В первой статье серии «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к безбумажной работе. Один из этапов на пути к выгодному электронному документообороту (ЭДО) – выбор и покупка сертификата электронной подписи (ЭП).

Читайте в этой статье: где используется ЭП, каких видов она бывает и когда гарантирует 100% юридическую значимость документооборота? И что необходимо учесть бухгалтеру, чтобы легко могли подписывать электронные документы и не попасть из-за них в суд.

Применение электронной подписи. Где она используется?

Особенно актуальным отказ от бумаг стал весной 2020 года, когда компаниям пришлось работать в режиме самоизоляции. Бухгалтерия и другие отделы лишились возможности вести традиционный документооборот, а контрагенты увидели в ЭДО главные выгоды – экономию средств, скорость и бесконтактный обмен документами.

В прошлой статье эксперты рассказали, что от участников легитимного электронного документооборота требуется применение электронной цифровой подписи (а правильнее говорить просто «электронной подписи», так как эти определения равнозначны – означают одно и то же). Однако это не единственная сфера использования ЭП.

Для чего нужна электронная подпись:

• представление электронных документов в ФНС, ФСС, ПФР и другие контролирующие органы;
• отправка электронных документов в суды, в том числе в качестве доказательств;
• обращения граждан и юрлиц на сайте Госуслуг;
• участие в электронных торгах;
• внешний и внутренний документооборот компании, взаимодействие с физическими лицами.

Какую ЭП нужно приобрести, зависит от того, где именно будут использоваться подписанные с её помощью документы:

Документооборот – особенно важная сфера применения электронной подписи. Во-первых, если в компании подписывают документы с помощью ЭП, есть гарантия – больше никто не сможет внести в них изменения. Другими словами, если стоит электронная подпись главного бухгалтера или руководителя, то это утверждённая версия документа. Его можно спокойно отправлять партнёру или передавать на исполнение.

В работе с контрагентами ЭП подтверждает юридическую значимость обмена документами. При этом с её помощью законно подписывать как договоры с подрядчиками, так и первичку. Это подтверждает ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте».

В статье 169 Налогового кодекса РФ законодатели уточнили, что в электронном виде можно обмениваться счетами-фактурами. При этом важно соблюдать условие – подписывать бухгалтерские документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

Электронная подпись и юридическая значимость

Документы, подписанные с помощью ЭП, можно представлять в суды. Доказательная сила электронного и бумажного оригиналов для государства абсолютно равна.

В обоих случаях важно, чтобы у документа были:

• название вида (счёт-фактура, акт сверки, товарная накладная и т.д., исключение – письмо);
• номер;
• название организации или наличие автора; 
• дата составления документа;
• место разработки, издания, принятия или подписания; 
• подпись.

Если планируете использовать ЭДО и делать это на законных основаниях, то уточните заранее:

• относятся ли используемый вид документов к особенным – не регламентирован ли процесс обмена и хранения;
• нет ли нормативно правовых актов, в которых прописан порядок их выставления и получения;
• есть ли приказ или закон, который указывает, какую конкретно электронную подпись нужно использовать при работе с такими документами;
• какими должны быть их форма и формат?

Задайте себе эти 4 вопроса перед тем, как начать обмен документами с контрагентами. Например, вы сможете понять, формализованный или неформализованный перед вами документ. В первом случае, чтобы гарантировать его юридическую силу, понадобится любая из квалифицированных электронных подписей.

Если же документ относится к формализованным, то придётся соблюсти два условия: он должен подписываться усиленной квалифицированной ЭП и обмен должен проходит в законодательно утвержденном порядке. Последний включает в себя многие факторы: от обязательного присоединения к регламенту обмена до используемого ПО, посредством которого ведётся документооборот с контрагентом.

Хранение электронных документов, подписанных электронной подписью

Сертификат ЭП выдаётся сроком на 12 месяцев. Но при этом хранить документы нужно дольше. Например, бухгалтерские – 5 лет. Будет ли электронный оригинал, подписанный старой ЭП, иметь юридическую силу? Ответ: да. И всё потому, что при подписании документа проставляется штамп времени.

Что это такое? Простыми словами: штамп времени – то же самое, что дата подписания документа в бумажном виде. То есть это гарантия того, что ЭП ставилась в момент, когда она была действительна. Тогда же ставится результат проверки сертификата – подтверждение от службы штампов времени, что всё в порядке.

Так выглядит отметка штампа времени в сервисе обмена Synerdocs:  

Если проверить штамп времени ЭП не удаётся, можно сопоставить дату подписания документа и период действия сертификата подписи вручную. Уточнить последнюю информацию можно в удостоверяющем центре, где был получен сертификат.

Что касается хранения самих электронных документов, организовать процесс можно разными способами. В их числе:

• локальный архив (на компьютерах, серверах компании, использующей ЭДО);
• в «облачном» хранилище (такую услугу предоставляют облачные провайдеры).

Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.

Средства электронной подписи

Приобрести электронную подпись для ЭДО можно напрямую – в аккредитованном удостоверяющем центре. Иногда сертификат предоставляет оператор электронного документооборота, для этого они передают ваши данные уполномоченному на это партнёру.

После всего этого владелец подписи получает:

• сам сертификат ЭП, гарантирующий принадлежность подписи данному лицу;
• ключи подписи – закрытый (секретный) и открытый.

Когда кто-то ставит электронную подпись на документе, создаётся шифр. Если это делается закрытым ключом, то расшифровать информацию можно открытым ключом.

Подписание с помощью ЭП выглядит так:

В этом процессе и в проверке ЭП участвуют средства криптографической защиты информации. А сам сертификат «находится» на флешке – eToken, пароль от которой знает только владелец.

Чтобы подписать электронный документ, необходимо подключить флешку и нажать на соответствующую кнопку (как правило, это «Подписать»).

А теперь коротко

Электронная подпись – не просто равна собственноручной. Она гарантирует подлинность, принадлежность автору и целостность документа, тем самым обеспечивая его легитимность.

При выборе ЭП необходимо учитывать вид электронного документа. От этого зависит, определён ли порядок обмена и его хранения. Если нет, то можно использовать любую подпись. Если да, то чаще всего только усиленную квалифицированную.

Сертификат подписи выдаётся на год, приобрести можно в удостоверяющем центре. А документ, подписанный в период его действия, будет иметь юридическую силу на весь срок хранения.  

Читать ещё:

• Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?
• Часть 3. Электронные бухгалтерские документы - факты, законы и важные нюансы
• Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
• Часть 5. Хранение электронных документов: где и как
• Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках

Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>