Современные СЭД
имеют множество возможностей по управлению контентом. Когда же мы рассматриваем
конкретную бизнес-задачу, например, «Управление договорами» становится вопрос о
максимальном удобстве и наличии понятных и простых инструментов для конечного пользователя.
Рассмотрим типичные процессы и варианты реализации в СЭД.
Представим,
что Вы - сотрудник, который достаточно редко участвует в договорной работе компании.
Как правило, такой сотрудник не помнит или не знает текущих правил ведения
договорной работы. При необходимости согласовать договор наступает паника и
возникает множество вопросов: какие документы нужны для согласования
договора, с кем нужно согласовать документы, кто должен распечатать и передать
документы на подпись, кто отправит оригиналы контрагенту?
И начинается
сбор информации по своему отделу, по старым связям, поиск предыдущих договоров
и т.д. Конечно, есть отдел, который владеет информацией как правильно это
делать (договорной/юридический отдел), но не всегда сотрудник готов обратиться
за консультацией. Причины могут быть разными: сотрудник стеснятся обратиться за
консультацией, либо существует конфликт отделов, есть желание решить свою
задачу, а не изучать все правила и др.
В итоге
сотрудник начинает «творить» договор на свое усмотрение.
Последствия
предсказуемы:
●
некорректный текст договора, который был создан копированием старого
документа, который не соответствует текущим требованиям;
●
в условиях недостаточной информации сотрудник может забыть согласовать
документ с кем-либо из основных согласующих;
●
документ доходит, например, до договорного отдела, который заворачивает
документ для досогласования с пропущенным согласующим. Эти согласующие
высказывают критичные замечания, принципиально меняющие условия договора, что
вынуждает повторно согласовывать договор с первоначальными согласующими;
●
негатив со стороны первоначальных согласующих (как правило, руководители
отделов), т.к. документы повторно приходят им на согласование;
●
затягивание сроков согласования, когда документ лежит у согласующего,
который его не должен смотреть (например, по новым правила этот отдел не
участвует в согласовании), либо согласующий не может поставить визу, пока
договор не подписан смежным отделом, либо не достает нужных документов.
Для таких
сотрудников «спасением» станут:
●
шаблоны договоров в системе. Когда в системе размещены
типовые договоры, сотрудник с легкостью на их основе может создать нужный ему
договор;
●
типовые маршруты, настроенные под процесс согласования договоров
в их компании. Типовой маршрут запросит нужные документы, сформирует задания
нужным согласующим в установленные сроки и с нужной последовательностью. В
итоге, даже точно не зная процесса согласования, сотрудник гарантированно
получит согласованный договор;
●
мастера действий (визарды). Как при установке, например, какой-то
программы, нам помогает пройти этот процесс правильно и легко специальный
«визард» - инструмент для поэтапного выполнения определенной
операции. Так в СЭД с помощью мастера действия на основе макета
документа можно создать договор с актуальной текстовкой: по всему тексту будут
корректные наименования организаций - сторон договора, реквизиты организаций,
условия сделки, суммы договора и т.п. Это на 100% исключает ошибки в тексте
документа, когда в начале договора указаны реальные организации, а в конце -
те, что остались при копировании другого документа. Мастер действий не позволит
пропустить ни один шаг в создании договора и отправки его на согласование.
Другая
ситуация, Вы - сотрудник договорного отдела. Как
и с кем согласовать договор вы 100% знаете. Но при большом количестве
договоров, которые Вы курируете, возникают сложности с отслеживанием исполнения
договоров, сбором информации для руководства по заключенным договорам и по их
исполнению.
Для таких
сотрудников «спасением» станет:
●
возможность фиксировать этапы исполнения договора. Для каждого
договора можно в системе зафиксировать этапы выполнения договора, по которым в
дальнейшем отслеживать его исполнение;
●
поступление в системе уведомлений о наступлении даты контроля
выполнения этапа работ по договору. При получении такого уведомления куратор
может оценить выполнение работ по договору и отразить результаты исполнения в
системе;
●
отчеты по количеству заключенных договоров, по состоянию исполнения
договора.
Таким
образом, функционал для решения отдельных бизнес-задач может облегчить работу
простых пользователей, что приведет к более четкому управлению контентом
предприятия в целом.