Валерий Матюшин
Приближается сертификационная или очередная надзорная
проверка системы качества вашей организации. Активность персонала, причастного
к такой проверке, возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов.
На что же направлена такая активность? Ответ очевиден: на наведение порядка в документации системы качества.
Мы не утверждаем, что в промежутке между проверками этому
не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но внешние проверки системы качества и люди, их
проводящие, приучили нас к тому, что любая ошибка в процессе управления
документами немедленно документируется как несоответствие ИСО 9000, подчас
значительное. Вот и бегают инженеры по качеству по предприятию, поверяют
наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в
последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу,
номенклатуры дел и массу других, не менее полезных аспектов управления
документами, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.
Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем
заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору
найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее
на качество процесса или продукции, и тем самым помочь предприятию. Зададимся
риторическим вопросом, насколько влияет на качество, насколько опасно для
системы менеджмента качества (СМК), например, отсутствие
подписи об ознакомлении с должностной инструкцией?
Уберите бумажные документы системы менеджмента качества,
переведите их в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое.
Сделайте систему управления документами СМК автоматической на основе простого и доступного
программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.
Значит ли это, что система
качества, построенная на основе документации в электронном формате,
станет эффективнее или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была?
По нашему мнению, близкое и понятное практикам определение
эффективности могло бы звучать так:
|
Эффективная система качества - это система, в
которой производственный и административный персонал, не занятый
непосредственно поддержанием системы
качества, тем не менее выполняет свои обязанности полностью в
соответствии с ее положениями, но даже не подозревает об этом.
|
Именно так: работает
по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы качества от своей повседневной
деятельности. По-другому этот работник просто не может, как не может,
например, воспользоваться прессом как токарным станком.
Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации,
немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.
Использование специализированного программного обеспечения
поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы качества, но и как минимум,
сделать процесс сертификации по ИСО 9000 более предсказуемым и эффективным,
направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия
элементов системы качества
требованиям соответствующего стандарта.