Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
События и новости

Заметки с ABBYY Data Capture Forum

  0 комментариев Добавить в закладки

19 марта в Москве прошел ABBYY Data Capture Forum. На форуме спикеры ABBYY подвели итоги работы на российском корпоративном рынке потокового ввода документов и данных России в 2013 году, а также озвучили  тенденции развития потокового ввода в стране. Кроме того, представители Сбербанка, банка «Открытие», «Транснефти», ОАО «МРСК Сибири», ОАО «Э.ОН Россия», КЭС Холдинга, СИБУРа, «Трансаэро», «Автомир» и других компаний поделились опытом реализации проектов и рассказали, как с помощью потокового ввода оптимизировать бизнес-процессы, сократить расходы и повысить качество обслуживания клиентов.

Тенденции рынка потокового ввода

По данным исследования аналитической компании  Harvey Spencer Associates[1], в последние годы на мировом рынке потокового ввода документов и данных было отмечено сокращение темпов роста, что связано с общемировой экономической ситуацией. В своем последнем отчете компания приводит следующие цифры: в 2012 году рынок вырос с 2,5 до 2,7 млрд. долларов, или на 8,2% по отношению к 2011. Аналитики Harvey Spencer Associates полагают, что к 2017 году общая емкость рынка составит порядка 4 млрд. долларов.

Компании в России по-прежнему заинтересованы во внедрении систем потокового ввода. Согласно исследованию «Российский рынок ЕСМ 2012/2013 гг.», проведенному проектом DOCFLOW[2], 93% компаний планируют расходы в области ECM. Из них 90% собираются переводить документы в электронный вид, и 78% – внедрять решения для ввода информации на базе технологий распознавания текста. Для организаций по-прежнему актуальны задачи по автоматизации обработки различных клиентских документов, ввод данных в учетные системы и систему электронного документооборота, а также оцифровка бумажного архива.

Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Отметил – «…в экономически сложные периоды компании все чаще задумываются об оптимизации бизнес-процессов и, как следствие, о внедрении решений, ее обеспечивающих. Системы потокового ввода данных позволяют сократить затраты на обработку документов более чем на 50% и при этом быстро вернуть инвестиции в проект – ROI составляет от 3 месяцев до 1 года».

Один из способов существенно сократить операционные издержки и оптимизировать бизнес – вынос непрофильных процессов в Общий центр обслуживания (ОЦО) и внедрение системы потокового ввода, которое позволяет до 50% снизить затраты на обработку документов. Этим вопросам был посвящен круглый стол по тематике «Общие центры обслуживания: обмен опытом, обзор лучших практик», прошедший на ABBYY Data Capture Forum. Участники круглого стола обсудили оценку эффективности внедрения ОЦО, технологические решения для их построения и поделились опытом реализации проектов. В дискуссии приняли участие представители крупнейших компаний, среди которых Марат Галимов, заместитель генерального директора ЗАО «Учетно-финансовый сервис» КЭС Холдинг, Кирилл Алифанов, директор по бизнес-процессам и информационным технологиям ОАО «Э.ОН Россия» и другие.

Заметки с выставки и конференц-зала

Оборудование

На выставке интересные решения продемонстрировали HP. Новый сканер с возможностью ввода документов сразу в информационные системы, за счет наличия сенсорного экрана, клавиатуры и открытого API. Благодаря этому можно прямо со сканера заполнить метаданные документа (карточку) любой интегрированной информационной системы.

Мое внимание привлек струйный принтер для организаций, казалось бы вымершая категория. Его плюсы в низкой стоимости печати, ниже, чем у цветных и черно-белых лазерных принтеров. Применяется запатентованная новая технология, которая защищает картридж от высыхания краски при редком использовании принтера, а скорость печати сравнима с лазерными принтерами.

Описание: Z:\worktable_180313\Продажи\Abbyy Capture Forum\Фото0094.jpg

Мобильность

Влияние тренда на мобильность прослеживалось в представленном решении, реализованном на базе Abbyy Mobile для смартфонов на базе Android и iOS. Решение предназначено для выездного сотрудника банка (продавца в «полях») с возможностью занесения сканов документов прямо с мобильного телефона. Предполагаемый сценарий работы состоит в том, что работник фотографирует документы покупателя на мобильный телефон и с помощью ПО отправляет их на сервер. На сервере происходит распознание текста документов и создание заявки в АБС на выдачу кредита. При этом работнику приходит на мобильный результат обработки данных.

