Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Делопроизводство и канцелярия

Сторнирование РКК :)

  4 комментариев Добавить в закладки

Введение

Встречаются ошибки записи данных... В бухгалтерии для таких ситуаций даже придуман вид записи под названием "сторно", который исправляет ранее допущенную ошибку.

Основной смысл сторно, это показать что была ошибка, привести итоговую информацию к норме, показать что руководство в курсе и согласны с исправлением.

А можно ли и нужно ли применять подобную методику в делопроизводстве? :)

Как показала моя практика такие ситуации встречаются... и если ошибка в нумерации письма как правило ничем не грозит, то ошибки в нумерации официальных НПА, с постоянным сроком хранения, это уже серьезно...

Описание ситуации

Типовые ошибки:

1. Пропуск номера в журнале регистрации документов

2. Ошибочное присвоение неправильного номера

Возможные следствия:

1. Если ошибка свежая, можно хитро финтануть ушами и подменить РКК, так что ошибки как бы и нет. Так обычно и делают.

2. Если ошибка старая, но документ внутренний, можно его переделать. Так тоже делают, если п.1 не получается.

3. А если ошибка старая, и документ внешний... т.е. уже куда то ушел... а скоро проверка и ошибка в порядке нумерации обнаружится...

Вот вариант №3 рассмотрим подробнее:

Ошибка №1. Пропуск номера

Скажем проверка прокуратуры в органе власти... а почему нет номера распоряжения? Вот идет 1, 2, 3, 5 ... а где 4?

Может быть вы казенным имуществом распорядились в меркантильных целях и скрываете документ? :)

Как быть?

Решение 1.1. Запись об ошибке

Тут можно поступить как при ошибках печати чека ККМ в магазинах... на чеке ставится отметка что он ошибочный и этот факт согласовывается с ответственным лицом, как правило руководителем.

Соответственно мы добавляем РКК №4, в описании отмечаем что это ошибка регистрации по такой то причине (сбой программы, нарушение инструкций, стечение обстоятельств, причины бывают разные...), и отправляем запись на согласование руководителю с просьбой согласовать факт ошибки.

Все! Запись есть, отмечена как ошибочная, это зафиксировано и согласовано с руководителем.

Решение 1.2. Подставить свежий документ в старую запись

Ну есть пропуск РКК №4 в прошлом месяце... можно подыскать новое распоряжение, которое не критично к дате и вставить его в этот пропуск. Или пустить кличь по организации, кому нужен номер документа от такого то числа. Как правило люди находятся )

Ошибка №2. Не такой номер

Бывает что номер присвоят не из того журнала, скажем распоряжение запишут в журнал писем и получится номер 333, а последнее распоряжение было с номером 111. И обнаружится это через месяц, когда распоряжение уже утверждено и ходит где то далеко...

Решение 2.1. Слэш нам поможет )

Здесь ситуация сложнее, тем что в журнале просто исправить номер нельзя, т.к. нужно чтобы номер соответствовал документу, а документ уже где то далеко. При этом оставлять номер тоже нельзя, т.к. скоро нумерация этого журнала дойдет до 333 и получится два документа с одним номером, что в принципе допустимо (т.к. даты то будут разным), но не красиво.

И тут к нам приходит на помощь практика юристов, они когда договоры регистрируют, в двух местах (например у одной организации и у другой), то номера ставят через слэш.

И тут в журнале можно поставить 112/333. Получается что у записи РКК два номера, 112 - порядковый, и 333 тот что ввели по ошибке.

Ну в примечании конечно нужно записать что это ошибка, почему она произошла и как выглядит документ, и также согласовать это с руководителем.

Тем самым мы и порядок нумерации сохраним в журнале т.к. имеем номер 112, и если нужно будет найти документ 333 то тоже найдем, откроем запись и увидим там примечание что это была ошибка и что вот такой вот теперь номер.

В общем получается что все нормы соблюдены, возможность поиска документов восстановлена.

Резюме

1. Номером документа является номер и дата, а не только номер. Потому документ 1 от 01.02.2011г и документ 1 от 02.02.2011г будут разными документами, с разными номерами, хотя число вроде бы одно. Но могу ошибаться, т.к. точной ссылки на норму не знаю.

2. В ГОСДОУ есть норма: дата документа должна быть равна дате подписи. Тут уверен, недавно где то читал это )

3. В ГОСДОУ не видел нормы что нумерация документов в журнале должна быть порядковой и никак иначе. Есть норма что в дело документы должны помещаться в хронологическом порядке, т.е. по датам, от меньшей к большей.

Конечно, лучше не допускать ошибок вообще, и если они возникают то исправлять их более простыми и красивыми способами. Но вот если случай крайний, то в целом думаю такая методика так же применима.

И да, в бумажном документообороте таких ошибок достаточно... только в электронном они находятся проще и вскрываются чаще )

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (4)
Ольга Лещенко 04 марта 2011 г. 10:30  

Анатолий, хочу уточнить момент по Ошибке №2.

В результате мы получаем 2 РКК разных журналов на один и тот же документ, я правильно понимаю?
 

Анатолий Юмашев 04 марта 2011 г. 11:44  

получаем 2 РКК, но из одной документ удаляется и в описании ставится отметка об ошибке.

а во втором РКК сохраняется и документ и двойной номер через слэш.
 

Наталья Храмцовская 04 марта 2011 г. 13:16  

ГСДОУ не является нормативным документом. Это сильно устаревший документ методического характера, которым желающие, могут. конечно, пользоваться, но исключительно на свой страх и риск.

Автор пишет: 2. В ГОСДОУ есть норма: дата документа должна быть равна дате подписи.
 
Цитату в студию!
 
Есть норма что в дело документы должны помещаться в хронологическом порядке, т.е. по датам, от меньшей к большей.
 
Цитату в студию!
 
1. Номером документа является номер и дата, а не только номер.
Как насчет логики в построении этой фразы?
Анатолий Юмашев 16 ноября 2011 г. 10:48  
ГСДОУ не является нормативным документом. Это сильно устаревший документ методического характера, которым желающие, могут. конечно, пользоваться, но исключительно на свой страх и риск.
Согласен. Забыл уточнить что под термином ГОСДОУ - я имею ввиду всю серию документов, начиная от  ГСДОУ, заканчивая новыми образцами инструкций по делопроизводству. Вот примерной в такой формулировке http://norm-gorn.narod.ru/str5.htm
Например СМК я называю серией ИСО 9000. Чтобы не печатать полные названия всех документов.
Автор пишет: 2. В ГОСДОУ есть норма: дата документа должна быть равна дате подписи.   Цитату в студию!

http://www.rusarchives.ru/lows/standard_description.shtml

2.6.9. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Есть норма что в дело документы должны помещаться в хронологическом порядке, т.е. по датам, от меньшей к большей.   Цитату в студию!

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

 
1. Номером документа является номер и дата, а не только номер. Как насчет логики в построении этой фразы?
есть такая беда ) по всей видимости мой мозг имел ввиду "ссылку на документ" и назвал ее вот так вот ляповато ) определение ссылки есть там же http://www.rusarchives.ru/lows/standard_description.shtml
 
Касательно порядкового номера...
Есть такая норма, что номер должен быть порядковым.
Но можно ли эту норму трактовать так, что не может быть пропусков?
Понятно почему нам нужен порядковый номер. Чтобы не было дублей и повторений.
Но при подшивке документов в дело, главное это хронология, а не номер.
 
Соответственно норму мы выполняем. Номера порядковые. Дублей у нас нет.
 
Дата равна дате подписи.
 
Подшиваем по хронологии.
 
А вот то что №345 может быть от 15.11 а №346 от 14.11 - что это нарушает? Кому мешает? )
Сейчас обсуждают
Больше комментариев