замечательной игрушкой под названием "Система автоматизации"
Анатолий Юмашев 10 февраля 2012 г. 08:51  
на подобные проблемы падки не только программисты, но и менеджере-продавцы

в моем понимании программисты-технократы - это не должность, а состояние души )
ими может быть и руководители, а могут быть программисты по должности, но с душой дженералиста :)
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев