Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Удаление электронных документов 

Susan Cisco14 мая 2012 г. 16:56

Необходимо ли организациям проводить предварительное утверждение решения об удалении документов, если срок их действия истек, и они не являются юридическими или налоговым?

В прошлом декабре (2011 года) мы провели исследование по данной теме, и доля ответивших составила 2% от всех респондентов. Некоторые читатели блога отметили, что праздничные дни, возможно, не лучшее время для проведения такого рода исследований, и, приняв это во внимание, мы повторили попытку. Количество ответивших осталось на прежнем уровне, однако мы добавили несколько дополнительных вопросов и получили новые данные.

В целом результаты обоих исследований совпали. Почти все респонденты (96%) сообщили, что они предварительно утверждают решение об уничтожении бумажных документов, которые хранятся вне офиса, а большинство ответивших (78–82%) также знакомы с процессом предварительного утверждения решения об уничтожении физических документов в офисе. В процесс согласования чаще всего оказывались вовлечены следующие подразделения:

●   отдел делопроизводства,

●   юридический отдел,

●   подразделение, занимающееся налоговым учетом,

●   а также отделы-владельцы уничтожаемых документов.

Процесс предварительного утверждения решения об удалении электронных документов более применим к документам, хранящимся локально (73% во 2-м исследовании), особенно в хранилищах большого объема; чем к электронным документам, хранящимся вне офиса или на облачном сервере (61% во 2-м исследовании).

Было предложено добавить в опрос четыре новых вопроса, отражающих существующую практику утверждения решения об удалении или уничтожении документов. Мы обнаружили, что, судя по ответам наших респондентов, на делопроизводителей обычно не возлагается ответственность вынесения окончательного решения по вопросу: следовать или нет политике хранения документов. Обычно такая ответственность лежит на бизнес-единице – владельце документов, или объединении, включающем данную бизнес-единицу. Отдел делопроизводства –  лишь следующий в списке принимающих окончательное решение.

Кто принимает конечные решения при разрешении спорных ситуаций и по соблюдению установленной политики хранения для физических документов, хранимых в офисе?

Бизнес-единица/ Владелец – 32%;

Отдел делопроизводства (здесь и далее ОД) – 23%;

Группа (сообщество) – 20%;

Кто принимает конечные решения при разрешении коллизий и по соблюдению установленной политики хранения для физических документов, хранимых вне офиса?

Группа (сообщество) – 33%

ОД – 22%

На ком лежит основная ответственность за процесс утверждения решения об удалении электронных документов, хранящихся локально?

Группа (сообщество)/ бизнес-единица/ владелец – 22%, ОД – 19%

На ком лежит основная ответственность за процесс утверждения решения об  удалении электронных документов, хранящихся удаленно и/или «в облаке»?

Группа (сообщество) – 30%, ОД/бизнес-единица/владелец – 16%

Результаты исследования говорят, что для того, чтобы сделать процесс уничтожения/удаления документов в корпоративных системах управления документами эффективным и имеющим юридическую силу, мы должны иметь возможность создать бизнес-процесс утверждения такого решения.

Я пообщалась с нашими экспертами из GimmalSoft Compliance Suite и узнала, что в стандартной поставке системы маршрут бизнес-процесса уничтожения документов состоит из одного этапа. Если организации хотят добавить еще этапы согласования, они могут модифицировать стандартный маршрут.

В данной статье использовались материалы выборочного исследования на основе опроса, который был разослан по электронной почте примерно 2200 контактам, указавшим свою должность как делопроизводитель, специалист по управлению информацией, руководитель отдела делопроизводства, руководитель отдела по управлению информацией. Мы получили 49 ответов (2%) в первом исследовании и 46 ответов (2%) во втором. Государственные учреждения и нефтяные и газовые компании составили большинство респондентов, примерно одну треть от всех ответов в обоих опросах.

Автор: Susan Cisco, директор Gimmal Group

Источник: www.aiim.org

Перевод: компания DIRECTUM.


Тип: Записи блогов

 (3,96 - оценили 1 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр