Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Кейс СПАО «Ингосстрах»

СПАО «Ингосстрах» – один из крупнейших страховщиков России. Агентская сеть компании включает в себя десятки тысяч агентов во всех регионах России. В одной только Москве и Московской области работают порядка 6 000 страховых агентов. И каждый из них является инициатором документооборота, отправляя в страховую компанию неограниченное количество отчетов о выполненной работе. Впоследствии на основании высланных отчетов агенты получают финансовое вознаграждение.

Каждый агент отправляет в СПАО «Ингосстрах» в среднем 15 отчетов в год. Таким образом, 1 000 агентов ежегодно генерируют около 15 000 документов.

Характеристики проекта:

Сроки

Старт проекта: 2014

Пилотный проект: осень 2015

Подключение контрагентов: зима 2016

Задачи

Перевести обмен документами с агентами в электронный вид

Используемые продукты

Synerdocs

В 2014 году компания приняла решение освоить современные технологии, позволяющие снизить объем бумажных документов и оптимизировать финансовые и временные затраты по обработке входящих документов. Согласно выдвинутым требованиям была проведена оценка основных представителей рынка, предлагающих услуги по автоматизации внешнего документооборота.

В части поддержки информационной безопасности и юридической значимости свое соответствие подтвердили подавляющее большинство ИТ-решений, существующих на рынке. Однако ту специфику работы со страховыми агентами, которая сложилась в СПАО «Ингосстрах», в явном виде не поддерживало ни одно из них.

Внедрение сервиса в работу агентов полностью было доверено команде Synerdocs. Перед исполнителями поставили две основные задачи:

  • обеспечить обмен электронными документами с агентами компании, в том числе с физическими лицами;
  • разработать поддержку новой функциональности – движение электронных документов без подписи.

После обсуждения первостепенных задач были определены ключевые направления работ, обозначена очередность их реализации, выбран приоритетный регион для внедрения решения – Москва и Московская область. Старт пилотного проекта по переводу СПАО «Ингосстрах» на обмен электронными документами с помощью сервиса Synerdocs состоялся в феврале 2015 года.

Пилотная стадия проекта продлилась 2,5 месяца и успешно завершилась в апреле. В сентябре 2015 года была запущена вторая стадия проекта: к сервису стали подключать новую группу агентов – индивидуальных предпринимателей. В начале 2016 года СПАО «Ингосстрах» вновь расширило список подключаемых абонентов, включив в него крупных дилеров.

Итоги проекта

Реализован ряд технических доработок, касающихся функциональности сервиса:

  • Быстрый обмен с агентами-физлицами, которые создают основной поток документов. Теперь даже при ежедневном формировании отчетов у агентов нет проблем с их оперативной доставкой до принципала.
  • Движение документов без подписи. В соответствии с требованиями законодательства (ст. 1008 ГК РФ) агент предоставляет отчет и подписывает документ первым, однако, по сложившейся практике, СПАО «Ингосстрах» самостоятельно готовит для агента проект отчета на основании данных, взятых из корпоративной информационной системы. Для удобства сотрудников в сервис была добавлена возможность отмечать документы, подготовленные СПАО «Ингосстрах», атрибутом «Подготовлено вами». Первичность подписи агента при этом сохранилась.

На сегодняшний день продолжается разработка интеграции сервиса Synerdocs с корпоративной информационной системой заказчика, где ведется учет, и агентским порталом. Ожидается, что с появлением интеграционного решения трудозатраты, связанные с подготовкой и обработкой отчетов, снизятся еще больше.

Помимо интеграционного решения, которое обеспечит более гибкие инструменты по маршрутизации workflow-процессов внутри компании, СПАО «Ингосстрах» намерено вывести использование внешнего юридически значимого документооборота в стандарт компании при работе с агентской сетью.

Для СПАО «Ингосстрах» переход на стандарты безбумажного документооборота – не просто дань тренду. Это возможность упростить работу многочисленных агентов, предоставить им больше свободы, свести к минимуму посещения ими офиса принципала и существенно сократить сроки получения вознаграждения. Вслед за автоматизацией работы с агентскими отчетами СПАО «Ингосстрах» планирует перевести в электронный вид максимальное количество документов, которыми обменивается как с широкой сетью своих агентов, так и с остальными контрагентами, – это дополнительные соглашения, акты приемки-передачи бланков строгой отчетности, первичная учетная документация и т.д.