Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные документы и обмен ими (ЮЗЭД)

Варианты рецензирования при коллективной работе с документами

  4 комментариев Добавить в закладки

Очень часто люди, которые начинают знакомиться с СЭД, задают вопрос: «А как согласующие будут вносить изменения в документ?». Вопрос может звучать по-разному, от возможности ведения  нескольких версий  документа до возможностей коллективной работы с документами. Суть вопроса сводится к следующему: как в процессе согласования отображать примечания к документу? И  важность вопроса всегда остаётся высокой, так как это актуальная задача при работе с электронными документами и она должна легко, удобно и красиво решаться. Большинство хотят видеть один единственный вариант работы, который бы всех сразу устроил. Но ведь все люди разные, кому-то удобно так, а кому-то совершенно иначе. Регламенты в разных организациям могут содержать различные правила и рекомендации, так зачем же делать один единственный способ? Нет — надо один…  И на всех встречах, мы говорим, что существует множество способов и комбинаций.  И СЭД как раз может поддержать все их вместе или каждый по отдельности. В данном блоге я бы хотела осветить те варианты, которые я обычно предлагаю.

1. Создание согласующими отдельных версий документа.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, создаёт свою версию с определённым примечанием к версии и своими изменениями. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он сводит  несколько версий в одну. Способ может использоваться, когда согласующих не много и необходимо хранить историю изменений документа.

Недостатки: согласующих у документа может быть достаточно большое количество, что может привести к 10, а то и более большому количеству версий для сведения, что вызывает неудобство в работе автора документа.

2. Внесение согласующими примечаний в текст задачи.

Описание: в процессе согласования документа всем согласующим даются права только на просмотр документа.

Каждый из согласующих, если у него появляются примечания к документу, указывает их в тексте задачи.  После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, которые перечислены в переписке в теле задачи и он, отрабатывая примечания, вносит их по мере необходимости в документ.

Достоинство: автор всегда знает, что в его документ никто примечания не вносил. Метод удобен, когда примечания краткие и относятся к определённому пункту в документе. Способ может быть использован при работе в распределённой компании, использующей репликацию.

Недостатки: иногда примечание может относится не к конкретному пункту а, например, к середине абзаца, тогда указать к какому конкретно месту в документе оно относится бывает проблематично. Или если есть много мелких примечаний, описывать их становится неудобно.

В разных системах это может выглядеть по-разному и иметь элементы листа согласования (см. п.5)

 

Источник: http://club.directum.ru/blog/image.axd?picture=122aaadb-8935-4e26-9f8d-0d46b1630c85.jpgИсточник: http://www.bytemag.ru/upload/iblock/1d0/38.jpg

3. Расстановка примечаний по тексту.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение.

Каждый из согласующих, если у него появляются замечания к документу, указывает их в режиме рецензирования Word, путём создания нового примечания. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в едином интерфейсе Word отрабатывает все примечания.

Достоинство: все примечания консолидируются в одном документе. Примечания разных согласующих отображаются различными цветами. Можно предложить свою версию примечания.

Недостатки: иногда отработка примечаний затягивается и их становится слишком много, что осложняет работу с документом. Но это вопрос всего лишь корректности и своевременности их отработки.

Описание: http://club.directum.ru/blog/image.axd?picture=7ef1e0aa-9499-474e-b942-650f643c969c.jpg

У этого варианта, к стати, есть  "расширенная" реализация, с установкой защиты от редактирования.

4. Использование режима рецензирования (исправлений) в Word 2010.

Описание: В процессе согласования документа всем согласующим даются права на изменение и в документе включен режим записи исправлений.

Каждый из согласующих, вносит исправления непосредственно по тексту. После согласования автору документа приходит задание по отработке примечаний, и он в интерфейсе Word принимает или отклоняет исправления.

Позволяет:

●   отображать правки отдельных согласующих;

●   отображать только определенный вид исправления (например, отобразить только правки добавления/удаления);

●   переходить на  конкретное исправление и принимать/отклонять его.

Описание: C:\Users\Pitomtseva_EV\Desktop\Снимок.PNG

Недостатки: многие пользователи слабо используют возможности текстовых редакторов (не умеют/не считают нужным).  Кроме того, полноценное развитие получил этот режим только в новом “офисе”. Возможно, с течением времени этот вариант будет распространен шире.

5. Лист согласования/протокол разногласий.

Еще одним способом коллективного согласования документа можно назвать создание листа согласования или протокола разногласий. В этом случае согласуемый документ связывается со своим  листом согласования, в котором можно сделать некий шаблон, с указанием согласующий и места для их комментариев.

Недостатки: отследить, не ошибся ли согласующий местом своего комментария в Листе согласования не представляется возможным. Вариантом минимизации данного недостатка может служить настроенный лист согласования в Excel, с паролями на строчки или еще какими-нибудь хитростями настройки защиты документа. А при работе с неавтоматизированными пользователями придётся печатать и сам документ, и лист его согласования. Что только увеличит бумажный документооборот. На мой взгляд, этот метод является пережитком прошлого (бумажного документооборота) и с появлением современных средств и систем электронного документооборота превратится в один из выше перечисленных методов.

