Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру

Последние комментарии :

Елена Лобанова 25 сентября 2020 г. 13:07  

Анна, спасибо за статью.

Вы жестко разделяете применение каскадной методологии и итеративного подхода на проекте. Не кажется ли вам, что вполне реален кейс совмещения этих двух подходов в рамках одного проекта, и в чистом виде, к примеру, "каскадных" проектов, не так много? Или вы за то, чтобы выбрать методологию один раз и на всю жизнь проект? 

Григорий Меньших 25 сентября 2020 г. 09:13  

Спасибо Анна, интересная статья.

Зацепил момент 1-го принципа:

 

Внедрение информационной системы – это проект

Тут вы правильно написали, что это ПРОЕКТ, а не операционная деятельность. Как ни странно, звучит, часто руководители забывают о разнице между проектной и операционной деятельностями. Нагружая сотрудника проектной работой, очень часто руководитель не снимает с него "текучки" и сотрудник не успевает работать на "два фронта". 

Как вам кажется, каким образом можно решить эту проблему?

 

 

Елена Дюпина 24 сентября 2020 г. 17:19  

Наталья, добрый день! Я пропустила ваш вопрос(. Надеюсь, что еще актуально. 

По вопросам:

1) для наставников целенаправленного обучения нет (но мы об этом думали), скорее тут модель "делай как я" со стороны более опытных сотрудников/руководителей. Ну и наставников выбираем по "склонности", т.е. тех, кто по природе своей любит людей, готов передавать свой опыт и видит в этом свою миссию. Это, конечно, не каждый 2 или 3 сотрудник. Если новичок не вышел на аттестацию, то мы разбираем с наставником причины: если новичок в проекте, но в целом у него все хорошо, отзывы команды РП, наставника положительные, то обсуждаем новые даты с новичком. Конечно даты не могут переноситься бесконечно, но у нас более 1 раза и не было переносов, т.к. новичок сам заинтересован в своей аттестации, в т.ч. и материально. Обычно для наставника следующая мотивация: значимость (он воспитывает себе помощь в проекте, а следовательно продвигает себя в сторону ведущего специалиста, а не исполнителя, к нему ходят советоваться по всем вопросам), признание со стороны руководителей и РП за вклад в новичка и качество подготовки, материальная мотивация (но она небольшая совсем). Ну и как я уже говорила выше - это работает не для всех, наставник должен иметь природную склонность к обучению и передаче знаний. Этот момент определяющий. 

2) в основном совсем новички-новички у нас в Самаре, поэтому там очное общение. Удаленные сотрудники на созвоне, регулярный график определен в плане обучения сотрудника (по датам сдачи компетенций, которые рассчитываются автоматически и очень плотные по датам взаимодействия- могу это отдельно показать при желании), но, по факту, конечно, чаще - как только возникают вопросы, наставник всегда на расстоянии звонка.  

Татьяна Жигалова 18 сентября 2020 г. 11:56  
Очень интересно, а ведь в первом примере, полагаю, действительно возможна ситуация, когда имея удаленный доступ, подрядчик может совершить подлог и даже отсутствие пункта в договоре об использовании ЭДО не поможет. Есть инструменты, позволяющие обезопасить себя от подобных противоправных действий?

В таком случае лучше предусмотреть в договоре с подрядчиком ответственность за нарушение условий договора, четко оговорить в договоре спектр услуг, которые подрядчик оказывает.

Кроме того, подписать документ за ООО компания-подрядчик не сможет, т.к. сертификат КЭП хранится конфиденциально  и подписывается держателем подписи. В случае подлога документа - легко обнаружить, кем и когда был документ подписан (операторы ЭДО обеспечивают фиксацию даты, времени и лица, подписавшего документ).

Елена Лобанова 17 сентября 2020 г. 15:07  

Очень интересно, а ведь в первом примере, полагаю, действительно возможна ситуация, когда имея удаленный доступ, подрядчик может совершить подлог и даже отсутствие пункта в договоре об использовании ЭДО не поможет. Есть инструменты, позволяющие обезопасить себя от подобных противоправных действий?

Карина Кассис 18 сентября 2020 г. 09:37  
 Отличная статья, спасибо!

