С репликой «Я бы не стал своим клиентам
говорить что бумаги у Вас будет меньше - ибо не правда это» в комментариях в
блогу Быть или не
быть … СЭД я очень не согласна, а потому подумала, что эта тема достойна
отдельного обсуждения. Безусловно, из-за несовершенства текущего
законодательства в отношении электронных документов кардинально избавится от
бумаги не получится. Но говорить о том, что бумаги при внедрении СЭД не
уменьшается нельзя.
Давайте приведем реальные цифры из работы нашей компании,
которая внутри себя бумаги никогда не знала поскольку всю жизнь занималась
автоматизацией в том числе и своей.
1. В месяц изменяется порядка 4500 документов (причем
большинство документов, как правило, имеют не один вариант, т.к. проходят
несколько стадий согласования), а подписывается в бумажном виде только порядка 400
(договора, акты, приказы, заявления). Я лично за месяц меняю порядка 150
документов, читаю порядка 300 (не могу представить, как бы это выглядело в
бумажном виде!) и только от силы 5 из них печатаю (в основном к совещаниям).
2. Есть у нас внутренний стандарт по порядку планирования и
учета выполнения работ, который нужен без исключения всем до единого
сотрудникам. Занимает он 4 страницы. Если его распечатать хотя бы на каждый
отдел, то получится 92 листа, а если на каждого сотрудника, то все 740. Реально
же не печатается ни один! И таких документов не мало. СМК большинства
предприятий выглядит как огромный стеллаж, заставленный бумагами, и я всегда с
трудом представляю, сколько же еще этой бумаги распечатано, чтобы довести
регламенты до всех сотрудников. А вы говорите бумаги меньше не будет…
Может наша организация, конечно, не совсем типовой вариант и
у других количество связей с внешним миром больше и больше бумажных документов.
Есть и у нас сотрудники, которые в основном работают с бумагой (бухгалтерия,
секретари). Но я точно знаю, что внутри
организации всегда есть реальные «кандидаты на выбывание» с бумаги, нужно
только их найти и научить людей работать с документами в электронном виде (это,
безусловно, не просто, но это уж другая тема).