 

Я не описывала способы совместной работы через портальные/веб-интерфейсы (Google Docs, Office Live и пр.) и более изощрённые способы, например редактирования документов pdf формата, так как для этого требуется установка специализированного ПО (например,  Adobe  Acrobat  Pro). Но если эта тему окажется интересной, с удовольствием  продолжу описание методов.

Предлагаю еще поразмышлять по этому поводу, например, какие способы используются у вас, и какой вы считаете самым удобным?

 

Похожие записи
Комментарии (4)
Наталья Храмцовская 11 марта 2011 г. 00:10  

Прочитала статью с большим интересом. Но если бы мне самой пришлось писать на данную тему, то я начала бы с того, что для каждого варианта процесса согласования либо коллективной работы над документом нужно установить четкие правила игры, включающие:
- ответственность участников процесса согласования
- временные и прочие ограничения на процесс согласования
- последовательность согласования документа (последовательное, параллельное или смешанное согласование),
- права согласующих (в одних случаях автор и согласующие лица имеют примерно равные права, в других - замечания согласующего лица не обсуждаются и безусловно принимаются)
- порядок подготовки скорректированного варианта
- порядок документирования процесса согласования

Затем уже можно было бы думать о том, как лучше реализовать это при помощи имеющихся программных средств.

В плане организации коллективной работы интересен, на мой взгляд, опыт разработки стандартов ИСО (аналогичный подход используется и многими другими организациями). Проект документа выкладывается на портале, а все рецензенты получают извещения об этом. Чтобы пресечь неконструктивную критику, замечания требуется подавать в виде заполненных стандартных форм (сейчас это делается в электронном виде через портал), в каждой графе которых указывается то место в тексте, которое желательно скорректировать, описывается причина внесения исправлений, и, что самое главное, обязательно предлагаются конкретные исправления. Сами авторы замечаний классифицируют их по категориям (общего плана, редакционные и технические). Собранные замечания анализируются секретариатом и сводятся в таблицу. Небольшая (поэтому работоспособная) редакционная группа рассматривает поступившие замечания и принимает по каждому из них решение, а затем выпускает очередную версию документа.

Николай Шалагинов 11 марта 2011 г. 08:42  

К недостаткам вариантов 3, 4 я бы еще указал отсутствие у согласующего контроля отработки его замечаний. Вордовские примечания можно случайно или специально удалить. Если не удалить, но поменять текст, то порой бывает сложно вспоминать "как было" и корректно ли сделаны исправления (конечно, если редактирование происходит в той же версии документа). 
Также и с режимом "крекинга" (исправлений). Здесь согласующему только если смотреть версию документа, в которой он вносил исправления. 
У нас на предпрятии до появления СЭД, например, при согласовании договорных документов, все замечания согласующие писали на обратной стороне листа согласования. С внедрением СЭД был реализован вариант 2. По сути он является аналогом того, что делали ранее в бумажном виде. Наряду с явными преимуществами имеет такие же как в "бумажном варианте" недостатки - необходимость указания места/текста документа по отношению к которому следует внести изменения. 
Думаю, что выбор варианта согласования зависит в том числе от вида документа, который необходимо согласовать.

Андрей Подкин 11 марта 2011 г. 09:03  
К недостаткам вариантов 3, 4 я бы еще указал отсутствие у согласующего контроля отработки его замечаний. Вордовские примечания можно случайно или специально удалить.
Если в варианте 4 не нравится именно техническая реализация, а с идеологией все устраивает, то можно поднять для совместной работы над документами wiki. Согласующие исправляют что хотят, правки можно принять, либо отклонить. Любой может подписаться на изменения документа и таким образом контролировать их.
Людмила Рубцова 25 апреля 2011 г. 19:31  

Согласование документа это по - сути соавторство в его создании или уклонение от подобной роли. Согласна с Натальей Храмцовской - должны быть четкие правила игры. Во первых, нет предела совершенству, а потому любой документ можно согласовывать бесконечно долго. Каждый согласующий должен сам определить свою роль (не должность!) изначально: соавтор - т.е. готов внести существенное предложение по улучшению документа; соредактор - готов устранить ряд неточностей в пределах своей компетенции; участник - смотрел, читал, понял о чем речь,  согласен  почитать очередную версию. Секретариат должен вести статистику "глубины участия" в процессе работы над документом согласующих лиц и то, у кого из авторов документы часто нуждаются в  соавторстве. Если статистики по процедуре согласования (документирования процедуры) нет, если показатели статистики не являются основанием оценки работы менеджмента, то идет процесс в традиционной "бумажной" или "электронной" среде почти не существенно. Он все равно не эффективен. Хотя предложенные примеры реализации процедуры интересны.

Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев