Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Управление контентом

Статистика по медиа-документам, хранимым в одной конкретной ECM-системе

  5 комментариев Добавить в закладки

ECM-системы – это не только процессы делопроизводства и согласования договоров. Это основа для множества бизнес-задач, и, в частности, это электронный архив организации. Понятно, что львиную долю архива занимают документы «классических» форматов: Word, Excel, PowerPoint, PDF. Но кроме текстов, сканов, электронных таблиц и презентаций в нем могут быть представлены и медиа-документы: видео, звук, различные иллюстрации.

На примере одной компании, широко использующей возможности электронного архива, мы собрали статистику и хотели бы ей поделиться.

Стоит отметить, что мы не отсеивали сканы документов и считали их изображениями, хотя хранение сканов, в принципе, обычная практика для базовых процессов (делопроизводство, договоры), поэтому это не совсем медиа-документы.

Диаграммы количество/объем и интенсивность можно посмотреть в нескольких разрезах, для этого щелкните по соответствующему показателю на графике.

Полученная статистика позволяет выделить ряд фактов и предположений.

  • В системе хранятся следующие медиа-документы: изображения (.jpeg, .png, .tiff), видеофайлы (.mp4, .avi), аудиофайлы (.mp3, .wav), книги (.fb2, .djvu).
  • Видно, что 99% медиа-документов - это видеофайлы и изображения, они занимают 96% физического объема, при чем видеофайлы - это 94% от всего занимаемого объема.
  • Большая часть данных порождена бизнес процессами, доля «случайных» медиа-документов, глядя на которые тяжело понять необходимость их хранения, мала.
  • За 3 месяца доля созданных меда-документов составляет всего 6% от общего числа созданных электронных документов в этот период, однако медиа-документы занимают в 3,5 раза больше физического места.
  • Среди видеофайлов превалирует записи вебинаров, семинаров, демонстраций.
  • Видно, что фотографий больше, чем сканов, можно предположить, что в компании решается мало задач связанных со сканированием.

В заключение можно сказать, что медиа-документов – и по количеству, и по разнообразию, и по объему – не так уж и мало; следует явно уделять им больше внимания, глубже анализировать ситуации их использования и возможности работы с ними. Думаю, что этот вопрос заслуживает отдельного обсуждения в одной из следующих публикаций.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Елена Питомцева 28 ноября 2014 г. 11:14  

Медиа-документ - это слэнг в этом случае и трансофрмация постепенная. Мультимедиа-контент -> Медиа-контент -> Медиа-документ.

Ришат Мухаметшин 28 ноября 2014 г. 11:26  

А есть какая-то статистика о динамике медиа против классических документов? Например, сегодня это 6%, из которых первая половина появилась за пять лет, а вторая — за полтора. И сделать вывод о том, что нас ждёт в плане требований к хранилищу, к качеству организации контента в системе?

Артём Обухов 28 ноября 2014 г. 11:47  
Правильно ли я понимаю, что эта статистика — подводка к тому, как важно анализировать контент внутри медиа-документов (раньше это называлось мультимедиа, в противовес тексту и гипертексту)?

Отчасти. Можно пытаться анализировать звук (speech2text), можно доставать текст из изображений, но на сегодня положения дел такого, что технологии с помощью которых можно это делать, обходятся слишком дорого и положительный эффект от этого всего может не покрыть потраченных ресурсов. Это интересная тема для обсуждения.

Ещё можно придраться к самому выражению «медиа-документ». «Медиум» (medium) — это носитель, средство запечатления и объективного выражения. Документ — это нечто абстрактное, подтверждающее какой-то факт или тезис. Медиа-документ — это подтверждение факта на носителе?

Елена Питомцева хорошо пояснила выше причину возникновения такого сленг-термина.

А есть какая-то статистика о динамике медиа против классических документов? Например, сегодня это 6%, из которых первая половина появилась за пять лет, а вторая — за полтора. И сделать вывод о том, что нас ждёт в плане требований к хранилищу, к качеству организации контента в системе?

Прямо сейчас точной статистики я привести не могу, однако в ходе исследования было подмечено, что занимаемый медиа-документами (мультимедиа-контентом =) ) объем за последние несколько лет начал стремительно расти. Причем растёт именно объем, в количественном соотношении всё остается примерно так же. Связанно это с появлением в общем пользовании камер записывающих видео в FHD и прочих благ технического прогресса, т.е. улучшается "техническое качество" медиа-документов.

 

 

 

Наталия Крымская 02 декабря 2014 г. 09:12  

Мне кажется, что статистика, собранная на примере одной компании интересна, но не показательна. В частности на это указывает то, что данная компания мало работает со скан-образами, к примеру, а есть организации, где широко используется ECM и на сканы приходится львиная доля. Было бы интересно увидеть статистику по медиа-документам, собранную на примере различных организаций,  использующих ECM, но имеющим различные акценты в плане документов, в зависимости от сферы деятельности например.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев