Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Совмещение двух СЭД 

Дамир Мухутдинов30 января 2014 г. 12:51

Вопрос: В нашей организации программисты написали программу, которая автоматизирует документооборот. Работать в ней неудобно, но мы (кадры и методисты) работаем в ней уже несколько лет, т.к.  этого требует руководство. От этой системы нам отказаться нельзя. А на днях пришел приказ «свыше» о внедрении другой системы. Подскажите, пожалуйста, как быть: дублировать всю информацию из нашей программы в новую? Или вести только административный документооборот (вх. и исх. переписку, приказы по основной деятельности, распоряжения директора филиала)?

Проблема совмещения двух систем, а иногда трех, конечно, очень трудоемкая для сотрудников, которым приходится в них работать. И зачастую это происходит по причине приказа «свыше». Головной компании очень удобно, когда все дочерние организации работают в единой системе и регистрация происходит в ней.

Скорее всего, приказ «свыше» затронул не весь ваш документооборот, а лишь организационно-распорядительную документацию (входящую и исходящую корреспонденцию, приказы и распоряжения). В таком случае головная организация не обяжет вас регистрировать следующие документы: служебные записки, заявления, поручения, листы согласования, технологии, регламенты и внутренние распоряжения. А эти виды документов в некоторых организациях достигают 90% от всего документооборота. Тогда, конечно же, дублировать вашу внутреннюю документацию в новую систему нет смысла, ведите только административный документооборот.

Возможно обе ваши программы имеют разный функционал, и вам будет удобно в новой программе выполнять какие-то специфические функции для работы со входящими (например, пересылка документов с учетом электронных подписей в головную организацию или захват со сканера и т.д.). 

Дополнительно я предлагаю рассмотреть несколько вариантов, которые помогут оптимизировать работу:

  1. Самый рискованный и длительный, а иногда и дорогостоящий вариант – доработать внутреннюю неудобную программу. Риски понятны: может ничего не получиться, процесс доработки может сильно затянуться и длиться несколько лет. Помимо рисков, вам, конечно же, придется регистрировать некоторые документы в двух системах. Но силами программистов можно сделать интеграцию, чтобы минимизировать неудобства совмещения двух систем. 
  2. Полностью перейти на новую систему, которую вам спустили с головной организации. Хорошо изучив ее функции, возможно, вы сможете убедить ваше руководство в целесообразности этого. Некоторое время вам в любом случае придется дублировать информацию, как всегда делается при переходе с одной системы на другую. Риски: вам могут отказать в большом количестве лицензий новой программы, в доработке системы, оптимизации системы под свои нужды (даже собственными силами). Но это очень хороший вариант, который позволит уйти от двойной регистрации и работы в разных интерфейсах.
  3. Внедрить хорошую систему для автоматизации внутреннего документооборота, в которой вам приятно и удобно будет работать. Рекомендую в процессе выбора системы поднять вопрос об интеграции с системой, которую спустили «свыше», чтобы минимизировать действия по регистрации документов в разных системах.

Все эти варианты требуют решимости и хорошей проработки. Успехов вам!

 


Тип: Записи блогов

 (3,14 - оценили 7 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр