Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?

В серии статей «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» эксперты ECM-Journal рассказывают всё, что нужно знать бухгалтеру о внутреннем и внешнем ЭДО. В этом материале вы узнаете: какие процессы уже переводят в цифру, нужно ли что-то менять в компании и с чего начать безбумажное взаимодействие с контрагентами.

Многие компании переводят документы в цифровой вид. Изменения проходят как внутри организации, так и в работе с контрагентами. Часто инициатором становится бухгалтер, потому что именно ему приходится работать со стопками бумаг, заводить их в систему и тратить на это уйму времени. Благодаря автоматизации он избавляется от рутины и освобождает драгоценные часы для более важных дел.

Однако переход на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами – дело не пяти минут. Для начала нужно разобраться в терминах и понять, как он работает на самом деле и будет ли 100% полезным для вашей компании.

Электронные документы в бухгалтерии. Нужны ли перемены?

Бухгалтерский учёт нельзя представить без документов. Стопки бумаг и папки в шкафах сопровождали этот процесс годами. И вот, наконец, всё изменилось – внутренний и внешний документооборот стал электронным.

Ещё недавно в России от бумажного взаимодействия отказывались на уровне компании – многие цифровизировали внутренние бизнес-процессы. Использовали как стандартные ERP- и BPM-решения – для учета и управления бизнес-процессами, так и ECM-системы – для управления не только процессами, но и контентом предприятия.

Бизнес уже оценил выгоды ЭДО и стремится автоматизировать взаимодействие с контрагентами. Особенно выгодны такие изменения в бухгалтерии. Рассмотрим на примере:

●    бухгалтер создаёт акт выполненных работ в 1С или другой учётной системе, выводит его на бумагу, ставит подпись/печать и отправляет компании-партнёру;

●    секретарь принимает акт от курьера или забирает из почтового отделения. Затем помещает документ в МФУ, делает скан и заносит его в информационную систему. А бедный бухгалтер уже вручную делает проводку в своей учётной системе.

При этом бумажный документ, который привезли секретарю, нужно ещё обязательно хранить. А что если его потеряли, испортили в пути или при оформлении допустили ошибку?

Правильно, все этапы работы с документами повторяются – акт приходится печатать заново, отправлять и тратить деньги, время, нервы... А бухгалтер на другой стороне вынужден ждать документ неделями, а иногда месяцами.

Знакомая ситуация? Если да, то компании пора переводить внешний документооборот в цифру. Только так можно исключить потери и порчу документов, избавиться от затрат на печать и доставку.

Выгоды на реальном примере – при использовании сервиса Synerdocs:

Способы обмена электронными документами

После решения перейти на безбумажное взаимодействие с бизнес-партнёрами должен быть второй шаг. Теперь нужно выбрать, как именно обмениваться такими документами.

Обычно рассматривают два способа:

1. Прямой обмен электронными документами. Чтобы он был юридически значимым, нужно заранее заключить с контрагентами специальное соглашение.

В документе необходимо обязательно уточнить порядок и условия безбумажного документооборота. В том числе нужно указать, как именно участники обмена планируют отправлять, получать и подписывать электронные документы. Важно: если обе стороны готовы работать с усиленной квалифицированной подписью, то соглашение подписывать необязательно. Если же подписи используются другие, то оно требуется.

В любом случае таким способом можно отправлять файлы-оригиналы прямо на email компании-получателя. Вот только эта схема работает не всегда – есть ограничения по видам документов, которые бизнесу можно подписывать и отправлять таким способом. Например, так нельзя обмениваться УПД или счетами-фактурами. И вот тогда «спасает» второй вариант.

2. Обмен через оператора электронного документооборота, а точнее через его специальный сервис.

Компания-пользователь подключается к сервису и одновременно к сети доверенных операторов и единому регламенту обмена. И всё, теперь остаётся только оплатить услуги, зарегистрировать себя и контрагента в сервисе, и можно легитимно создавать, подписывать, отправлять и получать счета-фактуры и другие электронные документы. 

Как перейти на ЭДО

Итак, вы выбрали максимально легитимный способ – работать с контрагентами через оператора ЭДО. Чтобы перейти на безбумажное взаимодействие, нужно пройти три шага:

●    выбрать сервис и зарегистрироваться;

●    купить сертификат электронной подписи (ЭП) – услугу может предоставить оператор;

●    подключить партнёров к ЭДО. Это можно сделать самостоятельно или опять же через оператора. 

Подключиться к сервису обмена

Для начала нужно выбрать сервис, который действительно подходит. Провайдеры предлагают разные тарифы и возможности – как технические, так и организационные. Все условия можно найти на сайте или обсудить по телефону, email.

Для подключения нужно зарегистрироваться в сервисе – придумать логин и пароль. Второй вариант, если уже есть сертификат ЭП, – пройти аутентификацию по нему. Параллельно пользователю предлагают принять правила работы в сервисе и подписать публичную оферту (лицензионный договор).

Купить сертификат электронной подписи

Приобрести его можно в удостоверяющих центрах, которые прошли аккредитацию в Минкомсвязи России. Список опубликован на сайте министерства. Удостоверяющим центром может быть и сам оператор ЭДО. Иногда он выдаёт сертификаты через организацию-партнёра.

 При этом важно правильно выбрать электронная подпись, сертификат которой понадобится. На данный момент есть три варианта: усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая.

Согласно ФЗ №63 документы, подписанные любым видом ЭП, – то же самое, что и бумажные с собственноручной подписью.

Подключить контрагентов

Если партнёров в сервисах ЭДО нет, то обмениваться документами будет не с кем. Максимум эффекта от перехода организации на электронный документооборот можно получить только тогда, когда все контрагенты готовы к изменениям или уже работают по-новому.

Что делать, если партнёр использует сервис другого оператора ЭДО? Есть два решения. Первое – подключиться к нему самому. Но только если контрагентов много и каждый из них использует свой сервис, придётся оплачивать услуги множества провайдеров. Для бухгалтерии это большой минус – расходы явно увеличатся.

Роуминг в ЭДО

Это второй и более рациональный вариант. Благодаря этой технологии можно обмениваться документами с контрагентами, которые используют другой сервис. Для настройки роуминга ЭДО, нужно обратиться к своему оператору.

А теперь коротко

В бухгалтерии уже, как правило, используют учётную систему, сервис для сдачи отчётности и другое ПО. То есть внутри компании документооборот и процессы уже обычно автоматизированы.

Чтобы перейти от внутреннего цифрового взаимодействия к внешнему, нужно выбрать сервис, зарегистрироваться в сервисе, оплатить тариф и купить сертификат электронной подписи. Всё, теперь можно приглашать контрагентов к обмену.

Большую часть работ можно не делать самому – многие операторы ЭДО выполняют их за клиентов. Нужно лишь обратиться к ним за помощью.

Читать дальше:

·         Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии 

·         Часть 3. Электронные бухгалтерские документы - факты, законы и важные нюансы

·         Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС 

·         Часть 5. Хранение электронных документов: где и как

·         Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>