Добавить в закладки могут только зарегистрированные пользователи.
Здравствуй, далёкий друг! 

Игорь Салтыков31 октября 2014 г. 09:24

Не всегда непосредственные участники бизнес-процесса работают в одной организации. Клиенты, аутсорсеры, партнёры, контрагенты, подрядчики – круг «внешних коллег» широк, и необходимость тесного общения и обмена материалами с ними возникает очень часто. При этом взаимодействие носит деловой характер, и информация о нём явно должна находить отражение в системах документооборота компании.

Традиционная технология общеизвестна – «скидываете по электронке» партнёру документы, получаете от него исправленные, попутно по делу и не очень ведёте с ним переписку. Схема часто используемая и для многих привычная, но очень уж ненадёжная с точки зрения безопасности, да ещё и совершенно оторванная от системы. То есть все прелести СЭД тут просто не работают – ни истории, ни поиска, ни отчётности, ни контроля.

С облачными сервисами картинка становится веселей. Например, можно связать папку в системе и расшаренную папку в дропбоксе и отслеживать активность на уровне файлов и даже вести переписку где-нибудь тут же, в текстовом файле. Но в такой схеме неизбежны конфликты версий, а принцип «кто последний – тот и папа» хорош не в этом случае.

Документы можно поместить и в какой-нибудь облачный офис, а в системе оставить только ссылки. Доступ откуда попало, поддержка кучи платформ, совместное редактирование и даже ссылка на актуальную версию документа под руками, но вопросов всё равно масса – и с безопасностью как обычно, и переписка где-то в стороне, и новый документ снаружи не добавишь.

Самое удобное - пустить удалённого коллегу в свою систему. Но нельзя забывать, что внешний пользователь заметно отличается от обычного – и права ему надо порезать основательно, и позаботиться, чтобы он случайно не получил какие-нибудь внутренние рассылки, даже те, которые «для всех». И главное – ему для доступа нужен какой-то интерфейс. Десктопного клиента отметаем сразу в силу его привязанности к определённой операционной системе и необходимости устанавливать, но и менее требовательный к платформе веб-клиент, скорей всего, будет нуждаться в существенной доработке.

Если ваша переписка носит жёстко официальный характер, то логично воспользоваться сервисами обмена электронными документами. И в интегрированном с вашей СЭД варианте такой сервис будет гораздо удобней, чем сам по себе.

Если не очень заморачиваться с удобством и безопасностью и стараться оставаться вне сложных и многоэтапных согласований, то можно найти приемлемые и крайне бюджетные решения, например, использовать закрытые группы в соцсетях – и обсуждение ведёшь, и документами обмениваешься, и свежих котиков лайкаешь. Можно даже попробовать написать воркфлоу на ifttt. Но использовать такую схему следует только чётко осознавая все риски.

Вариантов много, но как всегда – одновременно дешёво, удобно и надёжно не получается.


Тип: Записи блогов

 (3,28 - оценили 3 чел.)

Комментарии
  • Сохранить комментарий
  • Цитировать выделенное
  • Предпросмотр
Комментарии закрыты