Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Способы организации переписки в современных системах управления взаимодействием

  10 комментариев Добавить в закладки

Письмо как способ фиксации информации на каком-либо носителе и письмо как способ передачи информации за пределы прямой видимости и слышимости возникли, по всей видимости, вместе - как курица и яйцо. Что, в принципе, и не удивительно - даже если мы просто что-то пишем, не для конкретного адресата, всё равно читатель предполагается - иначе зачем писать.

Когда у кем-то написанного текста появляется неравнодушный читатель, который что-то пишет в ответ - возникает письменная дискуссия, или переписка.

Для плодотворного участия в переписке надо помнить и понимать, что собственно является предметом словесных баталий и каковы точки зрения дискутантов. Когда дело касается небольших бытовых вопросов, особых проблем не возникает - переписка остаётся компактной, всё обсуждается кратко и чётко. Но как только подымается какая-либо сложная тема, диалог разрастается, и вместе с этим начинаются и трудности в понимании.

Традиционная почта, как нам всем хорошо известно, весьма нетороплива. Невысокая скорость обмена мнениями заставляла ценить слова и порождала пространные и продуманные рассуждения. С другой стороны - большие временные промежутки приводили к тому, что к очередному письму приходилось припоминать, о чём была речь в предыдущих посланиях. Для облегчения понимания собеседники, например, могли периодически подводить небольшой итог предыдущей дискуссии, и это очень помогало не потерять нить диалога.

Мой друг играл в шашки по переписке. Вместе с очередным ходом и парой-тройкой вариантов предполагаемого развития партии он впечатывал в почтовую карточку резиновым штампиком изображение доски и рисовал на ней текущую позицию.

Опять же число участвующих в дискуссии было жёстко ограничено - попробуйте-ка с помощью бумажных писем подискутировать хотя бы втроём.

Развитие электронных коммуникаций позволило вовлекать в обсуждение практически неограниченное число участников. В результате выросло количество мнений, что явно не упростило понимание сути диалога. Также резко ускорился процесс обмена мыслями, и это спровоцировало новые принципы ведения письменных дискуссий - на смену пространным и часто самодостаточным рассуждениям пришли короткие реплики, не имеющие определённого значения вне контекста. Как результат, стало необходимо отслеживать весь предшествующий диалог. И всю историю вопроса стали просто таскать за собой, благо место позволяет.

В эпоху модемов на 2400 и сорокамегабайтных винчестеров место и время на пересылку информации ценили больше чем сейчас, и, например, в фидо за оверквотинг(чрезмерное цитирование) могли и наказать.

Но большой объём данных, как бы ни дёшево было его хранить, нуждается в осмыслении, и требуются какие-нибудь способы этому осмыслению помочь. Например, как-то сгруппировать или отсортировать мнения по темам. Но и в рамках одной, даже достаточно узкой, темы дискуссия может быть бурной и продолжительной.

Самый простой способ представления реплик - линейный, отсортированный по времени. Неудобства здесь очевидные - в одной теме могут обсуждаться разные аспекты одной проблемы, и понять логическую взаимосвязь отдельных реплик не всегда просто. Тем не менее, такой способ достаточно широко применяется.

Вы ведь тоже умеете читать форумы с конца?

Более продвинутый вариант - иерархическая структура, позволяющая выделять отдельные темы в отдельные ветки дерева. Логику дискуссии в таком случае отслеживать значительно проще. И когда дерево разрастается, его представление становится дико неудобным, а при большом количестве ветвей сложно находить новые сообщения.

Практически бесполезно что-то писать на ЖЖ в конец длинных веток - скорей всего, их никто и читать не станет.

Как ни странно, на практике темы на форумах с линейным представлением живут гораздо дольше чем на форумах с деревом - видимо, сказывается ограниченная ширина экрана. Чтобы не потеряться в большом потоке, участники активно применяют цитирование, благо делается оно легко и быстро.

Докомпьютерный "Cut & Paste" - берешь ножницы, вырезаешь из письма собеседника абзац, вклеиваешь его в своё письмо, и уже под ним отвечаешь...

 

Системам электронного документооборота и управления взаимодействием описанные проблемы тоже не чужды.

Задачи, за редким исключением, в процессе выполнения подвергаются участниками переосмыслению и доработке, а процесс согласования документа может сопровождаться перепиской, вполне сравнимой по объёмам с самим документом.

Правда, здесь есть и свои особенности.

