Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Средства групповой работы с контентом: какие из них наиболее эффективны?

  3 комментариев Добавить в закладки

Файловый сервер, чат, электронная почта

Наиболее примитивные средства групповой работы над контентом – это электронная почта и мессенджер, необязательно корпоративный, в связке с файловым сервером компании.

В случае электронной почты файлового сервера может и не быть. Сотрудники просто пересылают друг другу документы, которые хранят на своих компьютерах, и просят отредактировать их или посмотреть. Может быть характерно для территориально распределенных стартапов, хотя они-то как раз активно пытаются «быть в тренде» и используют более продвинутые средства групповой работы, например, корпоративные чаты с возможностью отправки и хранения документов.

Связка «мессенджер и файловый сервер» тоже постепенно уходит в прошлое. Если документ доступен по локальной сети, значит, пользователи могут работать над ним совместно и сообщать друг другу об изменениях по чату. Такой способ организации также не является эффективным.

Свободные средства групповой работы

Для групповой работы можно использовать свободные средства, например, общеизвестный Google Drive, One Drive от Microsofrt, Quip. К преимуществам подобных средств можно отнести разграничение прав на документы (дать доступ к документам можно только необходимым пользователям), комментарии, о которых приходит уведомление на почту; встроенный чат, благодаря которому не надо отвлекаться на сторонние приложения и телефон; а также возможность вести работу с несколькими группами людей, например, по разным проектам. Свободные средства групповой работы могут быть эффективны для маленьких компаний.

Корпоративные системы

Любые СЭД, корпоративные порталы, имеющие единую точку входа и вовлекающие сотрудников в создание и публикацию информации, системы управления проектами, консолидирующие для команды не только документы по проекту, но и информацию о сроках, контрольных точках, – эти системы сами по себе являются средствами групповой работы над контентом компании. Повышает эффективность и явный тренд развития корпоративных систем – встраивание в них элементов социальной активности: чатов, обсуждений, уведомлений об изменениях.

Эффективность средств групповой работы зависит от компании, в которой они используются. Возможности компании и ее потребности диктуют свои условия. Маленькая компания, например, не имеющая своего офиса, скорее будет использовать свободные средства групповой работы. Компании, так и работающие по старинке и не собирающиеся что-то менять, продолжат использовать файловый сервер. А крупные – будут внедрять корпоративные системы, автоматизирующие практически все процессы предприятия, в том числе и групповую работу над контентом.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Михаил Романов 05 октября 2015 г. 16:47  

А можно уточнить, на основании чего автор статьи сделал эти безаппеляционные выводы:

Такой способ организации также не является эффективным.
Свободные средства групповой работы могут быть эффективны для маленьких компаний
А крупные – будут внедрять корпоративные системы, автоматизирующие практически все процессы предприятия, в том числе и групповую работу над контентом

В частности, хотелось бы узнать:

  • Какими именно критериями эффективности руководствовался автор?
  • На основании чего автор делает заключение, что крупные компании стремятся к полной автоматизации своих процессов (или как иначе трактовать последнее утверждение)? Какой-то публичной статистики, собственного опыта или чего-то ещё?
Антон Плешков 06 октября 2015 г. 10:33  

Как мне кажется, эффективность будет зависеть в первую очередь от желания сотрудников работать с тем или иным средством групповой работы. Так же будет важно и то, готово ли руководство организации вкладывать в управление контентом. А так, любое средство групповой работы можно представить, как в выгодном, так и в невыгодном свете.

Александр Сидоренков 06 октября 2015 г. 12:20  
А так, любое средство групповой работы можно представить, как в выгодном, так и в невыгодном свете

Вот с этим нельзя не согласиться! Поэтому и поставил низкую оценку за данную статью.

Нужно перестать писать о собственных вкусах и представлениях, как выше заметил Михаил - побольше публичной статистики.

 

Сейчас обсуждают
Роман Гудков 17 января 2017 г. 10:10  
Недостающие документы, необходимые для заключения договора, можно представить в электронной форме, прибегнув к помощи нотариуса.

Ульяна, а можно ли таким образом оформить карточку с образцами подписей? Или в карточке должна быть только собственноручная "живая" подпись? 

Вадим Майшев 16 января 2017 г. 11:27  

Не особо авторы/журналисты утруждают себя использовать правильные термины: тут и "стоимость ЭЦП" - ЭЦП уж 5 лет по закону нет, да и ЭЦП "не продается" (УЦ продают сертификаты).

Никто еще не видел в природе живьем простую электронную подпись, а будто бы только она "устраняет ограничения на использование документов, выдаваемых органами и организациями в электронной форме" :-)

А проблема в том, что граждане вынуждены оформлять дорогостоящую электронно-цифровую подпись, чтобы обжаловать постановления в электронном виде.

Кто решил, что она дорогостоящая? В сравнении с чем? В государстве нет ничего бесплатного! Давно были у нотариуса/врача/... или оплачивали пошлины за "услуги" государства, живущего на деньги налогоплательщиков? И никто (пока) не запрещает использовать неэлектронные варианты взаимодействия!

Александр Валеев 16 января 2017 г. 08:22  
«Большинство услуг и сервисов на портале требуют только простой электронной подписи, однако некоторые услуги, действительно, нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. На сегодняшний день это необходимая технология, и она продолжит действовать», — заявил замглавы Минкомсвязи России Алексей Козырев. На сайте Минкомсвязи приведен весь список госуслуг, для которых нужна ЭЦП (XLSX,  187,5 КБ).

Многие опубликовали новость о госуслугах. Но о том, понадобится ли еще КЭП, только здесь. Спасибо

Больше комментариев