Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Сохраняем нервы – пользуемся диктофоном.

  11 комментариев Добавить в закладки

На проектах внедрения случается, что не все требования заказчика фиксируются на этапе исследования. Дело не в том, что исполнитель сознательно не включает их в техническое задание, просто часть требований на тот момент не выявлены (не вспомнили, не осознали, не придали значения и т.д.).

При подготовке проектного решения реализуются все зафиксированные требования. Далее, как обычно, решение подписывается, утверждается и дорабатывается. И тут наступает момент, когда заказчик обнаруживает, что требования реализованы не все, по его мнению. Начинаются длительные переговоры со всеми вытекающими оттуда последствиями. Избежать подобных ситуаций можно с помощью подручных средств.

Сегодня у каждого из нас в кармане лежат гаджеты, функциональность которых позволяет записывать и воспроизводить аудиозапись. Речь идет о диктофоне, встроенном в мобильное устройство. Если при исследовании у заказчика производить звукозапись переговоров, то можно свести к минимуму риск упущения требований к проектному решению, а при подключении сотрудника к действующему проекту –быстрее произвести погружение.

НО, все красиво и складно лишь на первый взгляд, остается один момент – необходимо согласие интервьюируемого, а его далеко не всегда удается получится. Запись без согласия заказчика может привести к неприятным последствиям, выраженных в нарушении законодательства.

Тем не менее, при общении с заказчиком предложить проведение записи переговоров стоит. К этапу опытно-промышленной эксплуатации как заказчик, так и исполнитель обезопасят себя от лишних дискуссий и сохранят нервы, говорят, они не восстанавливаются :)

А вам приходилось использовать диктофон для фиксации требований на проекте, записи проектных совещаний?

Похожие записи
Комментарии (11)
Сергей Бушмелев 06 мая 2015 г. 12:22  

ИМХО, предлагается какая-то механистическая версия формального подхода. Бизнес - это всегда компромисс. Стороны, если хотят сотрудничать, приходят к какому-то компромиссному варианту. Ваш Капитан Очевидность.

Антон Плешков 06 мая 2015 г. 13:04  
Сергей Бушмелев 06 мая 2015 12:22
ИМХО, предлагается какая-то механистическая версия формального подхода. Бизнес - это всегда компромисс. Стороны, если хотят сотрудничать, приходят к какому-то компромиссному варианту. Ваш Капитан Очевидность.

 

Согласен вещь очевидная, но статья не претендует на новизну или попытки совершить революции. Это просто рекомендация, как исключить конфликты, которые случаются на проектах из-за требований к системе.

 

Михаил Романов 06 мая 2015 г. 14:18  

А можно подробнее раскрыть мысль - каким образом наличие записи переговоров позволяет:

свести к минимуму риск упущения требований к проектному решению

У вас что единственная проблема - запомнить, что говорит заказчик??? Ну так я вас разочарую - у вас очень нетипичные проекты. Обычно проблема аналитики в том, что:

 

  • Какие-то вопросы в ходе исследования вообще не были рассмотрены вообще
  • Стороны не поняли друг друга
  • Стороны исходили из неверных умолчаний.
  • и т.д.

Каким образом здесь поможет запись разговоров?

Ну и по поводу "новый сотрудник сможет быстрее погрузиться, если дать ему послушать записи" - согласен полностью. Погружение, я уверен, пройдет молниеносно, т.к. лучшего способа утопить новичка в огромной по объему информации (это же исходные обсуждения, а не конечные принятые решения, половина из них вообще не актуальна!!!), трудно себе представить...

Антон Плешков 06 мая 2015 г. 15:32  

Если Вы специалист по мнемонике, то вопросов нет. Но речь идёт о простом смертном консультанте по внедрению, у которого может быть три разных интервью за день, с периодами в час. И здесь всё не запишешь и не запомнишь. А к моменту оформления проектного решения 60% из не записанного просто будет не вспомнить (особенности головного мозга).

Главное аудиозапись - это доказательство того, что работы проводились в соответствии с переговорами. И в случае разбора полётов на неё можно сослаться, а слова, как говорят, к делу не пришиваются. Если некоторые выбирают систему, не определив требования до конца, то какие претензии могут быть к исполнителям. А здесь, мы именно обезопасим исполнителя от претензий.

 

По поводу "новый сотрудник...". Речь идёт не только о новом сотруднике, но и тех людях чьи проекты завершены, а на текущем консультантов не хватает. Здесь аудиозапись поможет тем, что человек поймёт откуда данное проектное решение появилось и почему в таком виде, а не в каком-то другом.

Сергей Рудин 06 мая 2015 г. 15:35  

Согласен с Романом, далеко не лучший вариант тыкать в нос заказчику записью, если он говорит, что чего-то не учли.

Это может пригодиться в случае, когда заказчик полностью "пошёл в отказ". Но даже в этом случае фиксация факта подлога не всегда спасает ситуацию.

Но справедливости ради замечу - при больших объемах интервью аудиозапись действительно может помочь восстановить информацию.

Михаил Романов 06 мая 2015 г. 16:12  
А здесь, мы именно обезопасим исполнителя от претензий.

