Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру

Последние комментарии :

Координатор ECM-Journal 23 ноября 2020 г. 10:39  
Меня намного больше беспокоит, что в проекте закона «дубликатами» называется то, что таковыми – с точки зрения традиционных определений – вовсе не является!

Согласны. Как считаете, насколько это опасно?

Наталья Храмцовская 23 ноября 2020 г. 09:51  

Какая разница, что там выдумывают репортеры наших СМИ, делая, в данном случае, «из мухи слона» по поводу использованного министром оборота речи. Меня намного больше беспокоит, что в проекте закона «дубликатами» называется то, что таковыми – с точки зрения традиционных определений – вовсе не является!

Татьяна Жигалова 19 ноября 2020 г. 11:07  
По поводу "электронной подписи".  п.1.2. ... счет-фактура в электронной форме, сформированный в соответствии с утвержденными форматами , подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – электронная подпись)  Поэтому сформулированный в статье вопрос - "Означает ли это, что в скором времени появится возможность подписывать СЧФ иными видами электронной подписи?" совершенно некорректен, в применении к данному проекту приказа

Сергей, спасибо за комментарий! Есть у меня некоторая информация по данному поводу из вебинаров сотрудников ФНС России. Но в любом случае, это всего лишь проект приказа. Далее будет ожидать окончательный вариант нормативно-правового акта и делать выводы.

Сергей Соколов 11 ноября 2020 г. 14:01  

По поводу "электронной подписи". 

п.1.2. ... счет-фактура в электронной форме, сформированный в соответствии с утвержденными форматами , подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – электронная подпись) 

Поэтому сформулированный в статье вопрос - "Означает ли это, что в скором времени появится возможность подписывать СЧФ иными видами электронной подписи?" совершенно некорректен, в применении к данному проекту приказа

Елена Иванова 11 ноября 2020 г. 15:02  

Покажу эту статью подруге, она как раз прошла дистанционные курсы по кадровому делопроизводству. Уже устроилась на работу. Теперь главное опыта набраться! Кстати, обучением она осталась очень довольна!

Вадим Майшев 02 ноября 2020 г. 12:58  
С чем же мы тогда имеем дело, взаимодействуя, например, с банками или операторами связи, клиентами которых мы являемся? Практически с каждым подписывается соглашение/договор, в котором регламентируется использование простой электронной подписи, в частности коды подтверждения и т.д.

Начнем с того, что такое ЭП (все ссылки на 63-ФЗ): ч.1 ст.2 «электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию».
Что такое Простая ЭП: ч.2 ст.5 «Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом».
Электронный документ СЧИТАЕТСЯ подписанным простой ЭП при выполнении в том числе одного из следующих условий: пп.1 и 2 ч.1 ст.9 «1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе; 2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.»
Т.е.  законом закладывается незамысловатое противоречие – Простая ЭП может не содержаться в документе! Значит, удостовериться в действительности подписи (в т.ч. по причине ее отсутствия) невозможно!
Ну и самое странное: в отличие от усиленной подписи, которая (пп.3 ч.3 ст.5) «позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания», Простая ЭП будет указывать на автора документа, даже если документ бесконтрольно и динамично (или умышленно) меняется после его создания.
Отвечая на вопрос, сегодня под видом Простой ЭП участники втягиваются в процесс подмены сущностей - Подписи нет (ничего не формируется, нечего проверить), но бездоказательно «считается», что она есть, а отказаться от авторства измененного документа невозможно. Процесс установления субъекта/автора (идентификация+аутентификация), что по сути пытаются реализовать с помощью Простой ЭП, не может быть комплексным механизмом защиты документа от подделки и обеспечения авторства и юридической силы (задача усиленной подписи).

Андрей Ильин 31 октября 2020 г. 20:58  
Простая ЭП (несмотря на то, что заявлена в законе) пока технологически отсутствует в природе, невозможно реализовать эти характеристики

С чем же мы тогда имеем дело, взаимодействуя, например, с банками или операторами связи, клиентами которых мы являемся? Практически с каждым подписывается соглашение/договор, в котором регламентируется использование простой электронной подписи, в частности коды подтверждения и т.д. 

Оксана Бабурина 30 октября 2020 г. 11:10  

Действительно, безбумажный кадровый документооборот уже становится практически нормой действительности.

Переводу документов полностью в электронный вид способствуют изменения в законодательных базах (эксперимент Мин. труда, например)

Пандемия так же вносит свои коррективы. Дистанционный труд уже становится нормой для некоторых компаний, и остро встает вопрос об обеспечении непрерывного кадрового документооборота с такими работниками. 

Тем более, современные ИТ-системы соответствуют потребностям рынка и создают все условия для хранения, учета, согласования и подписания кадровых документов. Такие инструменты, как логирование, информация об ЭП, штампы времени могут доказать юридическую значимость подписанного документа даже простой ЭП (при соблюдении соответствующих организационных моментов, о которых пишет Автор)

Естественно, для компаний это огромный труд, требующий тщательной проработки: подготовка и изменение локальных нормативных актов, переводимых в эл. вид, подписание доп. соглашений и многое другое.

Немаловажную роль играет определение и утверждение перечня документов, которые "безболезненно" можно перевести в эл. вид: заявления, график отпусков, уведомления о начале отпуска и т.д

Начав прорабатывать перечень документов, можно задуматься о необходимости или, наоборот, избыточности некоторых кадровых документов и дальнейшем их пересмотре (например, заявления и приказ о приеме на работу/об увольнении, есть трудовой договор, который расписывает и закрепляет все обязательства).

Вадим Майшев 30 октября 2020 г. 09:21  
4.   Мобильнее: когда у компании уже выстроено цифровое взаимодействие с сотрудниками, она может сохранять эффективность бизнес-процессов даже на удалёнке.

Все кадровые документы содержат персональные данные. Очень дорого создавать защищенную ИСПДн со всеми работниками, тем более на мобильных терминалах.

А перед тем, как переводить в цифру документы, которые можно подписывать ПЭП, необходимо разработать и ознакомить персонал с «Соглашением об использовании ЭП».

Простая ЭП (несмотря на то, что заявлена в законе) пока технологически отсутствует в природе, невозможно реализовать эти характеристики.

прописанную информацию о том, что общение по электронной почте приравнивается к обмену оригиналами на бумаге

email как канал связи можно использовать, а для обмена ДОКУМЕНТАМИ обязательно еще нужно СКЗИ для ЭЦП с целью обеспечения целостности, подлинности, неотказуемости и юридической силы электронных документов и для шифрования с целью обеспечения конфиденциальности ПДн.

Павел Кутявин 30 октября 2020 г. 17:24  

Спасибо за интересную статью! Хотелось бы немного углубиться в раздел с трендом №2. Да, в целом удалёнка многим пришлась по вкусу, но на мой взгляд рано говорить о том, что мы готовы к переходу на удалённую работу после окончания пандемии. На текущий момент мало реальной информации о том, как переход на удалёнку сказался на компаниях. Да, есть много анонимных опросов, но мало реальных данных, которые бы подтверждали, что переход на удалёнку никак не повлиял на компании. К тому же, мы не так долго находимся на карантине, чтобы делать однозначные выводы. Судить о том, не потеряли ли компании в эффективности от перехода на удалёнку стоит при работе в таком режиме на более длительных дистанциях. 

Василий Лукин 27 октября 2020 г. 17:29  

Хотелось бы сказать пару слов про Тренд №2. Удалённая работа. Мне кажется, что даже после стабилизации ситуации с вирусом и возврате работников ИТ сферы к офисному труду сам тренд продолжит свое существование в рамках проектного взаимодействия команд "заказчик-исполнитель". На личном примере могу сказать, что некоторые этапы проектов внедрения, которые раньше проводились исключительно в формате очных встреч, вполне эффективно могут реализовываться путем удаленного взаимодействия проектных команд. А при условии, что команды заказчика и исполнителя находятся в разных городах, такой подход позволяет существенно минимизировать общую стоимость проекта за счет исключения из него затрат на командировки. При этом проект абсолютно не теряет в качестве и содержании.

Ксения Иванова 30 октября 2020 г. 16:09  
Внедрение новой системы – это самый подходящий момент для того, чтобы пересмотреть существующие регламенты и отказаться от лишних этапов.

Реинжиниринг бизнес-процессов  - это задача с которой сталкиваются все организации в ходе проекта. Здесь важно понимать, что абсолютно все предусмотреть не получится, как говорится "жизнь богаче букв". Поэтому внедрить ИТ-решение - это не просто поставить точку, а потом изредка наращивать функциональность. Это больше похоже на точку с запятой, после которой будет еще много работы - после обкатки процессов на новом решении в любом случае будут замечания и пожелания, а возможно придет понимание, что надо что-то серьезно переделать. И это нормально, потому что организация - это живые люди, любые сделки и процессы - это живые процессы. Периодически проводить аудиты использования - это обязательная часть любого процесса (автоматизированного, либо нет).

Григорий Меньших 29 октября 2020 г. 11:31  

Интересная статья, спасибо.

Анна, мне кажется, что вы забыли пояснить один из ключевых моментов в разделе: Внимание конечным пользователям.

Вы пишите: 

Нужно показать, что система внедряется на благо всех сотрудников, выделить удобство и реальные плюсы от её использования. 

А какими инструментами вы предлагаете выполнять этот "показ"? Как вы писали ранее в статье: 

все технические нововведения должны быть подкреплены административными мерами, приказами, распоряжениями.

Только на "законодательном" уровне? А как же обучение сотрудников, проведение семинаров, индивидуальное обучение ключевого персонала? Привлечение пользователей к тестированию системы. Проведение различных демонстраций. Подготовка качественных, понятных инструкций. Организация поддержки пользователей, например, онлайн кабинета, где можно проконсультироваться. Опыт использования других организаций.

Может еще есть какие-то инструменты, которые я не учел. Прошу дополнить.

Также хотел уточнить, по поводу фразы:

Лучше потратить пару дней на взаимодействие на начальном этапе развертывания системы, чем через полгода искать новую и начинать сначала.

Что вы имеете ввиду? 

Константин Красноперов 28 октября 2020 г. 11:41  
Если юрист не увидит удобства от применения информационной системы и будет дальше согласовывать договоры по электронной почте, ни о какой эффективности проекта внедрения говорить нельзя.

В этой части можно отметить следующее:

Новая информационная система (и соответственно новый порядок работы) приносит "улучшение" не всем сотрудникам, т.к. в этом случае часто происходит перераспределение обязанностей и ответственности между отдельными участниками процесса либо между подразделениям - это вызывает недовольство.

Цель внедрения информационной системы - получение синергетического эффекта, поэтому в расчет должны быть приняты интересы компании в целом, иногда (к сожалению) в ущерб отдельным сотрудникам. В такой ситуации важен подбор эффективных способов убеждения, разъяснения, принуждения, с помощью которых до отдельных сотрудников будет донесена необходимость проводимых изменений.

Ксения Иванова 30 октября 2020 г. 15:59  
Поэтому на первом этапе нужно рассчитать, хватит ли выделенных средств на выполнение всех задуманных решений и «хотелок» заказчика.

Тут хотелось бы уточнить. Все же первым шагом, мне видится как раз сбор этих "хотелок" - требований. Далее расчет трудоемкости на их реализацию, после чего устанавливаем максимальную цену бюджета проекта и следующим шагом приоритезируем требования - устанавливаем рамки проекта. 

И на этом этапе важно выделить отдельного участника, ответственного за сбор требований - аналитика. Почему нужен отдельный ответственный? - потому что бизнес-заказчик должен формулировать цели и задачи - конечный бизнес-эффект, и не должен продумывать логику и сущности будущей системы (например, эта функция выполняется по кнопке в правом верхнем углу). А разработчики должны в итоге получить максимально подробное ТЗ, по которому без вопросов можно разработать систему. И если формулирование детальных требований к системе повесить на бизнес-заказчика или на разработчиков, то вероятен риск сделать что-то, что не покрывает конечную цель, либо покрывает не оптимально

Елена Питомцева 30 октября 2020 г. 13:01  

Кстати интеграция может пройти и вполне легко, если, например, СЭД к этому готова. Тут Иван-администартор, а может быть тот же Иван Семенович, делает следующих 4 шага по инструкции -- Добавляем к СЭД внешний документооборот - легко!

Надежда Ердакова 30 октября 2020 г. 11:30  

Рушана, спасибо, полезная статья. Ситуация с роумингом действительно печальная. Впечатление, что некоторые операторы намеренно затягивают и усложняют настройку роуминга.  Хотелось бы, чтоб ФНС все технически  и регламентно проработал до такой степени, чтобы роуминг ЭДО действительно был не сложнее «мобильного».

Евгения Жвакина 29 октября 2020 г. 16:32  

Анна, после прочтения статьи появился вопрос. Насколько уже достаточно положительного опыта и отзывов об использовании подобных мониторинговых систем? Какие-то реальные примеры можете назвать? Просто интересно, насколько эти системы популярны или пока только набирают обороты, и о высоской эффективности у большинства использующих предприятий пока рано говорить?

Заранее спасибо!

 

Светлана Солодянкина 29 октября 2020 г. 12:00  

Анна, спасибо за интересную статью! Добавлю, что возможные простои в цифровых бизнес-процессах могут повлечь за собой серьезные финансовые потери. А правильно подобранная система мониторинга как раз позволит избежать этого. Кроме того, она поможет снизить расходы на поддержку информационных систем предприятия. Поэтому для компаний экономически выгодно иметь такую систему.

Евгения Жвакина 29 октября 2020 г. 16:25  

Ислам, добрый день! 

Действительно, очень часто встречающийся вопрос - что же такое дата договора и что отмечать в соответствующем поле в системе документооборота. Непонятно, о чем свидетельствует эта дата? О создании черновика договора инициатором договора? Сомнительная полезность этой информации.

Возможно, у Вас есть информация, не было ли предложений вообще убрать дату документа из шапки стандартного договора (ведь в реальности она практически никогда не соответствует той, которой был по факту подписан договор), а писать явно в тексте договора как Вы написали выше - датой начала действия договора считать 01.01.2020?

Заранее спасибо за ответ!