Но использованию подобных решений для мобильных устройств  пока мешает неразвитость и нестабильность каналов мобильной связи, а так же остающиеся открытыми вопросы безопасности хранения и передачи данных;

Реальные проекты и проблемы. Коротко.

Для компаний является актуальной задача перевода бухгалтерских документов в электронный вид для последующей обработки в региональных офисах (так как это ощутимо удешевляет процессы).

Компании начинают пользоваться сервисами обмена юридически значимыми документами. При этом, все файлы переданные через сервис все равно хранят локально, так как у бухгалтеров пока еще нет доверия к таким сервисам, боятся, что завтра сервиса «не станет» и они не найдут свои документы.

Существенной проблемой остается так же то, что сервисы обмена не умеют взаимодействовать между собой, а пользоваться «зоопарком» сервисов, когда одна организация использует сервис «А», а вторая, сервис «Б», никто не хочет.

Как отметил руководитель направления управления стандартов банковских операций компании Сбербанк Алексей Миронов, услуги аутсорсинга по обработке сканируемых документов не окупаются, т.к., фактически, компания платит деньги на развитие специалистов подрядчика, а не вкладывает деньги в своих сотрудников.

На текущий момент полностью перевести все в электронный вид, в том числе с использованием мобильных телефонов, для ввода данных сразу в информационные системы мешает так же несовершенство регламентов компаний, которые пока не готовы к таким серьезным изменениям. Поэтому сейчас реально внедрить только распознание ранее напечатанных и заполненных форм.

Крупные компании пока опасаются использовать облачные информационные системы, не верят в сохранность документов, предпочитают использовать локальные системы, пользоваться услугами собственных специалистов.

Нет единой рекомендации по поводу того, хранить ли скан-образы документов после их распознавания. Кто-то хранит постоянно, кто-то временно, кто-то удаляет их сразу после обработки.

Круглый стол

На круглом столе были представлены, как ни странно, два противоположных мнения «Организация ОЦО реально помогает бизнесу», и «ОЦО только мешает» и оба нашли свою поддержку. И если плюсы озвучивались на докладах, то минусы были высказаны только на круглом столе. И вот самые существенные из них:

●    При переводе локальных функций в централизованные, часто страдает качество работы сотрудников. Пример: Раньше в «дочке» сидел бухгалтер. Техник или инженер ему передавал документацию, и бухгалтер вводил бумажные документы в систему вручную, там сам и обрабатывал полученные данные. Теперь обработкой данных занимаются в ОЦО, в дочках поставили потоковые сканеры, а сканирование документов повесили на плечи рядовых инженеров и техников. В итоге, вместо выполнения своей работы, эти рядовые работники теперь часть времени тратят на непрофильную работу – сканирование документов.

●    Между «дочками» должны быть очень хорошие каналы связи. Из-за плохого канала связи обработка данных по документу в ОЦО может проходить даже дольше, чем у локального бухгалтера;

●    Организация ОЦО невозможна без наличия в группе компаний единой ERP-системы.

Озвученные на круглом столе проблемы еще не означают, что проекты по организации ОЦО, внедрению мобильных и облачных технологий не стоит реализовывать. Убежден, что за этим будущее. Принимаясь за подобные проекты необходимо учитывать наличие имеющихся технологических и организационных ограничений, мешающих реализовать проект, понимать возможные риски. Нужно быть готовым производить оптимизацию процессов компании, а в случае необходимости, их реинжиниринг. А выделение конкретных измеримых показателей поможет оценить эффект реализации подобных проектов.

 


 

[1] Harvey Spencer Associates – аналитическо-консалтинговая компания, специализирующаяся на проблемах сканирования и обработки документов.

[2] DOCFLOW – российский проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту, специализированный информационно-аналитический портал, образовательные программы международного уровня, регулярные открытые вебинары с ведущими экспертами отрасли, исследования и аналитику рынка.

Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев