Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Workflow и управление бизнес-процессами

Вы все еще совещаетесь?

  9 комментариев Добавить в закладки

Недавно коллега подкинул ссылку на интересную статью. В статье сравнивался "старый" стиль управления, основанный на многочисленных совещаниях и "новый", где роль совещаний сводилась к минимуму, а производственные коммуникации строились с помощью электронной почты, чата и внутренней социальной среды. Приводились доводы в пользу и нового, и старого подходов, и вывод вроде бы напрашивался сам: организация сама определяет пропорции "личного" и "электронного" взаимодействия. В зависимости от характера деятельности, принятой модели управления, культуры и т.п.

Если рассматривать абстрактные организации, то так или иначе разговор сведется к этой простой и бесполезной мысли. Можно попытаться ввести какую-то классификацию, например, по модели управления, по характеру деятельности организации. Или же наоборот, разбить все совещания на виды, и уже для вида определить, будет ли его перевод в "электронную форму" эффективным или нет. Но это уже тема для хорошей статьи. Мне же, пользуясь форматом блога, хотелось бы рассказать о своем персональном опыте и вовлечь в дискуссию читателей. Итак, попробую систематизировать свой опыт.

Чаты. Хороши для оповещения коллег, всех или большой группы. Для персональных коммуникации не всегда удобное средство - можно забыть "уйти в приват" и тогда частные вещи становятся достоянием слишком большой аудитории. Широковещательный режим чата способствует тому, что важная информация разбавляется изрядной долей спама.

Системы мгновенного обмена сообщениями. Позволяют мгновенно решать мелкие вопросы, что называется, не вставая со своего рабочего места. Хорошая альтернатива телефонным звонкам. Правда, если суть вопроса не получается уместить в паре предложений, то я лучше позвоню по телефону или, если есть такая возможность, встречусь лично. Во-первых, набирать текст на клавиатуре у меня получается медленнее, чем говорить, а во-вторых, к личному общению прибегаю в случаях, если не уверен, что смогу по "коммуникатору" [Microsoft Office Communicator] мотивировать участника сделать то, что мне надо. Личного обаяния еще никто не отменял :) Не рассматриваю как стопроцентную альтернативу совещаниям, но регулярное общение при помощи мгновенных сообщений уменьшает количество ситуаций, когда требуется собирать совещание.

Объединенные коммуникации (Unified Communications). Скажу сразу, что пользовался только "скайпом", голосовыми сервисами "аськи" и "коммуникатора", так что в моем сознании это скорее замена голосовой телефонии.  Про недешевые средства телеприсутствия только читал, вживую не видел и тем более не тестировал.

Внутренняя социальная среда. Читаю внутренние блоги, иногда что-то пишу. Раз в год на внутренней доске объявлений (разумеется, электронной :) ) вывешиваю объявление, где приглашаю коллег угоститься, чем бог пошлет. Неформальный характер социальной медиа позволяет высказать спорное мнение, или (что думаю, чаще) просто подурачиться. Производственные вопросы сам с помощью неформальной социальной среды (блоги, форумы) решаю редко. Во-первых, не всегда вопросы можно вынести "на всеобщее обозрение" - хотелось бы контролировать аудиторию. Во-вторых, не всегда это бывает эффективно. На вопрос отвечает, как правило, небольшое количество респондентов, и не всегда те, от которых бы хотел услышать ответ. Но как среда взаимодействия для рабочей группы - архиполезная вещь. Можно быстро собрать воедино документы, систематизировать информацию в виде вики.

Электронная почта. Первое средство для взаимодействия с внешними контрагентами. Тем не менее, уже не вспомню, как обходился без электронной почты. И когда писал бумажные письма (официальная переписка не в счет). Регулярно получаю письма от коллег - как правило, это ссылки на веб-страницы, реже документы. Получаю и отправляю задания другим сотрудникам редко - видимо, в силу наличия в компании СЭД. Тем более, что быстро найти взглядом нужное письмо в ворохе входящей корреспонденции (письма внешних контрагентов, рассылки, рекламная информация и.т.п.) непросто. Не скажу за других, но в моем сознании электронная почта и совещания - субстанции параллельные, одно другое не заменяет.

СЭД. Регулярно использую в общении с коллегами. И не только как транспорт для официального (заявления, заявки) и "производственного" (проекты документов) контента, но и для обсуждения производственных вопросов. На мой взгляд, формат "задача-задание" является этаким растянутым во времени совещанием, когда участник вступает в совещание тогда, когда у него есть время: рецензирует документ, отвечает на вопрос. Так что СЭД действительно способна сократить количество и длительность "живых" совещаний, созывая последние только по действительно важным вопросам. Еще СЭД - это питательная среда для развития горизонтальных связей в коллективе, а возможность установить срок, к которому необходимо выполнить задание и поставить наблюдателя укрепляет горизонтальную связь вполне реальной вертикалью.

А что вы думаете по этому поводу? Какие еще механизмы "электронного взаимодействия", способные если не заменить, то уменьшить необходимость в "живых" совещаниях? Или это вообще не нужно делать?

