Билл ДеСтефанис
Оказывается, сетевой копировальный аппарат, тот самый, что
часто загромождает коридор или ютится где-то в технических помещениях компании,
вопреки весьма распространенному в IT-среде мнению, больше не является безнадежно устаревшим устройством.
Напротив, он превратился в сложную
компьютерную систему, через которую можно свободно получить доступ к самому
сердцу сети.
За время эволюции копиры многому научились и стали мощными
центрами управления потоком документов, дающими пользователям возможность
сканировать бумажные документы и отправлять изображения по электронной почте
или напрямую в информационную систему: СЭД, финансовую, кадровую. Интеграция с
бизнес-приложениями позволяет осуществлять эффективную дистрибуцию,
редактирование и хранение информации, которая еще недавно считалась чисто
«бумажной».
Но стоит признать, что вопросам безопасности большинства
подключенных к сети копиров не уделяется столь же пристальное внимание, как
другим оконечным устройствам, как, скажем, мобильным устройствам или офисным
рабочим станциям. Так, например, во
многих компаниях подключенные к сети копиры можно использовать для рассылки
неавторизованных документов или даже рассылать документы от имени руководства
компании. Что бы решить эту проблему, IT-менеджерам должны следовать семи простым заповедям:
1) Аутентификация пользователя: Необходимо настроить копир
таким образом, чтобы он требовал у пользователя ввода сетевого пароля. Этот
базовый уровень контроля доступа предотвращает использование копира посторонними
лицами и помогает контролировать использование имущества компании ее сотрудниками.
2) Аутентификация на уровне
приложений: Аутентификация при помощи пароля – это лишь первый шаг на пути к полной
безопасности использования копира. Копир также может быть настроен таким
образом, чтобы требовать у пользователей ввода пароля для получения доступа к определенным
корпоративным приложениям или отдельным областям внутри приложений, совсем как
если бы пользователи заходили в эти
приложения со своих рабочих станций.
3) Шифрование документов: Многие правительственные регулирующие
органы устанавливают жесткие требования к обеспечению целостности данных. Шифрование
документов непосредственно в самом копире помогает защитить конфиденциальную
информацию еще до того, как она будет передана по сети.
4) Удаление временных файлов в целях безопасности:
Большинство копиров автоматически сохраняют копии последних сканированных документов.
Если эти временные файлы остаются в копире,
конфиденциальная информация может попасть в руки неавторизованных
пользователей. Копиры должны быть
настроены таким образом, чтобы все временные файлы автоматически удалялись.
5) Аудит пользовательских действий: Копиры могут вести
журнал активности пользователей, в который записывается вся важная информация:
кто, куда, когда и какой документ отправил. Следует задействовать эту опцию.
6) Завершение сеанса работы по таймауту: Подобно тому, как
дверь снова становится закрытой для посторонних после использования карточки доступа, копир следует настроить
таким образом, чтобы сеанс работы пользователя автоматически завершался, если с
устройством пусть даже в течение небольшого промежутка времени не производится
никаких действий. Это предотвратит ситуацию, когда следующий пользователь начинает
работу сразу вслед за предыдущим и отправляет или сохраняет документы через
сеть от имени предыдущего пользователя.
7) Непосредственная интеграция с информационными системами:
Настройка корпоративных информационных
систем на работу с сетевыми копирами делает данные устройства полноценными
клиентами сети, устраняя необходимость совершения дополнительных действий, что
часто требуется, когда копиры используются для сканирования информации с
бумажных носителей напрямую в корпоративные приложения. Например, некоторые
компании грубо привязали процесс выбора приложения, куда будет отсканирован
документ, к штрих-коду на титульном листе документа. Такой подход при всей своей номинальной эффективности,
дает возможность любому сотруднику офиса получить доступ к любому приложению,
оторвав клочок бумаги со штрих-кодом от использованного документа. Непосредственная
интеграция, напротив, позволяет авторизованным пользователям определять, в
какую часть приложения информация должна быть направлена.
Компании, тратящие миллиарды долларов каждый год на
безопасность сетей и приложений, должны принять во внимание эти простые и не
требующие больших расходов пожелания, которые помогут им закрыть брешь в
структурах информационной безопасности.
Билл ДеСтефанис – директор, менеджер по продукту компании eCopy, Inc., поставщика решений для сканирующих МФУ.
Перевод
компании DIRECTUM.