Благодарю!

Вопрос по второму пункту: Они становятся прозрачными. Для кого становятся? Для работодателя или сотрудника? И в чем заключается эта прозрачность?

Процессы становятся прозрачными для всех участников.

Прозрачный, значит, открытый, понятный. Это процесс, который можно контролировать, повышая тем самым его управляемость и вероятность успешного завершения.

Григорий Меньших 16 сентября 2020 г. 11:45  

 Отличная статья, спасибо!

Действительно отказываться от бумаги и переходить в цифру это правильно. Так и надо действовать. Есть много плюсов и минусов данного перехода. В статье приведены плюсы цифровизации процесса:

Цифровизация и автоматизация рутинных операций в HR многократно снижает трудозатраты специалистов. Вместе с этим:
1.     HR-процессы ускоряются.
2.     Они становятся прозрачными.
3.     Благодаря электронному кадровому делопроизводству компании экономят на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.

Вопрос по второму пункту: Они становятся прозрачными. Для кого становятся? Для работодателя или сотрудника? И в чем заключается эта прозрачность?

Заранее, спасибо!

 

Андрей Ильин 31 августа 2020 г. 22:52  
нужно ориентироваться в первую очередь не столько на спозиционированный вендором тип системы, а на набор автоматизируемых процессов

Подобный подход будет успешным не только при выборе HR-систем, а в принципе при автоматизации любых бизнес-процессов. В противном случае ожидания могут сильно отличаться от полученного результата автоматизации.

При этом важно иметь еще при выборе системы понимание, какие процессы можно автоматизировать в перспективе. Иначе можно на этапе развития столкнуться с ограничениями функциональности и развитие текущей системы может оказать значительно дороже, чем отказ от избыточной функциональности других систем на этапе сравнения.

Светлана Гржещук 28 августа 2020 г. 10:42  

Создается ощущение, что классификация HR-систем очень запутана. Простой пример, легко ли отличить HRM от HCM? Думаю, что при выборе систем нужно ориентироваться в первую очередь не столько на спозиционированный вендором тип системы, а на набор автоматизируемых процессов. Для сравнения подбирать не системы одного типа, а те системы, которые соответствуют требованиям по автоматизации конкретных процессов. Т.е. начать с того, что выписать процессы систем, и сравнивать уже в разрезе процессов.

Поэтому на сегодняшний день наряду с полноценной HRM/HCM или коллекции узко-процессных систем стало возможным рассматривать и HRM-модуль ECM системы, так как с помощью него можно также обеспечить автоматизацию ключевых кадровых процессов. Например, подбор, прием и управление персоналом, автоматизацию обслуживания запросов через личный кабинет. А также получить преимущество в виде организованного электронного архива кадровых документов.

Елена Лобанова 17 сентября 2020 г. 11:54  

Выглядит так, будто к решению задачи подошли с конца. Сначала разработали ГИС, потом утвердили единые форматы ЭТрН и ЭПЛ и порядок обмена. 

Сотрудник ГИБДД в режиме онлайн сможет отправить запрос в ГИС и получить все необходимые сведения о грузоперевозке.

Это тоже очень сомнительно в указанные сроки, наверняка потребуется немало финансовых вложений и времени на интеграцию информационных ресурсов ФИС ГИБДД с ГИС.

Александр Чхартишвили 09 сентября 2020 г. 18:29  

Самая главная проблема перевода путевых листов в электронный вид, по моему, заключается в том что необходимо будет реализовать механизм подтверждения перевозки пассажиров, то есть не только перейти на массовое использование электронных подписей но и массовое использование соответствующего программного обеспечения. Пока перечисленное не будет обеспечено уверен, что полноценного перехода не получится.

Татьяна Жигалова 01 сентября 2020 г. 09:53  

 Яков, спасибо за вопросы! 

Появилось несколько вопросов, может, вам встречались ответы на них, при написании статьи. По словам нового руководителя службы, работа в системе налогового мониторинга – это новый уровень контроля бизнеса. В том числе благодаря открытому диалогу и мероприятиям по предотвращению ошибок и спорных ситуаций. А в каком виде предполагается это взаимодействие? Сотрудник ФНС будет онлайн следить за правильностью оформления и прямо по факту указывать на ошибки, просто периодически будет «заглядывать на огонек» (например, по просьбе организации-участника) или подали декларацию, и мониторинг начался?

