Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Взаимодействие и групповая работа

Здравствуй, далёкий друг!

  19 комментариев Добавить в закладки

Не всегда непосредственные участники бизнес-процесса работают в одной организации. Клиенты, аутсорсеры, партнёры, контрагенты, подрядчики – круг «внешних коллег» широк, и необходимость тесного общения и обмена материалами с ними возникает очень часто. При этом взаимодействие носит деловой характер, и информация о нём явно должна находить отражение в системах документооборота компании.

Традиционная технология общеизвестна – «скидываете по электронке» партнёру документы, получаете от него исправленные, попутно по делу и не очень ведёте с ним переписку. Схема часто используемая и для многих привычная, но очень уж ненадёжная с точки зрения безопасности, да ещё и совершенно оторванная от системы. То есть все прелести СЭД тут просто не работают – ни истории, ни поиска, ни отчётности, ни контроля.

С облачными сервисами картинка становится веселей. Например, можно связать папку в системе и расшаренную папку в дропбоксе и отслеживать активность на уровне файлов и даже вести переписку где-нибудь тут же, в текстовом файле. Но в такой схеме неизбежны конфликты версий, а принцип «кто последний – тот и папа» хорош не в этом случае.

Документы можно поместить и в какой-нибудь облачный офис, а в системе оставить только ссылки. Доступ откуда попало, поддержка кучи платформ, совместное редактирование и даже ссылка на актуальную версию документа под руками, но вопросов всё равно масса – и с безопасностью как обычно, и переписка где-то в стороне, и новый документ снаружи не добавишь.

Самое удобное - пустить удалённого коллегу в свою систему. Но нельзя забывать, что внешний пользователь заметно отличается от обычного – и права ему надо порезать основательно, и позаботиться, чтобы он случайно не получил какие-нибудь внутренние рассылки, даже те, которые «для всех». И главное – ему для доступа нужен какой-то интерфейс. Десктопного клиента отметаем сразу в силу его привязанности к определённой операционной системе и необходимости устанавливать, но и менее требовательный к платформе веб-клиент, скорей всего, будет нуждаться в существенной доработке.

Если ваша переписка носит жёстко официальный характер, то логично воспользоваться сервисами обмена электронными документами. И в интегрированном с вашей СЭД варианте такой сервис будет гораздо удобней, чем сам по себе.

Если не очень заморачиваться с удобством и безопасностью и стараться оставаться вне сложных и многоэтапных согласований, то можно найти приемлемые и крайне бюджетные решения, например, использовать закрытые группы в соцсетях – и обсуждение ведёшь, и документами обмениваешься, и свежих котиков лайкаешь. Можно даже попробовать написать воркфлоу на ifttt. Но использовать такую схему следует только чётко осознавая все риски.

Вариантов много, но как всегда – одновременно дешёво, удобно и надёжно не получается.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (19)
Андрей Подкин 30 октября 2014 г. 21:57  
То есть все прелести СЭД тут просто не работают – ни истории, ни поиска, ни отчётности, ни контроля. 

У вас в почте нет ни истории, ни поиска? Так это беда конкретной почтовой системы. В любой современной системе все это есть.

вопросов всё равно масса – и с безопасностью как обычно, и переписка где-то в стороне, и новый документ снаружи не добавишь. 

Да как так-то? И у Google и у Microsoft вполне полноценные решения, есть интеграция почты с облачными документами, безопасность вполне нормальная (на том уровне, на каком она вообще может быть в стороннем сервисе, конечно), добавление документов снаружи легко делается.

Самое удобное - пустить удалённого коллегу в свою систему. 

Чем это удобно?

можно найти приемлемые и крайне бюджетные решения, например, использовать закрытые группы в соцсетях 

Зачем? При переписке по документам если вдруг не хватит обычной почты, то есть, например, Google Groups.

Ришат Мухаметшин 31 октября 2014 г. 01:21  
Самое удобное - пустить удалённого коллегу в свою систему. 
Чем это удобно?

И кому. Как правило, когда две организации придумывают на какую-то тему общаться между собой, у обеих есть соображения на счёт того, какую систему выбрать и какие правила в ней установить. Часто побеждает тот, кто платит деньги; это, кстати, вообще какой-то универсальный ключик и одновременно оружие против адекватности.

Если говорить только в контексте корпоративного контента, то есть определённые соглашения и стандарты, например, CMIS, EDI. Предполагается, что если реализовано оно в системе, то обмен станет прозрачным. Видел, как работает EDI в ресторанном холдинге, когда туда-сюда ходят накладные и ПКО вообще без единого бумажного листа. Это возможно.

