Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты

Последние комментарии :

Анна Пушина 13 июня 2019 г. 13:35  

Александр, спасибо за проявленный интерес.

Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.

В данном случае противопоставление не идеологическое, здесь не ставится цель сопоставить понятия и углубиться в терминологию в контексте  цифрового дискурса. Статья предназначена для руководителей и призвана иллюстрировать наиболее распространенные рабочие кейсы простым и понятным языком. Информационное поле перенасыщенно специфическими терминами и понятиями, характеризующими цифровую трансформацию, а руководитель организации не всегда может найти время на детальное погружение в такие вопросы.  Это противопоставление здесь иллюстрирует выбор руководителя, его сомнения и помогает ответить на вопросы,на что обратить внимание, с чего начать, если решили идти по дороге изменений.

В контексте статьи я нашел, что первое есть средство для реализации второго. Оптимизация – цель; автоматизация - средство. Оптимизация – идея, дух; автоматизация – материя, тело. Несмешиваемо и нераздельно.

На мой взгляд и оптимизация и автоматизация могут вполне существовать самостоятельно, они не обязательно должны быть связаны. Но если говорить о внедрении системы электронного документооборота, то с точки зрения бизнеса автоматизация будет являться средством для повышения эффективности в том или ином виде: ускорение бизнес-процессов, уменьшение потерь документов, снижение издержек, получение конкурентных преимуществ, все направлено на выживание и функционирование предприятия в долгосрочной перспективе. В таком контексте вопрос первичности не возникает, поскольку никто не автоматизирует ради автоматизации. 

Анна Пушина 10 июня 2019 г. 15:34  

 Тимур, благодарю за комментарий! 

Обязательно процессы автоматизации, оптимизации и регламентации(!) необходимо запускать параллельно. 

Несомненно, внедрение системы повлечет за собой изменение процессов. 

"Часть процессов в ходе внедрения уже будут оптимизированы, чтобы хорошо вписаться в продуманные и опробованные на многих проектах типовые схемы процессов, заложенные в СЭД." 

Речь идет о сложности кардинального изменения порядка работы вместе с одновременным изменением "средства труда". Если сотрудник отдела продаж перед направлением в юридический отдел  всегда предварительно согласовывает договор со своим руководителем, то психологически ему будет легче открыть систему и увидеть, что его договор по автоматически настроенному регламенту направляется тому же руководителю. Когда пользователи привыкнут к системе и накопится статистика, возможно, станет понятно, что  руководитель не смотрит часть договоров и их можно направлять напрямую в юридический отдел. 

Разумеется, часть недостатков существующих процессов можно учесть при старте внедрения системы. Но это не исключает возможности того, что во время работы системы, опытно-промышленной или промышленной эксплуатации вскроются более глубокие проблемы, о которых сотрудники, участвующие в проектировании системы, могут не знать в силу территориальной удаленности, например.

Вы отмечаете важность регламентации. На мой взгляд, регламентация может проводиться так же параллельно с автоматизацией процессов, поскольку, как уже отмечалось выше, в процессе автоматизации процессы претерпевают изменения. 
Обобщая вышесказанное: в статье не призывается жестко разделять автоматизацию и оптимизацию, поскольку они неразрывно связаны. Здесь приводится совет для тех руководителей, которые не могут решиться сделать первый шаг и выбрать, на чем сосредоточить свое внимание.

 

Александр Палагин 03 июня 2019 г. 10:03  
  1. Несколько провокационно противопоставлять автоматизацию и оптимизацию.
  2. В контексте статьи я нашел, что первое есть средство для реализации второго. Оптимизация – цель; автоматизация - средство. Оптимизация – идея, дух; автоматизация – материя, тело. Несмешиваемо и нераздельно.
  3. Так, преследуя цель оптимизации, мы можем пользоваться различными средствами: внедрение СЭД, сосредоточение на определенной рыночной нише, передача части процессов на аутсорсинг.
  4. Обратно, автоматизация может служить различным целям: оптимизация, информационная безопасность, отмывание денег на освоении.
  5. Вопрос первичности спорен и многогранен. Примеры есть и от первого (у нас есть машина – выбираем куда поехать), контрпримеры есть и от второго (хотим в кино – выбираем средство доставки нас туда).
  6. Для предприятия благоприятно, когда руководство, осознавая цель, подбирает соответствующие инструменты. С другой стороны, инсайт: из любопытства опробованный инструмент способен открыть новые направления развития, цели.
  7. В рамках такого понимания, мы наглядно можем спрогнозировать, какую организационную боль каким средством автоматизации мы покрываем (например, потеря документов), а какая боль лежит в другой плоскости и требует другого лекарства (например, НЕготовность персонала к изменениям).
  8. Предложение не к автору статьи, но в космос. Было бы здорово иметь на сайте голосовалку, чтобы ранжировать списки по приоритету/важности/выгодности.
Михаил Щеглов 31 мая 2019 г. 09:09  

Я бы скорректировал некоторые моменты в чек-листе, например:

  1. «Надоело подписывать кучу бумаг на столе.». Мне кажется, что тут в решения на первое место нужно поставить просто автоматизацию процессов. При этом, если эти слова говорит первый руководитель организации, то это повлечет автоматизацию процессов целиком (от инициатора и до высшего руководства). Это в свою очередь должно положительно сказаться на внедрении, т.к. участе в процессах первого руководителя будет примером для всех работников организации и должно уменьшить количество противников автоматизации.
  2. «Половину рабочего времени мы проводим на совещаниях. Секретарь фиксирует принятые решения, а на следующем совещании мы обсуждаем, что было сделано. Оказывается, что не все участники приступили к работам, кто-то не видел письмо с протоколом в электронной почте, исполнение работ затягивается.». Тут тоже нужно начать с автоматизации процесса в целом, и еще нужно обозначить, что в СЭД должна быть возможность контроля исполнения выданных поручений.
Тимур Шайхутдинов 30 мая 2019 г. 14:26  

Автоматизация vs оптимизация
"Двигайтесь поступательно. Советуем начать с автоматизации. Почему? В процессе автоматизации порядок работы будет меняться. Сотрудники начнут работать в информационной системе, оценят удобство новых инструментов и будут готовы к изменению порядка работы." (С)

Очень сомнительная и рискованная рекомендация. Обязательно процессы автоматизации, оптимизации и регламентации(!) необходимо запускать параллельно. Вот почему:

1.      Это распространенная ошибка ожидать, что чистое внедрение СЭД без оптимизации и адаптации процессов приведет к порядку. Автоматизация "хаоса" приведет только к негативному результату и возможному отказу от СЭД.

2.      В средних и крупных организациях сотрудники выполняют свои функции согласно ролей и обязанностей, которые закреплены в их должностных инструкциях. За они получают зарплату. Автоматизация часто вносит коррективы, соответственно изменение списка обязанностей (как в большую, так и меньшую сторону) без необходимых изменений в регламентирующих документах может привести к отрицательной мотивации и поводом саботировать работу в СЭД.

На оптимизацию следует обратить внимание на следующих этапах:

1.      На этапе анализа и проектирования автоматизируемых бизнес процессов. Для этого желательно привлечь опытных сторонних консалтеров, которые могут увидеть процесс со стороны «не замыленным» взглядом.

2.      На этапе опытно-промышленной эксплуатации. Первая апробация процессов в работе уже покажет узкие места, на которые стоит обратить внимание.  

3.      Через полгода/год после запуска СЭД. Есть возможность получить статистику, которую можно использовать для анализа и возможной оптимизации.  

Тимур Шайхутдинов 03 июня 2019 г. 15:30  

В целом все так и есть. Могу поделиться своим практическим опытом, т.к. в командировках бываю достаточно часто:

1. Авиаперелет. Перевозчик в любом случае выдает бумажный билет на стойке регистрации, хотя я всегда регистрируюсь предварительно онлайн. Для бухгалтерии, уже в офисе, дополнительно распечатываю посадочный талон, никто штамп о досмотре у меня не просит.

