Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Зачем в функционале СЭД нужна функция мгновенных сообщений?

  6 комментариев Добавить в закладки

Вопрос: Многие мои коллеги настаивают на наличии этой функции в системе, но не могут объяснить, в чем ее преимущество и отличие от обычных клиентов обмена мгновенными сообщениями (ICQ и пр.).

Начальник общего отдела, г. Мурманск

Наличие системы мгновенных сообщений – это необязательное требование для СЭД. В общем то, одно дело документы, другое дело – общение с людьми. Но в том то и вопрос, что работа с документами, как и бизнес-взаимодействие в целом, не может ограничиваться только обменом бумажками или формальными поручениями – часто вопросы нужно быстро решить в рабочем порядке. Тут как раз приходят на помощь мгновенные сообщения – гораздо быстрее и удобнее не звонить по телефону, а написать несколько слов человеку через службу мгновенных сообщений и сразу же получить ответ. Наличие такой встроенной функции в СЭД дает ряд преимуществ, поговорим о них ниже. Но есть и недостатки: так как поддержка мгновенных сообщений – это отдельный функционал в системе, то на его реализацию и развитие разработчику необходимо выделять ресурсы, и соответственно это удорожает основной продукт. При этом обычно встроенные средства имеют меньше функций, чем специальные отдельные программы. Поэтому если у вас в компании уже установлен клиент типа бесплатного ICQ, то, возможно, этого будет вполне достаточно. Что же дает нам взаимодействие системы мгновенных сообщений с СЭД?

Понимание текущего статуса пользователя в СЭД. То есть непосредственно из СЭД мы можем увидеть, доступен ли ваш коллега для общения, находится ли в корпоративной сети и т.д.

Прямо из системы есть возможность быстрого прямого контакта по интересующим вопросам. Так, например, с помощью системы мгновенных сообщений можно быстро отправить ссылку на необходимый документ или на запись справочника, задать уточняющие вопросы по выполняемой задаче.

Поддержка прямого горизонтального общения. Благодаря системе мгновенных сообщений можно обратиться напрямую к любому сотруднику, что важно при работе в группах и проектах.

Последняя тенденция среди разработчиков СЭД – интеграция систем с полноценными программами мгновенных сообщений, и это может стать лучшим решением для любой компании. Например, интеграция с системой Microsoft Lync. Это мощное приложение, которое не только поддерживает мгновенные сообщения, но и предоставляет возможности цифрового голосового общения, коллективного взаимодействия рабочих групп и т.п. При работе с этим приложением нет необходимости добавлять каждого пользователя в свой список. Те, кто вам нужны по работе, будут автоматически доступны из корпоративной сети в зависимости от настроек администратора.

 

Источник: журнал «Современные технологи делопроизводства и документооборота», №1, 2012.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (6)
Андрей Подкин 14 февраля 2012 г. 22:38  
Microsoft Lync. Это мощное приложение, которое не только поддерживает мгновенные сообщения, но и предоставляет возможности цифрового голосового общения, коллективного взаимодействия рабочих групп и т.п.
Еще и недешевое. Хотя, конечно, если ориентироваться на технологии Microsoft, то связка Exchange/Outlook + Lync - отличный пример того, как надо делать Collaboration-системы.
 
Вот только причем здесь СЭД? Это ж несколько другой класс систем.
Михаил Романов 15 февраля 2012 г. 10:07  
Еще и недешевое.
Смотря с чем сравнивать.
 . Если с бесплатными IM системами, то да, дорогое.
 
А так...
Standard-сервер (ограничение по масштабированию, но не по функционалу) - ~22 000 руб
CAL Standard (IM, и коференции PC-to-PC) - ~1000 руб
CAL Enterprise (полный функционал) - ~7500 руб
 
А функции IM в СЭД и правда выглядят инородно. Максимум, что нужно - хорошая интеграция на уровне пользователей.
Максим Галимов 20 февраля 2012 г. 11:24  
А функции IM в СЭД и правда выглядят инородно

Основная идея применения IM внутри СЭД (как и многих других инструментов взаимодействия) -- сценарно-контекстная. Можно использовать средства IM вообще, а можно  в контексте каких-то ситуаций, задач. Например, документ заблокирован -- попросить разблокировать того, кто заблокировал. Прав доступа на просмотр недостаточно -- попросить тут же владельца выдать права. Реплика в переписке вызывает возражения -- использовать не ответ в переписке, а немедленно пообщаться с собеседником через IM (при этом в тему переписки добавится предмет обсуждения). IM -- средство быстрой связи, СЭД -- поставщик контекста
 
Есть и другое направление: сохранить на память переписку из чата или записанный вебинар (если речь идет о чем-то типа Lync).
Михаил Романов 20 февраля 2012 г. 12:05  
Основная идея применения IM внутри СЭД (как и многих других инструментов взаимодействия) -- сценарно-контекстная.
Такой подход выглядит разумнее общих задач, упомянутых в статье. Но на сколько он реально удобен на практике я сказать не могу.
 
Например, в последние три-четыре года я наблюдаю, что мой круг общения определяется моей текущей работой (условно говоря, проектом) и это преимущественно група в пределе насчитывающая 15-20 человек.
Все эти люди присутствуют у меня непосредственно в контакт-листе (боле того, мне с ними нужно бывает связаться самыми разными способами - от диалога в Skype или письма, до прямого звонка на мобильный). Связаться с человеком вне рамок этого круга бывает нужно не чаще раза в месяц.
 
На сколько мой сценарий распространенный, сказать сложно, в нашей проектно-ориентированной компании это практически повсеместно, но правило выполнялось и на предыдущем месте работы.
Максим Галимов 20 февраля 2012 г. 13:03  
На сколько мой сценарий распространенный, сказать сложно

Ситуация, характерная для исполнителя в рамках сравнительно небольшого проекта; круг общения невелик в течение длительного времени. Но даже для проектных организаций характерны люди-"узлы", соединяющие разные проекты, есть отделы, управляющие разными сквозными дисциплинами (тестирование и т.п. -- см., например, оргструктуру Microsoft) -- и люди из этих отделов, чей круг общения больше и более непредсказуемый. Есть не проектные организации. В общем, право на жизнь такой подход имеет :)
Михаил Романов 20 февраля 2012 г. 13:52  
люди-"узлы", соединяющие разные проекты
Да, я уже успел подумать: это функционал, например, для руководителей или сотрудников вспомогательных подразделений (технический отдел, бухгалтерия). Через них идет просто куча документов от самых разных людей.
Сейчас обсуждают
Евгений Кочуров 20 марта 2017 г. 07:49  
Юрий Зерин 18 марта 2017 г. 19:18  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 22:47  
Елена Истомина 15 марта 2017 г. 13:08  
Сергей Бушмелев 15 марта 2017 г. 10:46  
Больше комментариев