Все зависит от способа взаимодействия. Наиболее распространенными являются три способа раскрытия информации налоговикам. Организация предоставляет доступ: к копии базы данных в онлайн-режиме; либо к аналитической витрине данных; либо к архиву документов организации. Компании выбирают один из этих способов в зависимости от того, какую учетную систему они используют. При онлайн-доступе к базе данных инспекторы ежедневно анализируют регистры и к моменту приема декларации уже понимают, на основании каких операций сформировался тот или иной показатель в декларации и какие первичные документы необходимо проанализировать. Если налоговики получают доступ к аналитической витрине или к архиву, то все регистры и документы компания представляет им после сдачи налоговой отчетности. В этих случаях ревизоры изучают показатели в декларации, сопоставляя их с данными аналитических регистров и первички.

В ФНС планируют постепенно отказаться от контроля в виде доступа к архиву документов и перейти исключительно к контролю через использование витрины данных и предоставление онлайн доступа. 

При этом налоговый мониторинг предусматривает работу с электронными документами. Будет ли требоваться от организаций предоставление бумажных копий электронных документов или с электронными документами ФНС будет взаимодействовать напрямую в информационной системе организации? А если оригинал в бумаге, а в системе хранится его копия?

Истребуемые документы (информация), пояснения могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных организацией копий. В случае, если истребуемые у организации документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, организация вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Участникам не начисляют штрафы и пени; Совсем? То есть даже если это было явное нарушение или оно предположим выявлено не первый раз?

Налоговый мониторинг помогает избегать компаниям явных нарушений - организация может обратиться в ФНС за мотивированным мнением относительно той или иной сделки, так же как и ФНС может обратиться к компании и указать на некоторые риски по сделке.

В случае, если нарушение выявлено не в первый раз - здесь вы имеете ввиду невыполнение указаний ФНС? В таком случае, на мой взгляд, процедура налогового мониторинга может завершиться.

В некоторых ситуациях налоговая прекращает налоговый мониторинг, не дожидаясь, пока год придет к концу. Основания для этого таковы:

  • предприятие не соблюдает регламентированных условий касательно информвзаимодействия, что делает дальнейший НМ невозможным;
  • компания допускает предоставление неточных данных;
  • руководство организации отказывается предъявить работникам инспекции нужные документы и делает подобное не единожды (более двух раз).
Яков Зорин 31 августа 2020 г. 13:52  

 Татьяна, спасибо за статью! Появилось несколько вопросов, может вам встречались ответы на них, при написании статьи.

По словам нового руководителя службы, работа в системе налогового мониторинга – это новый уровень контроля бизнеса. В том числе благодаря открытому диалогу и мероприятиям по предотвращению ошибок и спорных ситуаций.

А в каком виде предполагается это взаимодействие? Сотрудник ФНС будет онлайн следить за правильностью оформления и прямо по факту указывать на ошибки, просто периодически будет «заглядывать на огонек» (например, по просьбе организации-участника) или подали декларацию, и мониторинг начался?

При этом налоговый мониторинг предусматривает работу с электронными документами.

Будет ли требоваться от организаций предоставление бумажных копий электронных документов или с электронными документами ФНС будет взаимодействовать напрямую в информационной системе организации? А если оригинал в бумаге, а в системе хранится его копия?

участникам не начисляют штрафы и пени;

Совсем? То есть даже если это было явное нарушение или оно предположим выявлено не первый раз?

Татьяна Жигалова 01 сентября 2020 г. 09:16  
Уважаемые эксперты, Есть ли у вас информация или известные прецеденты положительного или отрицательного последствия нарушения: "Владелец сам передает подпись лицу, которое злоупотребляет его доверием." А именно интересуют вероятные последствия такой ситуации: Руководитель является владельцем ЭП, но по разным причинам не использует ее сам, а делегирует подписание своему помощнику-секретарю (фактически передав ключ). Можно ли в суд предоставить доказательства "злоупотребления доверия"? Или полную ответственность несет всегда владелец ключа? 

В законе в настоящий момент неявно предусмотрена возможность передачи ключа подписи от владельца уполномоченному лицу. Так, согласно ст.10 ФЗ №63 "При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия".

И ФНС и Минкомсвязи допускают такую передачу ЭП с согласия лица Кто ответит за электронную подпись?  

Поэтому и судебная практика по данной теме неоднозначная - могут и бухгалтера привлечь за злоупотребление доверием, могут и руководителя за создание условий для мошенничества вследствие передачи своей ЭП. 

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ РУКОВОДИТЕЛЯ - ОТВЕЧАЕТ БУХГАЛТЕР

 

 

Тимур Шайхутдинов 31 августа 2020 г. 15:25  

Уважаемые эксперты,

Есть ли у вас информация или известные прецеденты положительного или отрицательного последствия нарушения: "Владелец сам передает подпись лицу, которое злоупотребляет его доверием."

А именно интересуют вероятные последствия такой ситуации: Руководитель является владельцем ЭП, но по разным причинам не использует ее сам, а делегирует подписание своему помощнику-секретарю (фактически передав ключ).

Можно ли в суд предоставить доказательства "злоупотребления доверия"? Или полную ответственность несет всегда владелец ключа? 


 

Михаил Щеглов 30 августа 2020 г. 15:03  
Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ. Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Мне кажется в данной ситуации нельзя однозначно говорить, что для передачи в архив нужно брать документ именно из той системы, в которой он сформировался как официальный документ.

Дополним пример. Документ создали и согласовали в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. После этого (при закрытии периода), бухгалтерские документы, вместе с сопроводительными, передаются в архив и хранятся одним пакетом.

При такой организации работы в архиве будут храниться два документа. Первый из системы, в которой он сформировался как официальный документ, и второй, который попал в архив как один из элементов пакета по бухгалтерскому документу.

Вопросы остаются. Корректно ли такое хранение документа? Как правильно его сдавать в архив?

Евгения Жвакина 30 августа 2020 г. 10:03  

Добрый день!

Немного сбивает с толку утверждение:

<<Проще ознакомить сотрудников с документами. Электронное делопроизводство позволяет ускорить этот процесс в 2-3 раза. Все распоряжения, приказы и другие организационные документы в электронном виде приходят сотрудникам одновременно>>

Данное утверждение косвенно, но намекает, что все приказы можно перевести в электронный вид и отказаться от бумажного ознакомления.

А ведь далеко не со всеми документами можно ознакамливать в электронном виде, например, с кадровыми приказами - о премировании, по личному составу и т.д.. 
Возможно, дело в формулировке. Поправьте меня, если я ошибаюсь.

Хотелось бы более точного описания данного момента, либо отсылки на нужный материал

Заранее спасибо за обратную связь!

Надежда Ердакова 28 августа 2020 г. 14:49  

Елена, спасибо! Сегодня в статье Суперсервис-22 спешит на помощь. Обзор новой инициативы Минтранса РФ с интересом узнала о новом государственном проекте по созданию 25 суперсервисов. Один из них относится к цифровизации трудовых отношений: суперсервис №6 Минтруда России "Трудовые отношения онлайн" https://digital.gov.ru/ru/activity/directions/854/. Буду очень признательна, если в журнале появится обзорный материал о концепции этого суперсервиса. 

Надежда Ердакова 28 августа 2020 г. 14:26  

Рушана, спасибо! Уточняющий вопрос: теперь, если организация обменивается с контрагентами актами о расхождении в электронном виде, то она обязана использовать только формат ТОРГ-2? 

Светлана Солодянкина 28 августа 2020 г. 10:52  

Алексей, спасибо за статью! Прошу уточнить следующий вопрос. Поскольку состав метаданных контейнера не ограничивается ни законодательными рамками, ни рекомендациями ВНИИДАД, и может быть достаточно обширен, необходимо ли в этом случае обеспечивать целостность всей информации в контейнере? Или достаточно поддерживать неизменность только основного электронного документа?