Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Кейс Nokian Tyres

Концерн Nokian Tyres является лидером шинного рынка в России в премиальном и среднеценовом сегментах. Компания производит инновационную продукцию для коммерческого и грузового транспорта, индустриальные шины для тяжелой техники и является одним из ведущих игроков мирового рынка.

Российское подразделение финского концерна представлено заводом в Ленинградской области, региональными подразделениями и собственной розничной сетью Vianor. Чистый объем продаж в 2015 году превысил 1,4 млрд евро, штат составил более 4200 работников. Nokian Tyres входит в ТОП-15 лучших работодателей России по версии Head Hunter (2015 год).

Характеристики проекта:

Сроки

Начало использования системы DIRECTUM – 2010 год.

Старт пилотного проекта по ЮЗЭДО между дочерними юридическими лицами – 2013 год.

Завершение пилотного проекта по ЮЗЭДО с контрагентами – осень 2015 года.

Задачи

  1. Перевести обмен первичными документами с контрагентами и дочерними компаниями в электронный вид.
  2. Исключить печать счетов-фактур, накладных ТОРГ-12 и корректировочных счетов-фактур на всех этапах процесса поставки товара, обеспечив работу с электронными оригиналами.
  3. Создать единый электронный архив юридически значимых документов.
  4. Реализовать мультиоператорность (одновременную работу с несколькими операторами ЭДО) с целью более широкого охвата контрагентов и возможности выбора ими оператора.

Используемые продукты

DIRECTUM, Oracle E-Business Suite, Synerdocs

С 2010 года компания Nokian Tyres использует ECM-систему DIRECTUM. В рамках внедрения ПО специалистами компании Avis Expert были автоматизированы порядка 90 процессов, среди них: договорная и претензионно-исковая работа, работа с внутренними нормативными документами, управление доверенностями, премии и поощрения сотрудников компании, инвестиционные предложения, тендерная деятельность и т.д. Сегодня фактически все документы компании создаются и обрабатываются в DIRECTUM, а сама система тесно интегрирована в единое информационное пространство компании (так, настроена ее связь с ERP-системой Oracle E-Business Suite).

Чтобы управлять бумажным потоком использовалось решение по штрих-кодированию. Входящие документы маркировались термоэтикетками с штрих-кодом, использование которых позволило пользователям моментально получать полную информацию как о самом документе (его реквизиты, наличие ЭП согласующих лиц), так и о бизнес-процессах, в которых он использовался.

Переход на ЮЗЭДО

В 2013 году с целью перехода на юридически значимый электронный документооборот с контрагентами в Nokian Tyres частично реализован пилотный проект по ЮЗЭДО между дочерними юрлицами с помощью сервиса Synerdocs.

В 2015 году был инициирован новый подход к решению актуальных задач. Учитывая, что направление юридически значимого ЭДО только начинало приобретать популярность в России, команда проекта столкнулась с рядом так называемых детских болезней: неготовностью должностных лиц переходить на электронный формат, разным пониманием процессов сотрудниками госорганов в регионах страны. Благодаря высокой квалификации специалистов проектной команды и заинтересованности со стороны руководства Nokian Tyres, все препятствия были последовательно устранены.

В результате было выбрано решение компании Avis Expert на платформе DIRECTUM, интегрированное с сервисами обмена, в том числе с Synerdocs.

К важным особенностям проекта по переходу на ЮЗЭДО можно отнести:

  • подключение к системам обмена нескольких юридических лиц, работающих в одной базе DIRECTUM;
  • настройку обмена юридически значимыми документами между ними.

Для удобства пользователей был создан «Поиск документов по архиву», позволяющий искать финансовую документацию в DIRECTUM по заданным критериям. Функция полезна и налоговым специалистам, которые проверяют первичные документы по условиям договора.

В рамках организации единого информационного хранилища данных был автоматизирован ввод бумажных исходящих и входящих финансовых документов в DIRECTUM, а также выполнена миграция архива скан-копий из SharePoint в DIRECTUM и автоматизирована обработка более 30 видов файлов.

В системе реализована возможность экспорта документов, отправленных или принятых через сервисы обмена. При этом выгрузка может осуществляться в требуемом ФНС формате (в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@, ред. от 02.02.2015) «Об утверждении форматов первичных учетных документов»). Перед экспортом пользователь может настроить критерии выборки (по дате, видам, организации, стадии жизненного цикла), а также формат выгружаемых документов и вариант выгрузки: отдельными папками или сразу в одну. По результатам экспорта формируется реестр выгруженных документов. На текущий момент компания Nokian Tyres успешно прошла несколько проверок ФНС с использованием внедренного решения.

Итоги проекта

Компания Nokian Tyres практически полностью переведена на безбумажный документооборот с основными контрагентами. По состоянию на начало 2017 года в электронном виде обработаны более 40 тысяч документов. Ежемесячно через систему проходит более 3 000 электронных документов.

  • Процессы стали более надежными и предсказуемыми, благодаря гарантии доставки документов и прозрачности построения. Повысилась степень взаимозаменяемости сотрудников.
  • Реализована обработка счетов-фактур, накладных ТОРГ-12, счетов на оплату, сертификатов соответствия, а также актов, поступающих через системы обмена от складских операторов.
  • Процесс согласования и подписания документов с контрагентами ускорен в среднем с пяти до одного дня.