Если же брать шире и говорить о взаимодействии в целом, о том, как бы его зафиксировать, чтобы оно осталось в истории, то здесь (возможно, к счастью) стандартов и соглашений пока нет. Обычно взаимодействующие группы людей внутри организаций договариваются между собой. Один крупный оператор связи и один крупный ритейлер, например, не стали выдумывать и шлют друг другу официальные письма практически по любому поводу. При этом соль истории в том, что на деле люди уже договорились между собой и всё сделали. Письма же нужны для получения формального согласия уже пост-фактум от контролирующих служб внутри каждой из организаций, ну и чтобы оправдать присутствие персональных помощников и секретарей, может быть.

можно найти приемлемые и крайне бюджетные решения, например, использовать закрытые группы в соцсетях 
Зачем? При переписке по документам если вдруг не хватит обычной почты, то есть, например, Google Groups.

Андрей, по моему опыту, людям в большинстве интуитивно понятнее именно закрытые группы в соцсетях. И ситуация, если брать масштаб покрупнее, не хочет меняться, как ты можешь заметить. Очень многим людям, и тут даже безотносительно возраста, банально неизвестно, что в принципе существуют какие-то другие сервисы у Google, кроме поиска, да и тот известен, потому что слово «гуглить» на слуху, а логотип показывается, если в адресной строке браузера набрать произвольную фразу и нажать Enter. И это не только про Google. Немного лучше ситуация с российскими разработчиками пользовательских сервисов (Mail.ru, Яндекс), взять тот же Яндекс.Диск. Но это всё диванная аналитика, поскольку я беру информацию только из собственного опыта.

 

Игорь Салтыков 31 октября 2014 г. 09:35  
Минус. Автор разбирается в вопросах, о которых пишет, чуть менее, чем совсем никак.

Автор пытается заботиться о пользователях, а не разработчиках, и иногда интересуется, что народу удобней. 

У вас в почте нет ни истории, ни поиска? Так это беда конкретной почтовой системы. В любой современной системе все это есть.

Есть.
1. Ими мало пользуются, особенно поиском.
2. Чтобы собрать переписку, придётся зайти в кучу писем, потому что далеко не все любят таскать всю историю в одном письме с бесконечным цитированием, где в конце концов и не поймёшь, кто, когда и что именно писал.
3. Оно есть в моей почте. А нужно бывает не только мне.

Да как так-то? И у Google и у Microsoft вполне полноценные решения

Решения есть, ответов нет.

Чем это удобно?

Ну это конечно не так удобно, как гуглгрупс.
Привычная среда - зло. Зачем нам закосневшие пользователи? Пусть осваивают новое. 

При переписке по документам если вдруг не хватит обычной почты, то есть, например, Google Groups.

А рано утром я встану в очередь в мавзолей...

 
по моему опыту, людям в большинстве интуитивно понятнее именно закрытые группы в соцсетях.

Всё так...

 

Андрей Подкин 31 октября 2014 г. 10:54  
Автор пытается заботиться о пользователях, а не разработчиках, и иногда интересуется, что народу удобней. 

Будучи некомпетентным, можно много чего пытаться сделать.

Оправдывать замену привычной почты на СЭД - это не забота о пользователях, а желание "впарить" им свое решение. Естественно не бесплатно.

Ими мало пользуются, особенно поиском.

Значит, в СЭД тоже не будут пользоваться.

Чтобы собрать переписку, придётся зайти в кучу писем, потому что далеко не все любят таскать всю историю в одном письме с бесконечным цитированием, где в конце концов и не поймёшь, кто, когда и что именно писал.

Автор показывает совершенно полную неосведомленность того, как работает самый банальный GMail. Не надо никуда ходить, все письма на одну тему автоматически собираются вместе, даже если удалять цитирование. Если не удалять, оно сворачивается и совершенно не мешает.

Решения есть, ответов нет.

Конечно. Это рабочие инструменты, а не настольные книги философа.

А рано утром я встану в очередь в мавзолей...

Да вы, батенька, юморист. Петросяну сценарии не пробовали писать?

Андрей Подкин 31 октября 2014 г. 10:55  
Но это всё диванная аналитика, поскольку я беру информацию только из собственного опыта.

Именно так, Ришат. Я когда-то тоже думал, что Google Apps для бизнеса в Ижевске почти никто не использует. А потом посмотрел по сторонам и оказалось, что используют, и очень много.

Андрей Подкин 31 октября 2014 г. 10:57  
А я плюсую, тема интересная. 

Ага, только хотелось бы пообщаться по ней с человеком, который разбирается, а не просто "погулять вышел".

Игорь Салтыков 31 октября 2014 г. 10:57  
Будучи некомпетентным, можно много чего пытаться сделать.

Я вижу.

Андрей Подкин 31 октября 2014 г. 11:06  
Я вижу.

Ну так займитесь темой, изучите, прежде чем писать подобны опусы. А пока даже "Туфли на высоком каблуке" остаются намного более профессиональными рассуждениями, чем ваши.

Игорь Салтыков 31 октября 2014 г. 12:20  
Ну так займитесь темой, изучите, прежде чем писать подобны опусы.

Пока я вижу, что и тему знаю лучше, и про поведение пользователей имею больше информации.
И ещё страшную тайну открою - мои привычки и опыт оказывают не самое большое влияние на содержание моих постов.

Оправдывать замену привычной почты на СЭД - это не забота о пользователях, а желание "впарить" им свое решение. Естественно не бесплатно.

Где конкретно я что-то впариваю?
И почему привычную почту менять на СЭД - это "впаривать", а желание позволить пользователю остаться в привычной СЭД вызывает недоумение?

Значит, в СЭД тоже не будут пользоваться.

Ни разу не значит.

Да вы, батенька, юморист. Петросяну сценарии не пробовали писать?

Нет, не пробовал. У нас с ним слишком разные взгляды на юмор.
И да, на всякий случай - фраза про мавзолей была не моя.

Автор показывает совершенно полную неосведомленность того, как работает самый банальный GMail

Даже нативные гугловые клиенты под разными версиями андроида ведут себя по-разному. А ещё есть "левые" почтовые клиенты со своими тараканами. Так что весь наезд мимо кассы. И напомню - это моя почта, и чтоб из неё кому-то что-то отдать, в любом случае надо не два клика сделать. А ещё почта есть не только у Гугла.

Ок, спасибо, я поимел представление о привычках отдельно взятого Андрея Подкина.

 

Елена Питомцева 31 октября 2014 г. 13:07  

У нас скоро будет интересная инфографика по эймовскому исследованию поиска. Интересно, статистика вас примирит.... ;)

Елена Питомцева 31 октября 2014 г. 13:08  

Уважаемый пользователи, важное объявление!

Сегодня на сайте предстоят техническиен работы - переезжаем на новый хостинг.

В какой-то момент сегодня, возможно, будет нельзя писать комментарии, так как они не сохранятся. Сообщим позже о точном времени.

Виктор Золотов 31 октября 2014 г. 13:20  
Не всегда непосредственные участники бизнес-процесса работают в одной организации. Клиенты, аутсорсеры, партнёры, контрагенты, подрядчики – круг «внешних коллег» широк

Разовьем тему.

Игорь, давайте возьмем средне статистическую организацию-потребителя СЭД. Пускай там будет 1000 чел. адм. персонала, и внедрено Делопроизводство+Договора. Тянет же на обычного (хоть и немаленького) клиента? 

И вот вопрос - у всех ли пользователей из 1000 есть доступ к СЭД и какой процент реально пользуется СЭД? Моя статистика говорит что человек 70 из этой 1000 будут пользоваться. В среднем разумеется.

Отсюда два вывод: гораздо более острая проблема вовлечение в бизнес-процессы не пользователей за периметром компании, а в самой компании. 

И главный вопрос: почему пользователи не вовлекаются в работу даже в самой компании? Уж служебки какие-то точно все делают, так что потребность есть. Почему не работает это?

А вот когда будет ответ на этот вопрос, Игорь, вы поймете нервный скепсис Андрея ).

 

Игорь Салтыков 05 ноября 2014 г. 08:01  
гораздо более острая проблема вовлечение в бизнес-процессы не пользователей за периметром компании, а в самой компании. 

Одна проблема никак не отменяет другую.

И главный вопрос: почему пользователи не вовлекаются в работу даже в самой компании? Уж служебки какие-то точно все делают, так что потребность есть. Почему не работает это?

Мне кажется, в самой компании надо копать.
Если кроме служебок ничего не делают, то может это и не потребность? Нужна ли СЭД, когда нет относительно сложных бизнес-процессов? Проще бумажку напечатать.
Если же им реально нужно, но всё равно не работают, то вопросы, я считаю, в первую очередь к менеджерам компании.

А вот когда будет ответ на этот вопрос, Игорь, вы поймете нервный скепсис Андрея ).

Скепсис могу понять, хамство - нет.

 

Комментарии закрыты
Сейчас обсуждают
Больше комментариев