Процесс работы с задачей обычно состоит из активных действий типа принял-отклонил-отправил на доработку и пр., и это добавляет в обсуждение некую значимую информацию. Некоторые системы дают комментировать задание только при выполнении этих действий, некоторые - в произвольный момент. Первый вариант выглядит более строгим и предполагает большую обдуманность действий, зато второй может уменьшить количество этих действий - например, можно просто сообщить всем участникам что-то важное не дожидаясь своей очереди или как-то вмешиваясь в естественный, по бизнес-процессу, ход обсуждения.

И  ещё не факт, что тебе вообще дадут что-то сказать. Сделал дело - гуляй...

Часть действий не предполагают какого-то комментария, либо не обязательно его предполагают. Например, уведомление просто уходит, а принятие задания может быть молчаливым. Информация о таких действиях тесно связана с задачей и тоже может попадать в текст обсуждения. В случае большого числа участников все эти оповещения разной степени значимости могут занимать немало места и мешать общему восприятию переписки. При этом далеко не всегда интересен пофамильный отчёт о том, кто и что сделал, а достаточно небольшой общей сводки о том или ином действии.

Выполнение заданий является частью служебных обязанностей, и участие в обсуждении перестаёт быть добровольным, что тоже придаёт процессу свои особенности. Вместе с обязательностью участия всплывает и проблема оповещения об изменениях в состоянии задачи. Какие действия с задачей считать важными? О чём нужно незамедлительно информировать остальных участников? Оповещать сразу всех участников или только избранных?

Когда приходит слишком много малозначимых сообщений, просто перестаёшь обращать на них внимание. И не только на них.

Участники процесса выступают в каких-то ролях, определяемых, например, служебными обязанностями. И эти роли могут влиять на полномочия, то есть один участник может делать одно, другой - другое, третий - третье. Подобные схемы взаимодействия достаточно трудоёмко встраивать в систему, зато они могут помочь навести порядок  в представлении переписки. Здесь же можно попробовать решить проблему с нежелательностью доступа некоторых участников к отдельным местам переписки.

Обсуждение задачи, как правило, развивается в несколько последовательных этапов, и дискуссии, которые велись на предыдущих жизненных стадиях, практически не интересны на следующих. Тем не менее, часто они попадают в одну большую переписку, что вполне объяснимо - полная история обсуждения нужна, так как может содержать много значимой информации. Но вот стоит ли её показывать сразу всю или ту её часть, что на данный момент не выглядит важной, всё-таки как-то прятать - вопрос открытый.

К задаче, как правило, прилагаются один или несколько документов, и часто возможно вести обсуждение прямо в тексте этих документов. С одной стороны, это удобно тем, что чётко позиционируется проблема, и локальное обсуждение идёт уже около неё, с другой - сама дискуссия может рассредоточиться сразу по нескольким местам, и собрать всё в единое целое может оказаться совсем непросто.

Есть люди, которые считают, что в Ворде удобный механизм примечаний.

Вопросов много, и как люди до сих пор не смогли прийти к единому мнению по формату ведения свободных дискуссий, так и в документообороте, где существующие правила далеко не всегда способствуют упрощению этого формата, нет единого общепризнанного метода представления переписки.

А вы случайно не знаете, как надо?

 

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (10)
Андрей Подкин 03 декабря 2013 г. 11:13  

Не совсем понятен смысл предварительной части. При том, что написана она явно без глубокого и серьезного анализа.

Письмо как способ фиксации информации на каком-либо носителе и письмо как способ передачи информации за пределы прямой видимости и слышимости возникли, по всей видимости, вместе - как курица и яйцо.

Это не так. Первым письмом является наскальная живопись, которую не предполагалось передавать на расстояния за пределами прямой видимости и слышимости.

 

даже если мы просто что-то пишем, не для конкретного адресата, всё равно читатель предполагается - иначе зачем писать.

Например, многие люди вели дневники для себя. И не предполагали, что их потом будут широко публиковать.

 

Развитие электронных коммуникаций позволило вовлекать в обсуждение практически неограниченное число участников. В результате выросло количество мнений, что явно не упростило понимание сути диалога.

Давайте не будем путать теплое с мягким. Диалог (общение двух человек) никуда не делся. Электронные коммуникации резко упростили возможность общения широкого (и даже неограниченного) круга лиц. 

 

Практически бесполезно что-то писать на ЖЖ в конец длинных веток - скорей всего, их никто и читать не станет.

Раз.

 

Как ни странно, на практике темы на форумах с линейным представлением живут гораздо дольше чем на форумах с деревом - видимо, сказывается ограниченная ширина экрана.

И два. 

Вы уж определитесь, о чем речь: о форумах или о блогах. В блогах сейчас есть бесспорный мировой лидер комментариев - disqus. Который предоставляет именно древовидную систему. И при этом, кстати, не имеет проблем с шириной даже на мобильных устройствах.

