Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Зачем в функционале СЭД нужна функция мгновенных сообщений? 

Елена Грозова14 февраля 2012 г. 18:19

Вопрос: Многие мои коллеги настаивают на наличии этой функции в системе, но не могут объяснить, в чем ее преимущество и отличие от обычных клиентов обмена мгновенными сообщениями (ICQ и пр.).

Начальник общего отдела, г. Мурманск

Наличие системы мгновенных сообщений – это необязательное требование для СЭД. В общем то, одно дело документы, другое дело – общение с людьми. Но в том то и вопрос, что работа с документами, как и бизнес-взаимодействие в целом, не может ограничиваться только обменом бумажками или формальными поручениями – часто вопросы нужно быстро решить в рабочем порядке. Тут как раз приходят на помощь мгновенные сообщения – гораздо быстрее и удобнее не звонить по телефону, а написать несколько слов человеку через службу мгновенных сообщений и сразу же получить ответ. Наличие такой встроенной функции в СЭД дает ряд преимуществ, поговорим о них ниже. Но есть и недостатки: так как поддержка мгновенных сообщений – это отдельный функционал в системе, то на его реализацию и развитие разработчику необходимо выделять ресурсы, и соответственно это удорожает основной продукт. При этом обычно встроенные средства имеют меньше функций, чем специальные отдельные программы. Поэтому если у вас в компании уже установлен клиент типа бесплатного ICQ, то, возможно, этого будет вполне достаточно. Что же дает нам взаимодействие системы мгновенных сообщений с СЭД?

Понимание текущего статуса пользователя в СЭД. То есть непосредственно из СЭД мы можем увидеть, доступен ли ваш коллега для общения, находится ли в корпоративной сети и т.д.

Прямо из системы есть возможность быстрого прямого контакта по интересующим вопросам. Так, например, с помощью системы мгновенных сообщений можно быстро отправить ссылку на необходимый документ или на запись справочника, задать уточняющие вопросы по выполняемой задаче.

Поддержка прямого горизонтального общения. Благодаря системе мгновенных сообщений можно обратиться напрямую к любому сотруднику, что важно при работе в группах и проектах.

Последняя тенденция среди разработчиков СЭД – интеграция систем с полноценными программами мгновенных сообщений, и это может стать лучшим решением для любой компании. Например, интеграция с системой Microsoft Lync. Это мощное приложение, которое не только поддерживает мгновенные сообщения, но и предоставляет возможности цифрового голосового общения, коллективного взаимодействия рабочих групп и т.п. При работе с этим приложением нет необходимости добавлять каждого пользователя в свой список. Те, кто вам нужны по работе, будут автоматически доступны из корпоративной сети в зависимости от настроек администратора.

 

Источник: журнал «Современные технологи делопроизводства и документооборота», №1, 2012.


Тип: Записи блогов

 (4,57 - оценили 3 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр