Что
самое сложное при внедрении любой системы? Правильно, человеческий фактор. Про
то, как добиться, чтобы пользователи работали в СЭД, мы уже говорили. Но есть и
еще один аспект. Пользователь может честно формировать документы в СЭД,
отправлять их заданиями на согласование, получать уведомления о выходе новых
распоряжений, регламентов и т.п. Но при этом он может распечатывать каждый
документ, который приходит ему на согласование, или каждый регламент, который
требуется ему в работе. В результате сокращения бумаги, на которое рассчитывают
при внедрении СЭД, не происходит. Как же этого избежать?
Обсуждение этого вопроса уже началось в комментариях к блогу
Так станет ли меньше
бумаги. И вывод пока видится один: человек должен ПРИВЫКНУТЬ искать,
читать, рецензировать документ в электронном виде, не переводя его на бумагу
(если конечно ему не нужно подписать именно бумажный экземпляр).
Но если человек всю жизнь работал с бумагой, то монитор
может просто не воспринимать. Что же может помочь человеку смириться с
электронным документом? Я бы выделила 2 вида аспектов: технические и
психологические.
Технические:
● доступность
электронных документов наравне с бумажными: персональное рабочее место с ПК,
КПК и т.п. (может постепенно подключение унитаза к
Интернету не будет казаться излишеством :);
● хороший
монитор;
● необходимость
оставлять комментарии именно в электронном виде (правила такие);
● отсутствие
принтера;
● и
т.д.
Психологические:
● уверенность,
что монитор не вреднее бумаги;
● любовь к природе
(деревья жалко :( );
● стремление
быть современным (ну или для начала хоть выглядеть им…);
● боязнь,
что уволят, если не научится работать по-новому;
● и
т.д. (у каждого свой стимул может сработать)
В общем, работать с людьми нужно по обоим направлениям:
обеспечивать технологические аспекты и искать психологические подходы.
Но ведь взрослые люди по сути своей не сильно отличаются от
детей. А потому выработка любой привычки будет идти по тем же правилам:
постоянство требований (руководитель сказал – электронный документ, значит
никаких бумажек!) и регулярность (т.е. не этот документ бумажный, а этот
электронный, а все электронные). Ну и главный фактор все равно ВРЕМЯ, т.е.
остается действовать (см. выше) и ждать, когда электронный документ станет «родным».