Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота

Стерпится - слюбится?

  1 комментариев Добавить в закладки

любовь к электронному документуЧто самое сложное при внедрении любой системы? Правильно, человеческий фактор. Про то, как добиться, чтобы пользователи работали в СЭД, мы уже говорили. Но есть и еще один аспект. Пользователь может честно формировать документы в СЭД, отправлять их заданиями на согласование, получать уведомления о выходе новых распоряжений, регламентов и т.п. Но при этом он может распечатывать каждый документ, который приходит ему на согласование, или каждый регламент, который требуется ему в работе. В результате сокращения бумаги, на которое рассчитывают при внедрении СЭД, не происходит. Как же этого избежать?

Обсуждение этого вопроса уже началось в комментариях к блогу Так станет ли меньше бумаги. И вывод пока видится один: человек должен ПРИВЫКНУТЬ искать, читать, рецензировать документ в электронном виде, не переводя его на бумагу (если конечно ему не нужно подписать именно бумажный экземпляр).

Но если человек всю жизнь работал с бумагой, то монитор может просто не воспринимать. Что же может помочь человеку смириться с электронным документом? Я бы выделила 2 вида аспектов: технические и психологические.

Технические:

●     доступность электронных документов наравне с бумажными: персональное рабочее место с ПК, КПК и т.п. (может постепенно подключение унитаза к Интернету не будет казаться излишеством :);

●     хороший монитор;

●     необходимость оставлять комментарии именно в электронном виде (правила такие);

●     отсутствие принтера;

●     и т.д.

Психологические:

●     уверенность, что монитор не вреднее бумаги;

●     любовь к природе (деревья жалко :( );

●     стремление быть современным (ну или для начала хоть выглядеть им…);

●     боязнь, что уволят, если не научится работать по-новому;

●     и т.д. (у каждого свой стимул может сработать)

В общем, работать с людьми нужно по обоим направлениям: обеспечивать технологические аспекты и искать психологические подходы.

Но ведь взрослые люди по сути своей не сильно отличаются от детей. А потому выработка любой привычки будет идти по тем же правилам: постоянство требований (руководитель сказал – электронный документ, значит никаких бумажек!) и регулярность (т.е. не этот документ бумажный, а этот электронный, а все электронные). Ну и главный фактор все равно ВРЕМЯ, т.е. остается действовать (см. выше) и ждать, когда электронный документ станет «родным».

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (1)
Сергей Бушмелев 05 сентября 2007 г. 08:44  

Вспомнил старую поговорку:

"И зайца можно научить зажигать спички, если долго бить!" :)

Сейчас обсуждают
Больше комментариев