Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Руководитель доверяет? 

Иван Нагорнов08 февраля 2012 г. 16:38

Практически в любой компании, использующей СЭД, настраивается типовой маршрут согласования договоров. Во многом он может различаться, но имеется одно очень популярное требование: руководитель-подписант договора должен быть уверен, что бумажный документ, лежащий у него на столе «на подпись», согласован в электронном виде, и распечатана именно согласованная версия.

Реализовать это требование можно следующим способом:

Во-первых, необходимо исключить возможность случайной ошибки печати не той, несогласованной версии документа. Для этого всего лишь необходимо сделать так, чтобы тот, кто распечатывает документ (а скорее всего и все остальные, кроме руководителя), могли видеть только одну, последнюю, согласованную версию документа. Это можно реализовать таким образом, что после согласования договора руководителем, все предыдущие версии документа делаются скрытыми и права всем, кроме него, назначаются только на просмотр.

Во-вторых, необходимо исключить возможность целенаправленного изменения текста документа перед выводом его на печать. То есть предполагается, что секретарь может выгрузить последнюю версию документа локально, исправить в ней что-либо, и распечатать для подписания. Чтобы такую возможность исключить целесообразно сделать так, чтобы после согласования договора руководителем создавалась новая версия в нередактируемом формате, например в PDF(только она остается доступной для просмотра).

Чтобы у руководителя была полная уверенность в том, что распечатан документ именно из последней, нередактируемой версии, целесообразно в колонтитул вставлять номер версии или другую метку.

Для самых недоверчивых руководителей будет удобно, если перед подписанием документа он сможет по штрих‑коду найти карточку подписываемого документа, и убедиться, что это именно та, согласованная версия.

Ну и неисправимым скептикам, которым не подошел ни один из перечисленных выше вариантов, я предлагаю печатать договор самостоятельно.

А вообще, по-хорошему, необходимо выбирать квалифицированного и честного помощника, в котором можно будет быть уверенным полностью, тогда жизнь станет намного легче.

copyright by http://club.directum.ru/post/Biznes-na-doverii.aspx


Тип: Записи блогов

 (3,66 - оценили 6 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр