Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Статистика по медиа-документам, хранимым в одной конкретной ECM-системе 

Артём Обухов28 ноября 2014 г. 15:21

ECM-системы – это не только процессы делопроизводства и согласования договоров. Это основа для множества бизнес-задач, и, в частности, это электронный архив организации. Понятно, что львиную долю архива занимают документы «классических» форматов: Word, Excel, PowerPoint, PDF. Но кроме текстов, сканов, электронных таблиц и презентаций в нем могут быть представлены и медиа-документы: видео, звук, различные иллюстрации.

На примере одной компании, широко использующей возможности электронного архива, мы собрали статистику и хотели бы ей поделиться.

Стоит отметить, что мы не отсеивали сканы документов и считали их изображениями, хотя хранение сканов, в принципе, обычная практика для базовых процессов (делопроизводство, договоры), поэтому это не совсем медиа-документы.

Диаграммы количество/объем и интенсивность можно посмотреть в нескольких разрезах, для этого щелкните по соответствующему показателю на графике.

Полученная статистика позволяет выделить ряд фактов и предположений.

  • В системе хранятся следующие медиа-документы: изображения (.jpeg, .png, .tiff), видеофайлы (.mp4, .avi), аудиофайлы (.mp3, .wav), книги (.fb2, .djvu).
  • Видно, что 99% медиа-документов - это видеофайлы и изображения, они занимают 96% физического объема, при чем видеофайлы - это 94% от всего занимаемого объема.
  • Большая часть данных порождена бизнес процессами, доля «случайных» медиа-документов, глядя на которые тяжело понять необходимость их хранения, мала.
  • За 3 месяца доля созданных меда-документов составляет всего 6% от общего числа созданных электронных документов в этот период, однако медиа-документы занимают в 3,5 раза больше физического места.
  • Среди видеофайлов превалирует записи вебинаров, семинаров, демонстраций.
  • Видно, что фотографий больше, чем сканов, можно предположить, что в компании решается мало задач связанных со сканированием.

В заключение можно сказать, что медиа-документов – и по количеству, и по разнообразию, и по объему – не так уж и мало; следует явно уделять им больше внимания, глубже анализировать ситуации их использования и возможности работы с ними. Думаю, что этот вопрос заслуживает отдельного обсуждения в одной из следующих публикаций.


Тип: Записи блогов

 (3,99 - оценили 2 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр