Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Василий Лукин 09 августа 2018 г. 08:15  

Да, безусловно, технология блокчейн, при правильном применении, может не просто стать конкурентным аналогом или следующим этапом эволюции сервисов обмена электронными документами, а попросту убьет их. Сейчас, по сути, только отсутствие законодательного регулирования тормозит этот процесс. Как только блокчейн окажется в правовом поле - начнется отсчет последних мгновений жизни сервисов электронного обмена. Но что-то подсказывает, что, по крайней мере у нас в стране, это произойдет еще не скоро, если произойдет вообще.

Наталья Демина 30 июля 2018 г. 12:03  

Артем, добрый день.

Вся суть цифровизации, как вы пишете, в избавлении от лишних этапов, посредников. В переходе к электронному документу и электронному документообороту посредником считалась бумага, использование блокчейна - это отказ от систем ЭДО и банков. А можно ли считать посредником человека, если мы говорим об автоматизации функций того же делопроизводителя? Какая в принципе роль отводится человеку в цифровом мире?

Анна Пушина 26 июля 2018 г. 08:33  

Добрый день, Артем!
 Скажите, пожалуйста, какова точность таких прогнозов?
Если часть показателей можно измерить, то сокращение количества этапов в процессе все же не полностью  исключает человеческий фактор, который сложно предсказать. Насколько   спрогнозированный на этапе проектирования  экономический эффект  оказывается близок к реальным показателям после внедрения? 

 На этапе проектирования нужно не просто переносить существующие процессы в электронный вид, а ставить цель — оценить ситуацию и избавиться от лишних звеньев в процессе. Тогда компания сможет получить выгоду за счет сокращения времени процесса и, соответственно, его стоимости.
Алексей Микрюков 02 августа 2018 г. 09:56  

Наталья, спасибо за Ваш комментарий.

Когда мы говорим о  «целесообразности выделять отдельную систему долговременного хранения» мы учитываем в первую очередь текущую ситуацию с ИС  в организациях, потребности организаций, а также существующую нормативную базу. Именно поэтому, вариант выделения отдельной системы для архивного хранения ЭД выглядит более предпочтительным по сравнению с другими вариантами (например, с вариантом, когда необходимо реализовать все требования архивного хранения в каждой системе, в которой формируются ЭД).

Безусловно зарубежный опыт интересен и полезен. Его нужно использовать особенно в тех областях, где у нас пока есть пробелы. Например, в вопросах долговременного хранения ЭД подписанных ЭП.

Наталья Храмцовская 01 августа 2018 г. 11:40  

Алексей пишет: "... наиболее целесообразно выделять отдельную систему долговременного хранения, интегрированную с системами-источниками".

Эта идея – вполне здравая сама по себе -  была очень популярна среди наших зарубежных коллег лет так 10 тому назад. Основной вывод, сделанный ещё года два-три тому назад международным сообществом специалистов по управлению документами и разработчиков СЭД/ECM\ERP и т.п. систем на основе накопленного с тех пор опыта заключается в том, что в мало-мальски крупных организациях перенести все документы в специализированную систему для управления документами и/или их архивного хранения практически нереально – неоправданно дорого и трудозатратно, а иногда и вредно с точки зрения сохранения их юридической и доказательной силы. Даже с электронной почтой это обычно не получается :(

Алиса Муратова 30 июля 2018 г. 14:57  

Татьяна, благодарю за вопрос! Попробую на него ответить.

ТОРГ-13 на сегодняшний день передается как неформальзованный документ, чаще используют формат PDF, что собственно законодательство делать разрешает. 

В сервисе Synerdocs есть возможность связывания документов, соответственно, связь отследить представляется возможным. 

Что касается факторинга, в следующем месяце буду писать статью на эту тему, где более подробно рассмотрю этот вопрос ;) Или же, можете связаться со мной (Muratova_AR@synerdocs.ru) или нашими специалистами, чтобы оперативно могли вас познакомить с решением в удобном для вас формате.

 

 

Татьяна Колесова 30 июля 2018 г. 10:03  

Алиса, очень интересную тему подняли!

У меня возникли вопросы по 2 теме: ТОРГ-13 имеет формализованную форму или передается в произвольном формате (т.е. какой выберем)? И как реализована связь в электронном виде первого документа ТОРГ-13 (ТОРГ-12) с ТОРГ-2, если он возникает? Т.е. можно ли отследить, что данный ТОРГ-2 именно к этому документу?

Так же была бы благодарна, если бы более подробно описали схему электронной сделки с договорами факторинга.

Анна Пушина 26 июля 2018 г. 09:06  
Следующий фактор, который влияет на «цифровую готовность» – это масштаб предприятия. Крупные компании, естественно, легче идут на внедрение новых информационных технологий и принципов работы. Во многом это связано с возможностью инвестировать в проекты.  

Добрый день, Екатерина!
Спасибо за интересную статистику!
На мой взгляд, масштаб предприятия влияет не только на возможность инвестировать в проекты, но на и  эффект от внедрения систем, так как в небольших организациях сложно будет достигнуть значимого  экономического эффекта от масштабов производства, соответственно повышаются сроки окупаемости проектов. 

Наталия Агафонова 12 июля 2018 г. 15:43  

Автор статьи, на мой взгляд, подобрал очень правильные слова о том, что моделирование без программирования - маркетинговая фишка BPM-систем. Конечно, возможность «собирать» по блокам процесс и публиковать в продуктив, без дополнительных действий и привлечения других сотрудников, выгляди очень привлекательно. Но это лишь в случае простых процессов. А какие компании, которые готовы вкладывать деньги во внедрение системы приходят с простыми процессами? Поэтому моделирование без программирование может подойти только тем компаниям, которые и без автоматизации прекрасно справляются. А процессы, с которыми приходят к внедрению ECM-систем или BPM-систем без программирования реализовать невозможно.

Андрей Николаев 04 июля 2018 г. 07:38  

Максим, спасибо за сравнительный анализ систем и интересную статью!

Вы пишете про контент, который появляется в ходе исполнения процесса, и приводите пример справки 2-НДФЛ.

Не могли бы Вы поделиться опытом, насколько современные системы, не важно BPM, ECM или прочие, поддерживают работу с контентом, который попадает в раздел персональных данных (в том числе и справки 2-НДФЛ)? Каким требованиям должна соответствовать информационная система, требуется ли сертификация системы?

Спасибо!

Ирина Горшкова 02 июля 2018 г. 12:42  

Поразительные эксперты пишут обзорные статьи. Все что указывается ключевыми новеллами, уже прописаны в Методических рекомендациях от 2009г. : 

1. Состав реквизитов, порок из оформления в п. 3.2.2, оформление реквизитов в том же документе приложение № 11.

2. Требования к оформлению документов, шрифты/отступы и пр. в Рекомендация п. 3.1.1. , приведены в приложения образцы бланков.

3. Что касается положений по организации документооборота-  проверку целостности поступившего пакета, порядок рассмотрения поступившей корреспонденции (3.4.2.), порядок написания текстов документов - все было описано в Рекомендациях, как минимум в части указания на то, что эти вопросы должны быть учтены и описаны при подготовке инструкций по делопроизводству.

Мне кажется все же было бы неплохо господам экспертам как минимум сначала читать первоисточники, проводить сравнительный анализ и только затем пытаться выдать некую аналитику. 

Данная статья ни знания материала не показывает, ни понимания степени изменений. Больше здесь следовало бы говорить о том, что завершен рекомендательный характер методических требований к делопроизводству для государственных организаций, об описании порядка работы с электронными документами, последнее действительно в едином документе не описывалось. 

Мне жаль времени потраченного на прочтение данной статьи. Мне жаль людей, который будут читать данную экспертную аналитику и заблуждаться на тему как становилось делопроизводство в современной России в органах государственной власти и государственных организациях, а также каково было содержание первичных документов по делопроизводству.  

 

Алексей Микрюков 22 июня 2018 г. 17:44  

Хочется добавить следующее:

Прежде всего, разработать внутреннюю нормативную базу – комплект документов и актов – и следить за ее своевременным обновлением, в соответствии с изменением требований регулирующих органов, а также развитием новых технологий в области хранения электронных документов. Для выполнения последней задачи следует выделить отдельного сотрудника, не делая это дополнительной нагрузкой для архивариуса.

Построение электронного архива - это задача на стыке нескольких областей знаний. Для ее решение нужны компетенции не только в области организации построения архивных процессов (классических бумажных архивов). Очевидно, что работа с ЭД отличается от работы с бумажными документами и важно понимать эти отличия. Поэтому, для создания электронного архива важно не просто выделить отдельного человека, а сформировать команду, в которой будут представители разных специальностей (архивисты, ИТ-специалисты, специалисты по управлению документацией организации и т.д.).

 

Далее нужно выбрать решение, которое позволит реализовать проект по созданию долгосрочного архива.

Но, предварительно конечно же нужно сформировать требования к архивной системе. Для этого нужно:

Евгения Жвакина 22 июня 2018 г. 07:23  

Спасибо за статью, Евгения! Действительно, очень актуальная тема!

Буквально на последнем проекте у Заказчика очень долго были дискуссии и сомнения какие же документы они будут переводить в электронный вид, а какие нет. Вопросы касались в основном служебных записок о переводе и приеме сотрудников, где в любом случае должен расписаться сам работник о своем согласии. Главная причина сомнений была в том, что с учетом распечатки, удобства и выгода от автоматизации сводится на нет, т.к. согласующих кроме сотрудника - максимум один человек. 

В итоге Заказчик так и не принял решения переводить эти служебки в эл.вид, что само собой очень путает пользователей, т.к. часть служебок им надо согласовывать в эл.виде, а часть в бумаге, да и с регистрацией тоже возникают проблемы...

В общем, очень ждем возможности вести такие документы в эл.виде :)

Александр Панькин 20 июня 2018 г. 16:31  

Всегда интересно услышать фидбэк от реальных пользователей СМЭВ, особенно когда сам с такими проблемами часто сталкиваешься. Действительно, соглашусь, что часто очень трудно понять почему произошел отказ, приходится перебирать большое количество НПА.
Если обобщить: Идея интересная, если ее довести до ума. Осталось теперь ее донести до разработчиков СМЭВ.

Михаил Романов 14 июня 2018 г. 13:38  
усовершенствованной подписи сертифицированными средствами - такое решение не противоречит 63-ФЗ

К сожалению, для меня это не очевидный момент, поэтому я интересовался нормативными актами которые бы явно устанавливали значимость подписи, завизированной службой штампов времени и (или) прецендентами, когда такая подпись была принята к рассмотрению.

А технологические аспекты как раз не так интересны - практика применения квалифицированной подписи в мире достаточно обширна, поэтому можно надеяться, что столкнуться с нерешенными вопросами не придется. 

Александр Евтушенко 13 июня 2018 г. 16:58  
А можете подсказать, какими нормативными актами регулируется деятельность сервисов штампа времени?

Такие НПА мне неизвестны. Не утверждаю, что их нет, нужно как-то более досконально шерстить приказы ФСБ, может быть что-то там и можно найти не совсем напрямую. 

Вообще, сертификат с возможностью простановки штампа+служба TSA от сертифицированного Криптопро + проверка усовершенствованной подписи сертифицированными средствами - такое решение не противоречит 63-ФЗ. 

А также можете привести ссылки на судебные преценденты, в которых были признаны документы с ЭП, для которых срок действия сертификата истек, но подписи были заверены службой штампа времени?

Не совсем мой профиль, так что так сходу не смогу помочь. Опять же нужно полноценное исследование. Но вообще попадались случаи, когда простая переписка по электронной почте принималась в качестве доказательств в суде. Там не все так просто, и много вопросов есть, так как судебная практика в данной области еще только формируется, особенно в тонких технических моментах. 

Наталья Храмцовская 10 июня 2018 г. 09:51  

К сказанному я бы добавила следующее:

  • Копией электронного документа является его распечатка на бумаге. Интересным примером являются нотариально заверяемые скриншоты;
     
  • Копия может быть необходима для того, чтобы с документом мог работать человек, не располагающий сложным специализированным программным обеспечением (если, например, дело идёт об электронном чертеже в САПР-системе), и
     
  • В случае длительного и постоянного хранения электронных документов, когда, в связи с устареванием технологий, документы неминуемо придётся время от времени преобразовывать в новые форматы.

Практика данный вопрос уже давно решила – копии электронных документов существуют и широко используются; а признают ли это кабинетные «теоретики» или нет, на самом деле мало кого интересует :)