2. ЖД. Для бухгалтерии тоже достаточно только распечатки контрольного купона электронного проездного документа
без всяких отметок. 

Светлана Гржещук 06 июня 2019 г. 16:32  

Евгения, спасибо за комментарий! Ваш кейс не просто популярный, я бы сказала повсеместный. И смело бы добавила "боли":

  • Оценивают ли организации, сколько операционных потерь кроется за выискиванием информации "вручную"? Повезет, если исполнитель сразу найдет эксперта в нужной области, а бывает так, что придется пройти по цепочке в десяток человек!
  • Качество поиска и консолидации данных обратно-пропорционально  объему просматриваемой информации: насколько хватит человеческого внимания и терпения, чтобы при пересмотре всех документов отыскать действительно нужную информацию? Не пропустить важные, актуальные факты, сделать верные выводы?
  • Иногда информация нужна не просто, а СРОЧНО - тогда только "караул" кричать, если нужных людей, которые могут "спасти ситуацию" нет на месте.

И примеры в статье, и ваш кейс - это лишь небольшая часть ситуаций поиска в растущих объемах корпоративных данных. Современные технологии и решения поиска готовы прийти на помощь, но готовы ли сами компании всерьез задуматься над данной проблематикой и вкладываться в развитие корпоративного поиска?

Евгения Сарварова 06 июня 2019 г. 07:59  

Мне, как аналитику, важно быстро находить информацию по новой для меня предметной области. Я знаю, что в компании есть специалисты, которые разбираются в интересной мне теме, но дергать никого не хочется. В ECM-системе и на портале хранится много нужной информации. Но её действительно очень много. Пересматривать каждый документ/статью – это долго. Вот тут и приходит на помощь умный поиск. Он подсказывает что лучше посмотреть в первую очередь, а что потом.

Александр Палагин 04 июня 2019 г. 23:02  

Уже не в первый раз звучит тема, что крупный бизнес шагает по пути цифровой трансформации, а малый бизнес отстает, тормозит, защищается идеей «бумага быстрей». Это актуально и болезненно. На сегодня мы понимаем, что цифровая трансформация – это не конкурентное преимущество, а уже насущная необходимость. Воцифровиченные предприятия со временем образуют стабильную и мощную экосистему. Хочешь взаимодействовать – цифровизуйся.

Возможно, бумажный документооборот просуществует еще долго, но «бумажное» предприятие само откидывает себя на обочину бизнес-среды.

Интереснейшая тема – цифровая маркировка товара. В терминах ТРИЗ, когда одно решение покрывает несколько функций, - это «сильное» решение. Так, маркированный товар – и материальный объект (могу пнуть), и одновременно - информационный, так как содержит в себе неотчуждаемую метку-ключ.

  • В пределе, маркировка позволит вообще отказаться от движения документов.
  • Товар при отгрузке и при приемке просто «зачикали», а вся информационная составляющая автоматически из УС поставщика передается в УС покупателя. Факт передачи товара фиксируется на специальной электронной площадке.
  • Ложка дегтя: не ходите в маркированных ботинках «на дело» ))

Высказывались опасения, что маркировка не гарантирует качество товара. Думается, если цифровизация проникнет глубоко в самые производственные процессы (а план замаркировать все товары к 2024 г. такую тенденцию подтверждает), то качество все-таки станет подвластным атрибутом.

Отдельного внимания заслуживает экологический аспект маркировки.

  • Метка – это физически существующий объект; его необходимо производить.
  • Соответственно, нужна производственная инфраструктура и технологические цепочки.
  • Любой техпроцесс производит продукт + отходы. Конечная стадия любого продукта – списание.
  • Каков масштаб отходов от инфраструктуры при производстве меток?
  • Какова судьба списанной метки? Миллиардов меток?
  • Вот некоторые вопросы, которые правительство совместно с бизнесом будет решать в ближайшее время.

Интересно копнуть тему окупаемости по всем упомянутым технологиям:

  • Есть мнение, что на отдельные виды товаров розничные цены вырастут, так как усложняется состав товара + накладные расходы на инфраструктуру.
  • Но для бизнеса-то должен быть выигрыш за счет ускорения движения информации, снижения потерь и других положительных моментов.
  • Конечно, каков совокупный эффект – это предмет отдельного изучения и анализа, вплоть до учета особенностей конкретного предприятия.
Евгения Сарварова 03 июня 2019 г. 14:00  

Евгения, отличный вопрос!

Мне видится 2 варианта распознавания чеков, когда на них нет QR-кодов:

  1. Прикрутить к чат-боту ИИ, чтобы ИИ вычленял нужную информацию из фото чека без запроса информации у сотрудника. Такой вариант однозначно будет удобным для сотрудника.
  2. Вариант попроще. Чат-бот последовательно просит ввести данные о дате, сумме и назначении платежа, сотрудник вводит информацию вручную. Трудоемкость ввода информации через чат-бот или с компьютера для сотрудника будет примерно одинаковой. Поэтому такой вариант будет удобен только тем, что после возвращения из командировки у сотрудника будет готовый авансовый отчет, который можно будет сразу отправить на согласование.  
Евгения Жвакина 31 мая 2019 г. 15:33  

Евгения, отличное и очень нужное решение!

Возник вопрос по поводу приложения чеков для авансового отчета - если на чеке не QR-кода, система его как-то распознает? Например, чеки из гостиниц - это просто заполненный бланк с реквизитами гостиницы, печатью и таблицей с информацией о проживании. Поможет ли в этом случае решение?

Александр Палагин 03 июня 2019 г. 13:35  

Очень понравилась мысль про «потребление побеждает эффективную архитектуру». Я бы расширил ее следующим образом: потребление предъявляет требования, которые одной только эффективной архитектурой не покрыть (это если говорить об архитектуре в том смысле этого слова, который вкладывает в него автор).

Действительно, мы сейчас активно пересматриваем самые основы деятельности человека на предприятии,

  1. Видение «станок/человек должен быть загружен работой на 100%», как единственный показатель эффективности, стало не только устаревшим, но даже вредным и опасным для здоровья бизнеса.
  2. Максимальная эффективность внутренних элементов системы не гарантирует максимальную эффективность системы в целом. Максимальная загрузка фондов предприятия не гарантирует максимизации прибыли. Максимизация прибыли предприятия не гарантирует лидерство в отрасли и безоблачное будущее.

Если говорить о будущем двух направлений развития, то мысли такие.

По стороне структурированной информации. Информационными объектами для взаимодействия предприятий являются (это уже обсуждалось и здесь, на портале, и интенсивно обсуждается в интернете) не документы, а такие «атомы», как запись в справочнике, реквизит, сумма, атрибут, таблица, поисковый запрос и т.д.

  1. Здесь имеет место синергия, то есть ускорение процессов, улучшение качества, повышение эффективности деятельности человека.  
  2. Но по сути, эти улучшения есть только количественные, без революций и прорывов. Эмерджентности, системного эффекта тут практически нет.

По стороне неструктурированной информации. Принципиальная возможность обработки данных в их «первозданной» сложности и многообразии - это уже серьезный подрывной потенциал.

И как раз здесь возможна эмерджентность: когда при освоении инструментов ИИ, мы столкнемся с возникновением совершенно новых принципов ... принципов чего?

  1. Построения пользовательских интерфейсов;
  2. Порядка работы;
  3. Организации данных;
  4. Коммуникации;
  5. Или мы пересмотрим самую роль живого человека в технологических и информационных процессах будущего, оставив за ним только целеполагание, созерцание и истолкование.

Какое направление возобладает или каким будет их невероятное сочетание покажут время и наши усилия.

