Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Ксения Иванова 06 декабря 2017 г. 16:06  

Елена, верно, порядок ради порядка целью не являлся. Соблюдение регламента ставилось во главу угла для исключения таких ситуаций, когда:

  • согласовывалась одна версия договора, а подписывалась другая; 
  • в согласовании договора не участвовали ключевые лица;
  • подписанный договор не доходил до юриста и терялся в подразделении.

В общем, для избежания ситуаций, когда нарушение регламента - из-за незнания исполнителя, из-за его забывчивости, из-за простой возможности обойти,  может привести к серьезным последствиям для организации.

Ксения Иванова 06 декабря 2017 г. 15:59  

Роберт, спасибо за оценку! Я думаю, "реинжииринг" - это что-то более радикальное, в нашем случае просто обнародованы "шероховатости" нового регламента и внесены коррективы. Но, как показывает практика, такие мелочи в сумме имеют значительное влияние. Принципиальные изменения тоже были, они касались счетов-договоров. Здесь заказчик сразу предложил вынести такие документы в отдельный процесс. В итоге схема гораздо проще и контролей меньше:

Исхаков Роберт 03 декабря 2017 г. 12:05  

Интересная статья. Можно ли назвать описанное в статье модным словом "реинжиниринг"? И интересны были бы другие примеры изменения схем бизнес процессов в случае внедрения СЭД. Это когда менялся не только инструмент технологической операции (раньше делопроизводитель регистрировал в бумажном журнале, а теперь в электронном), а именно изменялась схема бизнес процесса.

Алиса Муратова 04 декабря 2017 г. 09:16  

Евгения, благодарю за интерес!

Попытаюсь ответить на вопросы.

1. На самом деле ограничением для обмена с контрагентами данный факт не является. К примеру, используя систему электронного документооборота, сотрудники компании могут создавать и согласовывать документы в ней, а с помощью службы DISI (соответствующая служба в ECM-системе DIRECTUM) эти документы могут быть направлены в сервис обмена, а оттуда непосредственно контрагенту.

2.Количество сертификатов электронной подписи зависит от того, сколько сотрудников обладают правом подписания конкретных документов. Чаще всего бывает, что подписывать документы могут только главный бухгалтер или генеральный директор.

Евгения Жвакина 28 ноября 2017 г. 13:46  

Спасибо за статью, Алиса!

Недавно у Клиента при изучении наших сайтов и продуктов возникли следующие вопросы по использованию сервиса обмена Synerdocs:

1) У них на предприятии своя закрытая локальная сеть и нет выхода в интернет. Не станет ли это ограничением для обмена с контрагентами?

2) Сколько нужно квалифицированных подписей для обмена с контрагентами? Каждому сотруднику или ответственному за абонентские ящики?

Наталья Храмцовская 30 ноября 2017 г. 21:34  

Что касается использования картинки в качестве подписи, то сама пользовалась этим при взаимодействии с зарубежными партнерами. Во многих зарубежных странах это полноценная электронная подпись, особенно если обе стороны документ признают. В случае спора, однако, придётся доказывать её подлинность, и многое будет зависеть от того, по какому законодательству будет решаться спор. Если между сторонами шла регулярная переписка, то, в общем-то, это не такая уж и проблема :)

Я бы рекомендовала посмотреть обычную деловую практику в соответствующей стране, а также оценить риски. Если контракт серьёзный, то обычно не проблема договориться с контрагентом о посылке экспресс-почтой бумажного экземпляра.

Михаил Романов 11 ноября 2017 г. 13:25  

Добрый день, Сергей. 

А чем не подходит способ, непосредственно описанный в статье?

Т.е.

Или я что-то не до конца понял в вашем сценарии?

Сергей Шарапов 10 ноября 2017 г. 23:59  

Михаил, здравствуйте. Подскажите, как в ворде сделать так, что бы текст можно было вводить только в конкретном месте. Например я создал форму ( поле ) в центре и слева вверху ( гипотетически) и текст могли вводить только в в центре и слева вверху, и ни как не могли выйти за рамки этих полей/формы. 

Елена Питомцева 31 октября 2017 г. 11:41  
Евгения Жвакина 31 октября 2017 г. 08:43  

Что касается российской ситуации. Как дела обстоят с законодательным закреплением процессов автоматизации и электронного документооборота как оснований для отказа от бумаги? У нас даже стандартов официальных нет( Сейчас во многих организациях половина документов обязательно должны быть в бумаге - с живой подписью Руководителя (уставы, приказы, распоряжения и т.д.). Если в государстве будет официально прописан перечень документов, которые следует перевести в электронный вид, то будет проще автоматизировать процессы...

Евгения Жвакина 31 октября 2017 г. 08:35  

Интересные нововведения нас ожидают! Посмотрим что из этого получится и не затянут ли еще дольше:)

Только возник один вопрос. Правильно ли я поняла, что теперь на руках у владельцев авто не будет никакого подтверждения с печатью - аналога ПТС? Сомневаюсь, что люди старой закалки будут спасть спокойно, если где-то в "облачной" базе будет храниться их ПТС, а в "коробочке от печенья" не будет лежать бумажный вариант :)

Алиса Муратова 02 октября 2017 г. 11:12  

Вадим, я говорила в целом о том, что любые нововведения вызывают недоверие. Не стоять же теперь на месте из-за эдакого страха перемен.

А в целом да, с вашим высказыванием согласна. Мысль, возможно, не совсем логично построена :)

Вадим Майшев 02 октября 2017 г. 09:46  
Судя по практике, если на федеральном уровне принимают решение о переводе документов в электронный вид, то вопросы защиты персональных данных прорабатываются должным образом. Вспомните, как в свое время реагировали на нововведения пользователи сервисов ЭДО? Многие не доверяли ни электронным счетам-фактурам, ни операторам. Время показало - зря

:-) Электронные счета-фактуры не содержат персональные данные, а операторы ЭДО СФ не обеспечивают обработку такой информации!

Евгения Жвакина 31 октября 2017 г. 08:23  

Владимир, очень интересный материал! Спасибо!

Вопрос больше практический - недавно возник вопрос смены нотации, в которых рисуются схемы бизнес-процессов. В каких нотациях рекомендуете работать по опыту? Возможно есть какие-то рекомендации по критериям выбора и применения той или иной нотации?

Алена Ускова 26 сентября 2017 г. 13:14  

Вроде бы, суд редко отправляет запросы провайдерам по выяснению IP-адресов. Или сейчас что-то изменилось?

Кстати, по той же теме ... Завтра будет вебинар «Электронные документы в суде: от представления до решения». Эксперты ответят на вопросы в прямом эфире, участие бесплатное.    

Андрей Ардашев 01 сентября 2017 г. 11:52  

Вадим, здравствуйте!

Поясните, пожалуйста, что понимается под термином "частное"

Под термином "частное облако" необходимо понимать, что это облако выделяется только для одной организации, другие организации доступа к этому облаку иметь не будут и не будут влиять на него. В таком случае становится возможным применять политика безопасности компании к доступу на облако. К примеру, может быть использована технологии VPN для объединения ресурсов локальной инфраструктуры с ресурсами облака.

Андрей Ардашев 01 сентября 2017 г. 11:47  

Михаил, благодарю за интересные вопросы!

У нас с вами разное представление о термине "мобильность".

В данном случае имел ввиду мобильность и расширяемость бизнеса-единиц.

Почему нельзя экономить время и освобождать от рутины вне облачной инфраструктуры?

Использование облака - одно из решений и один из трендов, которые дают реальные результаты за короткий срок. 

какой из перечисленных вами рисков, нивелирует пункт "требование SLA ..."?

Основной риск - это потеря данных и доступность данных. SLA регламентирует, как быстро поддержка провайдера примется за работу по устранению инцидента, также SLA основывается не на предположениях, а на существующем плане восстановления. 

а вы оказывается считаете, что публичное облако априори дешевле собственных мощностей...

Верно, не только считаю, но и выгода облаков была доказана расчетом на этапе анализа и внедрения облаков в DIRECTUM. Даже чтобы реализовать простую отказоустойчивую архитектуру потребуется не менее 3 месяцев, существенного количества человеко-часов, специальное помещение, как минимум пара стоек оборудования, не говоря уже о электропитании, охлаждении и регулярной поддержке данного оборудования. Сразу скажу, мы не будем сравнивать ВМ в облаке с единственным сервером. ВМ облаке это продукт отказоустойчивой архитектуры.