О, узнаю классическое "главное, чтобы ж...а была прикрыта, а остальное не критично".

Если некоторые выбирают систему, не определив требования до конца

Если заказчик может определить все требования к системе до её выбора  - вы ему не нужны. Совсем.

 

 

 

Михаил Романов 06 мая 2015 г. 16:31  
Это может пригодиться в случае, когда заказчик полностью "пошёл в отказ". Но даже в этом случае фиксация факта подлога не всегда спасает ситуацию.

Аудиозапись здесь вообще не при чем. Это не документ, который обе стороны признали мерилом качества работ. Это вообще не документ. Всё, для чего годится запись - помочь зафиксировать некоторые моменты, упущенные во время разговора.

А вовсе не то, что формулирует автор:

Если при исследовании у заказчика производить звукозапись переговоров, то можно свести к минимуму риск упущения требований к проектному решению, а при подключении сотрудника к действующему проекту –быстрее произвести погружение.

Впрочем, идеи апеллирования к аудиозаписи (и вообще сама идея ставить во главу угла "обезопасить исполнителя от претензий"), а также ссылаться на запись в качестве обоснования требования - показательны. Я бы поостерегся связываться с консалтинговой компанией, которая использует подобные подходы в своей работе.

 

 

Антон Плешков 07 мая 2015 г. 14:21  
Михаил Романов 06 мая 2015 16:31
Это может пригодиться в случае, когда заказчик полностью "пошёл в отказ". Но даже в этом случае фиксация факта подлога не всегда спасает ситуацию. Аудиозапись здесь вообще не при чем. Это не документ, который обе стороны признали мерилом качества работ. Это вообще не документ. Всё, для чего годится запись - помочь зафиксировать некоторые моменты, упущенные во время разговора. А вовсе не то, что формулирует автор: Если при исследовании у заказчика производить звукозапись переговоров, то можно свести к минимуму риск упущения требований к проектному решению, а при подключении сотрудника к действующему проекту –быстрее произвести погружение. Впрочем, идеи апеллирования к аудиозаписи (и вообще сама идея ставить во главу угла "обезопасить исполнителя от претензий"), а также ссылаться на запись в качестве обоснования требования - показательны. Я бы поостерегся связываться с консалтинговой компанией, которая использует подобные подходы в своей работе.    

Предлагаю завершить дискуссию, согласен статья, возможно, не очень, но это мой первый опыт. В данной статье я излагаю свои мысли и не претендую на то, чтобы описанные подходы использовались. Спасибо за критику, буду рад и в будущем получать её от Вас, ведь это своего рода опыт для дальнейшего развития.

P.S. И на будущее, мнение отдельно взятого сотрудника, не может выражать мнение компании, в которой он трудится, в связи с этим, огромная просьба не делайте пожалуйста поспешных выводов и критических суждений, о компании.

 

Александр Сидоренков 14 мая 2015 г. 15:35  

Антон, хорошая статья. С некоторыми тезисами не согласились уважаемые эксперты и я их поддерживаю, однако статья стала поводом для отличной дискуссии и вот сочетание статьи и последующей дискуссии будет на мой взгляд очень полезным для многих, кто ее будет читать.

Про диктофон. Поддерживаю автора статьи, записывать нужно, очень нужно. Себестоимость записи крайне низкая, но если пригодится хотя бы раз в год, то окупится многократно. Однако нужно понимать, что единственная существенная польза от записи - это возможность потом вспомнить детали обсуждения, которые из головы "испаряются" уже через пару дней после совещания, но могут быть очень значимы для качественной реализации. В битвах с заказчиком запись мало поможет, т.к. обычно договоренности фиксируются в протоколе или ТЗ, которые очевидно имеют приоритет перед рабочими обсуждениями.

Самая существенная проблема, поднятая в статье - это требования, которые фиксируются в начале проекта, а к концу проекта "протухают" - изменилось понимание задачи, изменились приоритеты, важность и т.п. Здесь есть свои способы минимизации подобного сценария, однако диктофон, пожалуй, играет в этом саму малую роль.

Елена Питомцева 14 мая 2015 г. 15:44  

Да, кстати, определенный этап исследования бизнес-процессов называется "интервью" - формат предполагает запись. И интервьюируемый заинтересован, чтобы его требования были "запомнены" четко, так что считаю, вполне реально получить согласие на запись.

Ирина Ермолова 19 мая 2015 г. 09:50  

Антон, спасибо за статью.

Мы на предыдущем проекте использовали запись интервью на диктофон с согласия интервьюируемых. Плотность интервью была высокая, поэтому считали, что это поможет не потерять и не забыть все, что обсуждалось.

Фактически, в последующем, при проектировании, обратились к записям лишь раз, в остальном пользовались протоколами, которые создавались по факту каждой встречи и в которых фиксировались требования.

На мой взгляд, на проекте внедрения, диктофон может использоваться в особо сложных случаях, но это добавляет трудоемкости и отнимает драгоценное время (если говорить о последующей фиксации информации из полученной записи).

 

 

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев