Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)

Последние комментарии :

Алексей Микрюков 22 июня 2018 г. 17:44  

Хочется добавить следующее:

Прежде всего, разработать внутреннюю нормативную базу – комплект документов и актов – и следить за ее своевременным обновлением, в соответствии с изменением требований регулирующих органов, а также развитием новых технологий в области хранения электронных документов. Для выполнения последней задачи следует выделить отдельного сотрудника, не делая это дополнительной нагрузкой для архивариуса.

Построение электронного архива - это задача на стыке нескольких областей знаний. Для ее решение нужны компетенции не только в области организации построения архивных процессов (классических бумажных архивов). Очевидно, что работа с ЭД отличается от работы с бумажными документами и важно понимать эти отличия. Поэтому, для создания электронного архива важно не просто выделить отдельного человека, а сформировать команду, в которой будут представители разных специальностей (архивисты, ИТ-специалисты, специалисты по управлению документацией организации и т.д.).

 

Далее нужно выбрать решение, которое позволит реализовать проект по созданию долгосрочного архива.

Но, предварительно конечно же нужно сформировать требования к архивной системе. Для этого нужно:

Евгения Жвакина 22 июня 2018 г. 07:23  

Спасибо за статью, Евгения! Действительно, очень актуальная тема!

Буквально на последнем проекте у Заказчика очень долго были дискуссии и сомнения какие же документы они будут переводить в электронный вид, а какие нет. Вопросы касались в основном служебных записок о переводе и приеме сотрудников, где в любом случае должен расписаться сам работник о своем согласии. Главная причина сомнений была в том, что с учетом распечатки, удобства и выгода от автоматизации сводится на нет, т.к. согласующих кроме сотрудника - максимум один человек. 

В итоге Заказчик так и не принял решения переводить эти служебки в эл.вид, что само собой очень путает пользователей, т.к. часть служебок им надо согласовывать в эл.виде, а часть в бумаге, да и с регистрацией тоже возникают проблемы...

В общем, очень ждем возможности вести такие документы в эл.виде :)

Александр Панькин 20 июня 2018 г. 16:31  

Всегда интересно услышать фидбэк от реальных пользователей СМЭВ, особенно когда сам с такими проблемами часто сталкиваешься. Действительно, соглашусь, что часто очень трудно понять почему произошел отказ, приходится перебирать большое количество НПА.
Если обобщить: Идея интересная, если ее довести до ума. Осталось теперь ее донести до разработчиков СМЭВ.

Михаил Романов 14 июня 2018 г. 13:38  
усовершенствованной подписи сертифицированными средствами - такое решение не противоречит 63-ФЗ

К сожалению, для меня это не очевидный момент, поэтому я интересовался нормативными актами которые бы явно устанавливали значимость подписи, завизированной службой штампов времени и (или) прецендентами, когда такая подпись была принята к рассмотрению.

А технологические аспекты как раз не так интересны - практика применения квалифицированной подписи в мире достаточно обширна, поэтому можно надеяться, что столкнуться с нерешенными вопросами не придется. 

Александр Евтушенко 13 июня 2018 г. 16:58  
А можете подсказать, какими нормативными актами регулируется деятельность сервисов штампа времени?

Такие НПА мне неизвестны. Не утверждаю, что их нет, нужно как-то более досконально шерстить приказы ФСБ, может быть что-то там и можно найти не совсем напрямую. 

Вообще, сертификат с возможностью простановки штампа+служба TSA от сертифицированного Криптопро + проверка усовершенствованной подписи сертифицированными средствами - такое решение не противоречит 63-ФЗ. 

А также можете привести ссылки на судебные преценденты, в которых были признаны документы с ЭП, для которых срок действия сертификата истек, но подписи были заверены службой штампа времени?

Не совсем мой профиль, так что так сходу не смогу помочь. Опять же нужно полноценное исследование. Но вообще попадались случаи, когда простая переписка по электронной почте принималась в качестве доказательств в суде. Там не все так просто, и много вопросов есть, так как судебная практика в данной области еще только формируется, особенно в тонких технических моментах. 

Михаил Романов 07 июня 2018 г. 17:20  
Другими словами, что нужно сделать чтобы обеспечить доверие к штампам времени?

Я бы начал с выяснения вопроса правогого статуса служб штампа времени. На сколько я помню, приведенные в статье регламенты УЦ определяют только вопросы выдачи/отзыва сертификатов, но не установку и проверку штампов времени.

А вот чем регламентируется они - я, к сожалению, не в курсе. Но, возможно, Александр сможет подсказать ответ на данный вопрос. 

Михаил Романов 07 июня 2018 г. 17:05  

А можете подсказать, какими нормативными актами регулируется деятельность сервисов штампа времени?

А также можете привести ссылки на судебные преценденты, в которых были признаны документы с ЭП, для которых срок действия сертификата истек, но подписи были заверены службой штампа времени? 

Александр Евтушенко 06 июня 2018 г. 17:49  

1. Работа с неквалифицированной ЭП или с простой ЭП выходит за рамки данной статьи и требует какого-то отдельного анализа и рассмотрения. Наш сервис (Synerdocs) является оператором ЭДО счетов-фактур, а счета-фактуры должны передаваться по строго определенному регламенту , который определяет обязательность использования УКЭП (Приказ Минфина России от 10.11.2015 года №174нпункт 9 статьи 169 части второй Налогового кодекса Российской Федерации). 

Но, если обратиться к первоисточнику (63-ФЗ Статья 5 п. 3), мы не увидим никаких прямых ограничений, накладываемых на время жизни созданной неквалифицированной ЭП. То есть неквалифицированную ЭП можно сформировать без участия сертификата и его сроков действия. Тогда как в определении квалифицированной ЭП уже присутствуют слова "квалифицированный сертификат", который и накладывает дальнейшие ограничения на время действия созданной подписи.

2. Чтобы получить возможность устанавливать штампы времени, необходимо получить соответствующий квалифицированный сертификат в аккредитованном УЦ. В самом сертификате будет что-то вроде: "Установка метки времени (1.3.6.1.5.5.7.3.8)". То есть часть ответственности по доверию ложится на УЦ, выпустивший сертификат для TSA, с помощью которого будут проставляться все штампы. 

Алексей Микрюков 05 июня 2018 г. 18:17  

Интересная тема. Хотелось бы получить комментарии на два вопроса:

1.     В статье делается акцент в основном на «продление жизни» квалифицированной ЭП. А если в организации  используются неквалифицированные ЭП (например, для подписания внутренних документов), то как поступать в этом случае?

2.     Еще один вопрос связан со службой штампов времени. В статье говорится, что для того чтобы обеспечить доверие ко времени подписания документа необходима «еще одна доверенная сторона – служба штампов времени (Time stamping authority, TSA)». Кто может выступать в качестве доверенной стороны? Другими словами, что нужно сделать чтобы обеспечить доверие к штампам времени?

Александр Евтушенко 04 июня 2018 г. 13:27  

Евгения, берется подпись - отправляется в службу штампов времени. Служба формирует ответ, где подтверждает, что эта подпись существовала в определенный момент. Этот ответ подписан самой службой штампов, то есть используется сертификат службы штампов времени. Сертификат пользователя для установки штампа не требуется.

Евгения Сарварова 01 июня 2018 г. 08:03  

Александр, добрый день! У меня возник вопрос, связанный с кадровым документооборотом. Представим, что документ, например, заявление, был подписан электронной подписью физического лица - сотрудника. Через пару лет сотрудник уволился. Какой (чьей) подписью будет производиться перештамповка данного документа для потверждения его юридической значимости?"

Наталья Храмцовская 10 июня 2018 г. 09:51  

К сказанному я бы добавила следующее:

  • Копией электронного документа является его распечатка на бумаге. Интересным примером являются нотариально заверяемые скриншоты;
     
  • Копия может быть необходима для того, чтобы с документом мог работать человек, не располагающий сложным специализированным программным обеспечением (если, например, дело идёт об электронном чертеже в САПР-системе), и
     
  • В случае длительного и постоянного хранения электронных документов, когда, в связи с устареванием технологий, документы неминуемо придётся время от времени преобразовывать в новые форматы.

Практика данный вопрос уже давно решила – копии электронных документов существуют и широко используются; а признают ли это кабинетные «теоретики» или нет, на самом деле мало кого интересует :)

Алиса Муратова 04 июня 2018 г. 10:48  

Андрей, благодарю за проявленный интерес!

В случае с Wildberries всё ровно так, как Вы описали. Однако,  не так давно, компания перешла на более "пряничный" подход и теперь, отправленные документы контрагентов компания оплачивает сама, что тоже является одной из форм влияния. 

Плотная работа с контрагентами - вот, как мне кажется, самое ключевое условие подключения компаний к ЭДО. Как правило, не все сразу понимают преимуществ работы с электронными документами, не знают как подключиться, считают, что это долго/дорого/непривычно. Очень важно донести до пользователя информацию о том, что отправить документ в системе не труднее, чем отправить письмо по e-mail. Если говорить о Synerdocs, то проект по подключению контрагентов эту задачу закрывает. И конечно, всевозможные "плюшки", в виде бесплатного трафика на определенный период, скидки на продукцию и др.-сыграют только на пользу.

Интересная статья наших экспертов на эту тему: http://www.ecm-journal.ru/docs/Problema-podkljuchenija-ugovorit-ili-zastavit.aspx

Андрей Николаев 04 июня 2018 г. 09:16  

Алиса, спасибо за описание кейсов!

Иван выразил мнение о компании Wildberries:

Именно принципиальная позиция компании по отношению к своим поставщикам позволяет ей ежегодно экономить миллионы рублей на бумажных документах и почтовых пересылках.

Предполагаю, что "принципиальная позиция" - это возможность в силу влияния и репутации диктовать условия контрагентам. И у  компании Wildberries без сомнений есть такая возможность.

А есть ли у Вас рекомендации, как действовать компании, когда такого влияния на контрагентов нет, или влияние слабое?

Исхаков Роберт 01 июня 2018 г. 13:44  

Я становлюсь принципиальным противником статей, в которых "просто и доходчиво" о чем-то объясняется))))

Почему, например, не взять в качестве основы терминологию закона об электронной подписи и пожалуйста хоть до уровня криптографических алгоритмов проваливайся, или расскажи про назначение аккредитованного УЦ, и как получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи? Это позволило бы избежать формулировок: "Где взять электронную подпись. Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре". Просто - это когда правильные понятные логические цепочки выстраиваются. 

Николай Снегирев 29 мая 2018 г. 08:56  

Когда контрагенты работают в нескольких системах, появляется необходимость настроить роуминг для обмена электронными документами между вашим оператором ЭДО и операторами контрагентов. Некоторые компании выбирают идти не по пути настройки роуминга, а регистрируются на сервисах обмена у нескольких операторов ЭДО для обмена с определенными контрагентами.

В этом случае СЭД, которая настроена для отправки документов через несколько операторов ЭДО, позволяет работать сотрудникам в едином интерфейсе.

Еще одним преимуществом является то, что все электронные документы, которые отправлялись через нескольких операторов ЭДО, хранятся в СЭД. Тем самым упрощается доступ к документами, например, при различных проверках.

Екатерина Михеева 21 мая 2018 г. 13:42  

Ворчание по теме допускается)))) Отсчет с 2007 года я начала по нескольким причинам. Первая  – именно последние 10-12 лет российский рынок активно растет и развивается, появились законченные продукты, которые смогли конкурировать с западными системами. Это период зрелости заказчиков – какие-то решения уже были опробованы, появилось понимание, что нужно от ECM-систем. На законодательном уровне наше государство начало активно поддерживать электронный документооборот, более того, в каких-то моментах стало драйвером развития рынка. Вторая причина – время. Чтобы подготовить инфографику, а это фактически краткое содержание истории, потребовалось собрать, перечитать, проанализировать огромное количество материалов, пообщаться с экспертами. Третья – слишком длинная картинка, пусть даже и инфографика, могла потерять свою визуальную привлекательность.

Что касается формулировки «На смену традиционным отечественным СЭД приходит новый класс – ECM», хотелось показать, что рынок электронного документооборота стал предлагать нечто большее, чем просто СЭД.

Исхаков Роберт 19 мая 2018 г. 14:05  

Я, конечно, сейчас ворчать буду))) Но почему с 2007 года идет отсчет? Тот же директум родился в 2000 (вроде). Это первая отечественная система, которая стала позиционировать себя как ECM-система. Где-то в это же время появился Docsvision. Потом формулировка "На смену традиционным отечественным СЭД приходит новый класс - ECM"  кажется слишком категоричной. И сегодня есть системы, которые позиционируют себя прежде всего как СЭД, а не ECM-система, например, "Дело - Предприятие", которая является серьезным игроком на рынке электронного документооборота.