Вадим Майшев 31 мая 2019 г. 09:44  
По мне так это не критично. Это скорее уже шаг вперед. Долгое время люди ЭД вообще воспринимали только как скан бумажного, так что если сейчас вместо живой подписи, они ЭП на документе согласны видеть - уже прогресс. Постепенно научатся все разбираться и в хитростях формализованных документов. И при разбирательствах всегда можно оригинал ЭД выслать, если случайно копию отправили.

Так формирование новых сущностей ("печатных форм") только мешает пользователям "учиться разбираться" с ЭД! Для чего пускать в оборот суррогаты, когда люди должны научиться работать с самими ЭД и визуализация ЭД должна им помочь?

Предусмотрен, только называется не "штамп", а "отметка". Да, термины не совпадают.

:-) не надо путать людей. Отметка - это индикатор для привлечения внимания, дополнительное пояснение, в нашем контексте - сигнал пользователю убедиться в верности ЭП с помощью средства ЭП (что ЭД не изменен в ходе визуализации ЭД). Штамп/штемпель/печать - официальная фиксация значимого действия, в нашем контексте - подтверждение верности копии документа. Это разные сущности.

Елена Истомина 31 мая 2019 г. 08:06  
Штамп ЭП не предусмотрен нормативными документами

Предусмотрен, только называется не "штамп", а "отметка". Да, термины не совпадают.

--------------------

ГОСТ 7.0.97-2016

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

-----------------------

Там и пример в ГОСТе есть, и в понятиях рядового пользователя он очень похож на штамп. А я лично за то, чтобы система была понятна и упрощала вхождение в мир ЭД.

Елена Истомина 31 мая 2019 г. 08:00  
Система должна в процессе визуализации ЭД преобразовать ЭД в человеко-читаемый вид и сигнализировать Отметкой об ЭП о существовании ЭП к ЭД.

Так все дело только в том, что система не должна "сигнализировать о наличии ЭП" в виде "красивого штампа ЭП" (или даже просто не называть отметку штампом?), чтобы не создавать у человека иллюзию юридической значимости визуализации (печатной формы)? Чтобы они печатную форму не путали с оригиналом ЭД и не слали куда попало? :)

По мне так это не критично. Это скорее уже шаг вперед. Долгое время люди ЭД вообще воспринимали только как скан бумажного, так что если сейчас вместо живой подписи, они ЭП на документе согласны видеть - уже прогресс. Постепенно научатся все разбираться и в хитростях формализованных документов. И при разбирательствах всегда можно оригинал ЭД выслать, если случайно копию отправили.

Вадим Майшев 30 мая 2019 г. 17:28  
Вот вы руководитель, вам пришел электронный документ (пусть УПД) на подпись, подписанный уже контрагентом. Вы должны посмотреть, что подписываете. Уже вроде согласились, что xml можно показать форме человеко-читаемого документа. Но вы хотите еще видеть, кто подписал документ с той стороны и когда. Для этого вам нужно посмотреть информацию об ЭП. Как это сделать? 

Все стандартно. Для подписи нужно Средство ЭП, которое используется и для формирования, и для проверки ЭП. О том, что ЭП есть, в процессе визуализации ЭД будет сигнализировать Отметка об ЭП. Информацию об ЭП проверяем в ЭД с помощью Средства ЭП. 

Предполагается, что в систему встроены средства проверки ЭП, и система вам после проверки выдает результат в виде штампа ЭП.

Система должна в процессе визуализации ЭД преобразовать ЭД в человеко-читаемый вид и сигнализировать Отметкой об ЭП о существовании ЭП к ЭД. Штамп ЭП не предусмотрен нормативными документами, не имеет юридической силы, вводит пользователя в заблуждение, что "печатная форма", созданная в процессе визуализации ЭД, и есть сам документ или его копия (при распечатке). В отличие от скан-копии "бумажного" документа, где подпись и печать графически представлены в человеко-читаемом виде как и в оригинале, нечто, созданное при визуализации ЭД (в принципе, нормативами при визуализации ЭД не предусмотрено создание новой сущности - печатной формы), не обладает теми же свойствами - ЭП, заменяющая подпись и печать, должна перепроверяться человеком с помощью Средства ЭП. Как делать бумажною копию из ЭД, проверяя при этом ЭП и фиксируя собственноручной подписью, известно.

Процедура "Визуализация ЭП" не предусмотрена нормативами, не стоит делать из Отметки об ЭП автоматизированно-волшебно-функциональный Штамп ЭП, уровень доверия к документу он не повышает, лишь вводит в заблуждение.

Елена Истомина 30 мая 2019 г. 15:30  
Визуализация ЭП в визуализированном ЭД является профанацией, т.к. подпись проверяется только средством ЭП

Вот вы руководитель, вам пришел электронный документ (пусть УПД) на подпись, подписанный уже контрагентом. Вы должны посмотреть, что подписываете. Уже вроде согласились, что xml можно показать форме человеко-читаемого документа. Но вы хотите еще видеть, кто подписал документ с той стороны и когда. Для этого вам нужно посмотреть информацию об ЭП. Как это сделать? Предполагается, что в систему встроены средства проверки ЭП, и система вам после проверки выдает результат в виде штампа ЭП.

Это все та же визуализация, никто не предлагает вносить изменения в ЭД.

Вадим Майшев 30 мая 2019 г. 09:53  
Визуализация документа все равно нужна! Вы же не заставите обычного обывателя разбираться в содержании документа и подписей к нему в формате нескольких xml-файлов?

Конечно, визуализация электронного документа нужна. Визуализация ЭП в визуализированном ЭД является профанацией, т.к. подпись проверяется только средством ЭП. Не встречал нормативных документов о визуализации ЭП!

Вообще, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает наличие "Отметки ЭП на документе", распространяется этот ГОСТ как на документы на бумажном носителе, так и электронные документы.

У "бумажного" документа не может быть ЭП. Отметка ЭП (используемая только при визуализации ЭД) лишь говорит, что ЭП есть в этом ЭД. Невозможно после подписания ЭД добавить в него реквизиты/отметки не нарушив ЭП и соответственно ЭД. Поэтому надо относиться к ней как к отметке о наличии ЭП (которую надо перепроверять каждый раз при использовании ЭД) только в процессе визуализации ЭД, а не как к штампу о заверении копии ЭД с указанием, что ЭП при создании копии была проверена уполномоченным лицом.

А поскольку отметка об ЭП ставится на копию ЭД, которая юридической силы не имеет, то, по большому счёту не так важно, действительна ЭП на данный момент, или нет, главное, чтобы она была действительна на момент формирования копии.

Отметка об ЭП не ставится ни на электронный документ, ни не на его копию! Она используется для визуализации ЭД, а не для визуализации ЭП, которая, вероятно, является изобретением программистов. Никто нигде не говорит, что Отметку об ЭП надо включать в ЭД (что и невозможно без изменения ЭД). Визуализацией ЭД можно и нужно заниматься, но не надо вносить изменения в подписанные ЭД!

С этой визуализацией ЭД народ сходит с ума: вместо ЭД или их бумажных копий начинают ходить сформированные для визуализации ЭД электронные или распечатанные "печатные формы", которые не являются собственно документом и предназначены исключительно для его визуализации.

Михаил Александров 29 мая 2019 г. 16:57  
"Штамп ЭП" не предусмотрен нормативными документами и может стать медвежьей услугой, т.к. действительность/верность ЭП вещь не постоянная.

 Вообще, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает наличие "Отметки ЭП на документе", распространяется этот ГОСТ как на документы на бумажном носителе, так и электронные документы. А поскольку отметка об ЭП ставится на копию ЭД, которая юридической силы не имеет, то, по большому счёту не так важно, действительна ЭП на данный момент, или нет, главное, чтобы она была действительна на момент формирования копии.