Скотт Абель

Как специалисту по управлению контентом, мне приходилось разгребать огромные информационные завалы. И почти всегда потребность в наведении порядка назревала в связи с возникновением серьезных проблем: судебных разбирательств, действий регулирующих органов, PR-скандалов… – в общем, вы представляете. И почти всех этих разорительных напастей можно было бы избежать, если бы вовлеченные организации осознали одну важную вещь: контент – это производственный актив, которым нужно управлять рационально и эффективно.

И правда, контентом: текстами, изображениями, мультимедиа-данными, и всей, так называемой, творческой работой, которая служит топливом для компании, – нужно управлять так же, как комплектующими на промышленном предприятии или долларами в инвестиционном портфеле. Всё, что для этого нужно, – это четкая, воспроизводимая последовательность процессов, спроектированная с целью контроля создания, перемещения, списания и архивирования контента. Всё это должно быть закреплено в стандартах и внедрено в жизнь с помощью ПО, которое обеспечило бы соблюдение правил и автоматизировало ручные операции.

Большинство организаций, осознающих, что у них есть проблемы с контентом, абсолютно не готовы устранять их и справляться с основной бедой – неоднородным, разрозненным контентом. По словам ECM-гуру Энн Рокли: «Разрозненность повышает объемы создаваемого контента и затраты на его перемещение, снижает качество контента, делает его потенциально неэффективным. Неоднородный контент зачастую беспорядочен, полон  ошибок, противоречив и нестандартен, в результате чего неоправданно повышаются затраты и риски». 

Так каким же образом компании, перегруженной контентом, подступиться к этим завалам? Для начала, неплохо бы изучить сам контент.

На сегодняшний день основная часть производимого в организациях контента представлена текстовой информацией, создание которой доступно всем и никак не регламентируется. Даже компании, имеющие стандарты письма, стиля и фирменной символики, на практике жестко им не следуют. Ведь писателей принято считать людьми творческими: контролировать их работу – значит «подавлять творческий порыв». Может быть, это и верно в отношении авторов рекламных текстов, романов, сценариев и другого контента развлекательного характера. Однако некоторое ограничение творческих изысканий остальных категорий писателей может принести огромную пользу.

Сделайте, например, шаг в сторону использования единого терминологического аппарата – обратитесь к Simplified English (Упрощенному английскому), стандартизированному языку, представленному общеупотребимой лексикой и набором правил письма. При этом организации могут самостоятельно пополнять словари Simplified English, определяя и вводя в употребление собственную техническую терминологию; либо расширять словарный запас за счет промышленных, научных, медицинских или корпоративных терминов.

Применение Simplified English гарантирует, что каждый употребляет одно и то же слово для обозначения одного и того же понятия; не стоит позволять использовать синонимы просто ради творчества. Из-за неоднозначности смысла случались судебные иски, рушились деловые связи, сходили с ума службы поддержки, причинялся вред имуществу, тяжелые травмы и даже смерть.

В нашем сутяжническом обществе, компании, понимающие всю ценность контента как производственного актива, которым стоит управлять, не позволяют своим авторам использовать любые слова только лишь на основе личных предпочтений и творческого порыва. Напротив, они сокращают доступный словарь, что позволяет не только минимизировать нежелательные риски, но и существенно сократить издержки.

В современной глобальной экономике контент часто создается на английском языке, а затем переводится на другие. Фармацевтические, производственные или ИТ- компании нередко переводят тексты на 15, 30 или даже 60 языков. Злоупотребление синонимами не только вносит двусмысленность (возрастает риск непонимания переводимого контента), но и увеличивает стоимость перевода – дополнительно до 25 центов за слово.

Организации, уделяющие серьезное внимание регулированию издержек и снижению рисков, обеспечивают соблюдение правил управления контентом за счет использования различных инструментов автоматизации. Например, программа HyperSTE от Tedopres International автоматически применяет установленные словарные стандарты и правила письма при создании контента в приложении Microsoft Word и таких XML-редакторах как Adobe FrameMaker, Arbortext, и XMetaL.

Для компаний, которые оценивают свой контент как производственный актив, которым нужно управлять рационально и эффективно, стандартизация терминологии – хороший отправной пункт. При этом разумно будет обратиться за помощью к компетентной третьей стороне – независимому консультанту (или человеку, работающему в вашей организации и имеющему подобный опыт за ее пределами) – с тем, чтобы он проинспектировал жизненный цикл вашего контента и производственные процессы и выдал рекомендации к их усовершенствованию. Старайтесь не слишком полагаться на разработчиков программного обеспечения – они, как правило, очень компетентны в области собственного ПО и поставляемых словарей, но могут не иметь предметных знаний и опыта, необходимых для того, чтобы направить вас в нужном направлении.

Перевод компании DIRECTUM.