Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Кейс Wildberries

Интернет-магазин Wildberries (3 место из 20 крупнейших онлайн-магазинов по версии Forbes) в конце 2014 года объявил своим партнерам о переводе обмена документами в электронный вид. Опыт, который приобрел интернет-магазин в ходе данного проекта, может послужить отличной иллюстрацией работы e-commerce с электронными документами.

Сроки

Старт 1 мая 2014 года

Перевод в эксплуатацию январь 2015

Задачи

- Перевести в электронный вид ключевые документы. Прежде всего речь идет об электронных счетах-фактурах, актах и накладных (ТОРГ-12). Также должны были быть автоматизированы все процессы создания, обработки и хранения данных документов.

- Объединить работу с документами в единое пространство. Существующая учетная система на платформе 1С должна выступать генератором документов, а Synerdocs – средством транспорта. Входящие документы также должны были попадать прямо в учетную систему, а данные из них в соответствующие справочники.

- Перевести в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов. Это сокращает время обработки входящих документов в десятки раз.

Используемые продукты

Synerdocs

Первичные документы (счета-фактуры, акты и накладные), как правило, приходят вместе с товаром на бумаге. Поскольку номенклатурных позиций бывает много, а цены на некоторые товары и их объемы постоянно изменяются, то часто в бумажные документы попадали неточности, требующие корректировки или исправлений. Для бумажных документов это означает увеличение времени обработки данных в разы (если сложить сроки физической доставки бумаг).

При поставке товара могут возникать такие проблемы, как недогруз, пересорт или брак товара. В этом случае со стороны интернет-магазина формируется и подписывается Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании товарной накладной (ТОРГ-12), этот акт должен быть подписан поставщиком. Акт отправляется поставщику его экспедитором, а тот, соответственно, подписывает его и формирует корректировочный счет-фактуру (КСФ). Таким образом, подписанный уже двумя сторонами ТОРГ-2 и КСФ комплектом должны быть отправлены магазину обратно.

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был – в компании используется информационная система на платформе 1С, в которой формируются учетные документы. Теперь требовалось решение, которое могло бы объединить процесс формирование первичных документов в учетной системе с подписанием, отправкой и получением документов. Плюс подчеркивалась необходимость возможности быстро добавлять новых контрагентов в систему, гибкость при масштабировании, интеграции и роуминге.

Перед переходом на Synerdocs команда Wildberries.ru совместно с аналитиками сервиса обсудили всю необходимую функциональность и гарантии быстрой доставки и возврата документов с обеспечением их юридической значимости. Также были внимательно изучены интеграционные возможности сервиса, поскольку существующая в компании система значительно отличалась от типовой конфигурации, потому многие типовые интеграционные решения не подходили.

Переход Wildberries на электронные документы начался 1 мая 2014 года. В этот момент стартовал пилотный проект, продлившийся до сентября. В проектную команду вошли специалисты от оператора и интернет-магазина. В ходе пилотного проекта силами Wildberries при поддержке специалистов оператора разрабатывалось интеграционное решение для 1С с помощью API Synerdocs. К началу промышленной эксплуатации интеграция была готова и протестирована.

Первоначально с электронными документами стали работать специалисты отделов продаж и взаиморасчётов. Эти специалисты формируют сотни документов в 1С и отправляют контрагентам через Synerdocs. Перевод в промышленную эксплуатацию был осуществлен в начале 2015 года.

Основная сложность при переходе на электронные документы на сегодняшний день – это перевод на новую технологию своих контрагентов. Этот процесс запустили в конце тестового периода. В Wildberries отмечали определенную степень незаинтересованности поставщиков в переходе на ЭДО. Этот момент необходимо было обрабатывать совместно с оператором, привлекать его ресурсы для мотивации и создания процесса обмена электронного документа. Одним из ключевых мотивационных факторов стала жесткая позиция Wildberries, донесенная до контрагентов с помощью рассылки.

Итоги проекта

В ходе проекта интернет-магазин получил следующие преимущества:

  1. Быстрые приемка товара и корректировка документов.
  2. Удобный и надежный обмен документами с поставщиками.
  3. Платформу для развития ЭДО, в данный момент уже переводятся в электронный вид договоры, в планах и другие документы.

Правильным решением для мотивации было проведение совместных обучающих вебинаров, в рамках которых была охвачена большая часть контрагентов интернет-магазина. Непосредственно подключением поставщиков полностью занимался оператор, многие из компаний впервые осваивали электронные документы и работу с электронной подписью. Также для всех сторон нужно было обеспечить интеграцию с корпоративными и учетными системами.

К моменту запуска решения в продуктив электронными документами обменивались уже около 100 компаний. В планах подключение всех контрагентов Wildberries – около 500 компаний.