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (9)
Евгений Дьяконов 17 апреля 2010 г. 23:42  
Как я понял, СЭД Вы используете только для общения с коллегами. А как с бизнес-партнерами, используете СЭД? Для заключения Договоров, отправки Заявок, Рекламаций, Спецификаций... 
Сергей Бушмелев 19 апреля 2010 г. 17:41  

 

Да, СЭД используется внутри холдинга. С контрагентами обмениваемся документами по электронной почте. Во-первых, функционал СЭД (хранилище документов, сложные маршруты workflow, справочные данные) имеет смысл использовать для решения внутренних задач. Внешние же организации для компании (или холдинговой структуры) выступают в роли «черных ящиков» - их внутренняя структура неинтересна, общение ведется только с «точками входа» - контактными лицами. И сложный workflow здесь не нужен - маршруты предельно простые «отправил - получил». Во-вторых, пускать чужаков за периметр компании категорически не рекомендует служба безопасности. Вызвано это, в том числе, заботой о сохранности персональных данных и конфиденциальной информации.

Поступали предложения от различных облачных сервисов по обмену юридически-значимыми электронными документами. Идея интересная, но есть нюансы.

 1-й нюанс - хранение документов. Хранить документы на сайте неизвестной компании пока страшновато: хранить надо минимум 3-5 лет, а просуществует ли столько компания, неизвестно. Вот, например, EDVISION еще года два назад себя так громко рекламировала, а теперь не осталось даже доменного имени. Компании, предлагающие внеофисное хранение бумажных документов, вызывают больше доверия. К тому же становишься зависимым от постоянства Интернет-соединения и надежности работы оборудования компании, предоставляющей услуги облачного хранения документов. Если и смотреть в сторону облачных хранилищ, то лучше в сторону решений от крупных компаний (Microsoft, Google, Amazon).

2-й нюанс - спорная ценность сервиса. Сама ценность услуги, что предлагают вышеупомянутые сервисы, неочевидна. Для крупной компании, имеющей массу контрагентов (например, крупный дистрибутор) не составит большого труда самой наладить обмен юридически-значимыми электронными документами. Небольшой компании придется затаскивать в систему всех (или просто большинство) своих контрагентов - очень неблагодарная задача.

3-й нюанс. Как показывает мой опыт, большинство компаний интересует в первую очередь обмен структурированной информацией. Тут уже отчетливо вырисовываются три знакомые буквы - EDI (Electronic Data Interchange).

Павел Овчинников 21 апреля 2010 г. 12:32  

Первое, что приходит на ум - сервис Google Wave, который в этом году должны запустить (сейчас он в бете). Там реализована куча возможностей - от общения в режиме online до прикручивания различных плагинов, медиа-данных и т.п. По идее, сервис идеален для построения взаимодействия удаленных дизайнеров, разработчиков, инженеров и т.п. Но именно удаленных.

Чем  Google Wave отличается от остальных видов электронных конференций? Да вроде ничем. Кроме того, что для этого сервиса нужен только браузер и больше ничего.

Лично мне кажется, что удаленное совещание действительно актуально тогда, когда его участники сидят друг от друга дальше, чем через одну дверь коридора. Тем более, что автоматизация "живых" совещаний уже давно придумана и вполне эффективно практикуется:)

Андрей Подкин 21 апреля 2010 г. 12:52  

Павел, что такое Google Wave и для чего его можно использовать в реальной жизни, не понимают даже гики с многолетним стажем

Павел Овчинников 21 апреля 2010 г. 13:31  

Но ведь если звезды зажигаются на небе, значит это кому-то нужно. IPad, вон, вокруг обкритиковали и ничего - растащили в миг. ;)

Хотя по Google Wave действительно вопросов больше, чем ответов. И работает все пока не идеально. А сейчас еще и Google Buzz запущен...

Елена Питомцева 22 апреля 2010 г. 11:05  
По исследованию Cisco "помимо электронной почты, сотрудники предприятий используют для совместной работы коллективное рабочее пространство (66% опрошенных), голосовые вызовы и телеконференции (66%), веб-конференции (55%), видеоконференции (35%), мгновенные сообщения (34%) и социальные сети (17%). При этом половина из тех, кто пользуется социальными сетями в своей работе, нарушает запреты и ограничения ИТ-отделов."  Это в США. Правда не понятно какого размера была выборка.
Павел Овчинников 22 июля 2010 г. 08:45  

Еще один интересный сервис http://www.teamer.ru/ (попасть туда можно только по инвайту). Очень походит на Google Wave, но проще и в разы быстрее. Главная задача сервиса - организовать работу удаленных работников (копирайтеров или дизайнеров).

Позволяет ставить и выполнять задачи (есть три типа "топиков": задача, заметка, обсуждение), прилагать к ним документы, прослеживать переписку и ход выполнения проекта. Уведомления о ходе работ отправляются в e-mail. История и документы хранятся в тимере до тех пор, пока инициатор проекта не удалит их сам. Внешне это выглядит это как простой форум.

Головко Александр 16 августа 2010 г. 16:56  

У людей существуют два вида общения: вербальное и невербальное.

Считается, что вербальное общение происходит на уровне абстрактного (логического) мышления, а невербальное – это чувственное (эмоциональное) общение. Невербальное общение более древнее. Существуют разные классификации видов общения.

Мне кажется, можно определить следующим образом области применения видов общения.

В хорошо структурированной области человеческой деятельности нужно применять виды вербального общения, например, перечисленные в статье «механизмы», а в слабоструктурированных областях нужно переходить на невербальные виды общения, например, совещания.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев