Статья 9. Первичные учетные документы
8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только
органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми
инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в
соответствии с законодательством Российской Федерации (абзац в редакции,
введенной в действие с 1 июля 2003 года Федеральным законом от 30 июня 2003
года N 86-ФЗ).
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации
вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие
документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Статья 10. Регистры бухгалтерского учета
3. При хранении регистров бухгалтерского учета должна
обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки
в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью
лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета
1. Организации обязаны хранить первичные учетные
документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение
сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного
архивного дела, но не менее пяти лет.
2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие
документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки
данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не
менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления
бухгалтерской отчетности в последний раз.
3. Ответственность за организацию хранения учетных
документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет
руководитель организации.
Таблица подготовлена на основе Перечня типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием
сроков хранения, утвержденого Руководителем федеральной архивной службы России
В.П.Козловым 6 октября 2000 года. Изменения
внесены решением ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года.
|
Вид документа
|
Срок хранения
|
Примечание
|
|
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки,
информации, доклады и др.) к ним:
|
|
По основной деятельности
|
Постоянно
|
Присланные для сведения - до минования надобности
|
|
По личному составу
|
75 лет
|
ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков,
дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
|
|
по административно-хозяйственным вопросам
|
5 лет
|
|
|
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения
к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
|
|
сводные годовые
|
Постоянно
|
|
|
годовые
|
Постоянно
|
|
|
квартальные
|
5 лет
|
При отсутствии годовых - постоянно
|
|
месячные
|
1 год
|
При отсутствии квартальных - постоянно
|
|
Передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки
к ним
|
Постоянно
|
|
|
Аналитические документы (таблицы,
записки, доклады) к годовым
балансам и отчетам
|
Постоянно
|
|
|
Переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов
|
5 лет
|
|
|
Документы (протоколы, акты,
заключения) о рассмотрении и
утверждении балансов и отчетов
|
Постоянно
|
Квартальные - 5 лет
|
|
Сообщения (свидетельства) о
постановке на учет в налоговых
органах
|
5 лет после снятия с учета
|
|
Отчеты по перечислению денежных
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)
|
Постоянно
|
|
|
Отчеты по налогам:
|
|
Годовые
|
Постоянно
|
|
|
Квартальные
|
5 лет
|
При отсутствии годовых -постоянно
|
|
Месячные
|
1 год
|
При отсутствии квартальных - 5 лет
|
|
Документы (расчеты, справки,
таблицы, сведения) о начисленных
и перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней.
Переписка о разногласиях по
вопросам налогообложения,
взимания акцизных и других сборов
|
5 лет
|
ЭПК
|
|
Документы (расчеты, сведения,
заявления, решения, списки,
ведомости, переписка) об
освобождении от оплаты по
налогам, предоставлении льгот,
кредитов, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным
и другим сборам
|
5 лет
|
ЭПК
|
|
Документы о зачислении налоговых
поступлений в бюджеты разного
уровня и во внебюджетные фонды,
задолженности по ним
|
5 лет
|
|
|
Отчеты об исполнении сметы расходов:
|
|
сводные годовые
|
Постоянно
|
|
|
годовые
|
Постоянно
|
|
|
квартальные
|
5 лет
|
При отсутствии годовых -постоянно
|
|
Иная документация по ведению
производственно-хозяйственной деятельности
|
|
Синтетические, аналитические,
материальные счета бухгалтерского
учета
|
5 лет
|
|
|
Документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в
том числе проверке кассы,
правильности взимания налогов и
др.
|
5 лет
|
В случае возникновения споров, разногласий, следственных
и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
|
|
Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера
разработочные таблицы и др.)
|
5 лет
|
При условии завершения ревизии (проверки). В случае
возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, корешки
банковских чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков
и переводные требования, акты о
приеме, сдаче, списании имущества
и материалов, квитанции, корешки
к ним, счета-фактуры, накладные
и авансовые отчеты и др.).
Документы о приеме выполненных
работ (акты, справки)
|
5 лет
|
При условии завершения ревизии (проверки). В случае
возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах и
перерасчетах между организациями
|
5 лет
|
|
|
Переписка о
финансово-хозяйственной
деятельности (об учете фондов, о
наложении взысканий, штрафов,
приеме, сдаче, списании
материальных ценностей и др.)
|
|
|
|
Переписка о выдаче и возврате
ссуд
|
5 лет
|
|
|
Документы (справки, акты,
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах,
растратах, хищениях
|
5 лет
|
|
|
Гарантийные письма
|
5 лет
|
|
|
Документы (протоколы, акты,
расчеты, заключения) о переоценке
основных фондов, определении
износа основных средств, оценке
стоимости имущества организации
|
Постоянно
|
|
|
Документы (заявления,
распоряжения, справки-графики,
акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
|
Постоянно
|
|
|
Договоры, соглашения (кредитные,
хозяйственные, операционные),
договоры имущественного
страхования, с аудиторами
(аудиторскими фирмами)
|
5 лет после истечения срока действия договора
(соглашения). ЭПК
|
|
Договоры о материальной ответственности
|
5 лет после увольнения материально-ответственного лица
|
|
Документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
ведомости) об инвентаризации
основных средств, имущества,
зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей
|
5 лет
|
При условии завершения ревизии (проверки). В случае
возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются
до вынесения окончательного решения
|
|
Документы (счета, справки,
переписка и др.) по финансовым
вопросам благотворительной
деятельности
|
5 лет
|
ЭПК
|
|
|
|
|
|
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
|
|
Лицевые счета работников
|
75 лет
|
ЭПК
|
|
Положения о премировании работников
|
5 лет
|
ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
|
|
Документы (сводные расчетные
(расчетно-платежные) ведомости
(табуляграммы) на выдачу
заработной платы, пособий,
гонораров, материальной помощи и
др. выплат; доверенности на
получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей, в
том числе аннулированные
доверенности)
|
5 лет
|
Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии
(проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и
судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения. При
отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
|
|
Переписка о выплате заработной
платы.
Сведения, справки о совокупном
доходе работников за год и уплате
налогов.
Сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле за их
распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по
заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о
выплате отпускных и выходных
пособий.
Документы (копии отчетов,
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий,
оплате листков нетрудоспособности
|
5 лет
|
|
|
Документы (заявления, решения,
справки, переписка) об оплате
учебных отпусков
|
До минования надобности, но не менее 5 лет
|
|
Книги, журналы, карточки учета:
|
|
ценных бумаг
|
Постоянно
|
|
|
основных средств (зданий, сооружений)
|
5 лет после ликвидации основных средств при условии
завершения проверки (ревизии)
|
|
приходно-расходных кассовых
документов (счетов, платежных
поручений)
|
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
|
|
хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые
и др.)
|
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
|
|
депонированной заработной
платы
|
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
|
|
реализации товаров, работ,
услуг, облагаемых и не облагаемых
налогом на добавленную стоимость
|
5 лет с даты последней записи при условии завершения
проверки (ревизии)
|
|
депонентов по депозитным
суммам; доверенностей
|
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
|
*У некоторых документов стоит отметка ЭПК. Она означает,
что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в
установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные
архивы или храниться в организации.
*Началом срока хранения документов считается 1 января
года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету).
Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2004 г., начинается с 1 января 2005 г.