 

 

Игорь Салтыков 03 декабря 2013 г. 11:46  
Это не так. Первым письмом является наскальная живопись, которую не предполагалось передавать на расстояния за пределами прямой видимости и слышимости.

Через неделю - это в пределах прямой видимости и слышимости?

Например, многие люди вели дневники для себя. И не предполагали, что их потом будут широко публиковать.

Широко?

Да даже если чисто для себя - я и есть читатель. Просто я в будущем.

Диалог (общение двух человек) никуда не делся. Электронные коммуникации резко упростили возможность общения широкого (и даже неограниченного) круга лиц. 

Ну я как бы именно об этом и писал.

Вы уж определитесь, о чем речь: о форумах или о блогах. В блогах сейчас есть бесспорный мировой лидер комментариев - disqus. Который предоставляет именно древовидную систему. И при этом, кстати, не имеет проблем с шириной даже на мобильных устройствах.

Речь не о блогах и форумах, а о переписке, сопровождающей задачу. Блоги и форумы чисто в качестве примера, да и мимо них просто не пройти.

Не совсем понятен смысл предварительной части. При том, что написана она явно без глубокого и серьезного анализа.

Ну так это и не статья для научного журнала. И вопросов куда больше чем ответов.

 

 

Андрей Подкин 03 декабря 2013 г. 12:12  
Через неделю - это в пределах прямой видимости и слышимости?

Это вы акцентировались в первую очередь на передаче письма на расстоянии (а не во времени). К вам и вопрос.

 

Широко?

Что "широко"? Анна Франк не планировала публикацию своего дневника. Теперь он опубликован более, чем широко. Подобных примеров десятки, если не сотни.

 

Речь не о блогах и форумах, а о переписке, сопровождающей задачу. Блоги и форумы чисто в качестве примера, да и мимо них просто не пройти.

Блоги и форумы - это два принципиально разных способа подачи материала и сбора откликов. Если от них проводить параллели к переписке по задачи, то надо обязательно уточнять, какой именно способ вы имеете в виду. 

 

Ну так это и не статья для научного журнала.

Т.е. можно даже не стараться писать хорошо? Ну ОК.

 

Игорь Салтыков 03 декабря 2013 г. 14:55  
Это вы акцентировались в первую очередь на передаче письма на расстоянии (а не во времени). К вам и вопрос.

Это не я акцентировался на расстоянии. Я написал - за пределы прямой видимости и слышимости.

Что "широко"? Анна Франк не планировала публикацию своего дневника. Теперь он опубликован более, чем широко. Подобных примеров десятки, если не сотни.

"Широко" - это к тому, что это слово тут лишнее - для доказательства моей правоты достаточно было просто публикации, не обязательно широкой или "более, чем широкой". 

Блоги и форумы - это два принципиально разных способа подачи материала и сбора откликов. Если от них проводить параллели к переписке по задачи, то надо обязательно уточнять, какой именно способ вы имеете в виду.

Я лишь пытаюсь обозначить главные проблемы наиболее распространённых решений. Мне самому интересно, откуда должна расти переписка - из форума, из блога или ещё из чего-нибудь. Я даже намеренно старался не употреблять этих слов - блог и форум. Не везде получилось, но форум в тексте - только как синоним переписки, а про блоги вообще ни слова. Кстати, если уж докапываться, блог - это личный дневник, то есть совсем не обязательно, что его кто-то будет читать, потому и растить переписку из блога как-то не совсем логично. Задачу, конечно, можно себе отправить, но строить на этом сценарии поведение системы явно не стоит. Хотя для уведомлений потянет.

Т.е. можно даже не стараться писать хорошо? Ну ОК.

Ох.

Ну почему "не старался"? Ещё как старался. Старался, когда писал. И старался, когда читал. Внимательно читал. Не через строчку. И не между строчками.

 

Александр Головко 05 декабря 2013 г. 18:24  

"А вы случайно не знаете, как надо?"

Да конечно знаем. Вот Вам краткий рецепт.

1. Построить модель деятельности, которую собираетесь обсуждать.

2. Обсуждать в соответствии с моделью.

3. При необходимости вносить дополнения в исходную модель.

4. Когда изменять модель деятельности надоест, принять ее к исполнению.

Михаил Романов 06 декабря 2013 г. 14:30  
Когда изменять модель деятельности надоест, принять ее к исполнению

Жёстко, но метко. :) 

Александр Сидоренков 09 декабря 2013 г. 15:34  

Хорошая статья! Не часто я читаю статьи внимательно и до конца как эту.

Сейчас обсуждают
Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев