Часть 2. Электронная подпись в бухгалтерии
01 мая 2020 г. 16:25 1 комментариев Добавить в закладки
Партнёр проекта «Электронный документооборот. Школа бухгалтера»: Сервис обмена электронными документами Synerdocs |
В первой статье серии «Электронный документооборот. Школа бухгалтера» мы рассказали, что нужно знать бухгалтеру, чтобы приступить к безбумажной работе. Один из этапов на пути к выгодному электронному документообороту (ЭДО) – выбор и покупка сертификата электронной подписи (ЭП).
Читайте в этой статье: где используется ЭП, каких видов она бывает и когда гарантирует 100% юридическую значимость документооборота? И что необходимо учесть бухгалтеру, чтобы легко могли подписывать электронные документы и не попасть из-за них в суд.
Применение электронной подписи. Где она используется?
Особенно актуальным отказ от бумаг стал весной 2020 года, когда компаниям пришлось работать в режиме самоизоляции. Бухгалтерия и другие отделы лишились возможности вести традиционный документооборот, а контрагенты увидели в ЭДО главные выгоды – экономию средств, скорость и бесконтактный обмен документами.
В прошлой статье эксперты рассказали, что от участников легитимного электронного документооборота требуется применение электронной цифровой подписи (а правильнее говорить просто «электронной подписи», так как эти определения равнозначны – означают одно и то же). Однако это не единственная сфера использования ЭП.
Для чего нужна электронная подпись:
- представление электронных документов в ФНС, ФСС, ПФР и другие контролирующие органы;
- отправка электронных документов в суды, в том числе в качестве доказательств;
- обращения граждан и юрлиц на сайте Госуслуг;
- участие в электронных торгах;
- внешний и внутренний документооборот компании, взаимодействие с физическими лицами.
Какую ЭП нужно приобрести, зависит от того, где именно будут использоваться подписанные с её помощью документы:
Документооборот – особенно важная сфера применения электронной подписи. Во-первых, если в компании подписывают документы с помощью ЭП, есть гарантия – больше никто не сможет внести в них изменения. Другими словами, если стоит электронная подпись главного бухгалтера или руководителя, то это утверждённая версия документа. Его можно спокойно отправлять партнёру или передавать на исполнение.
В работе с контрагентами ЭП подтверждает юридическую значимость обмена документами. При этом с её помощью законно подписывать как договоры с подрядчиками, так и первичку. Это подтверждает ФЗ №402 «О бухгалтерском учёте».
В статье 169 Налогового кодекса РФ законодатели уточнили, что в электронном виде можно обмениваться счетами-фактурами. При этом важно соблюдать условие – подписывать бухгалтерские документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
«Какая именно ЭП вам нужна, зависит от ваших потребностей. Хотя Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» разрешает использовать любой из видов электронной подписи. Однако есть документы, которые необходимо подписывать строго определённым видом ЭП. И это требование закреплено законодательством». Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs |
Электронная подпись и юридическая значимость
Документы, подписанные с помощью ЭП, можно представлять в суды. Доказательная сила электронного и бумажного оригиналов для государства абсолютно равна.
В обоих случаях важно, чтобы у документа были:
- название вида (счёт-фактура, акт сверки, товарная накладная и т.д., исключение – письмо);
- номер;
- название организации или наличие автора;
- дата составления документа;
- место разработки, издания, принятия или подписания;
- подпись.
Если планируете использовать ЭДО и делать это на законных основаниях, то уточните заранее:
- относятся ли используемый вид документов к особенным – не регламентирован ли процесс обмена и хранения;
- нет ли нормативно правовых актов, в которых прописан порядок их выставления и получения;
- есть ли приказ или закон, который указывает, какую конкретно электронную подпись нужно использовать при работе с такими документами;
- какими должны быть их форма и формат?
Задайте себе эти 4 вопроса перед тем, как начать обмен документами с контрагентами. Например, вы сможете понять, формализованный или неформализованный перед вами документ. В первом случае, чтобы гарантировать его юридическую силу, понадобится любая из квалифицированных электронных подписей.
Если же документ относится к формализованным, то придётся соблюсти два условия: он должен подписываться усиленной квалифицированной ЭП и обмен должен проходит в законодательно утвержденном порядке. Последний включает в себя многие факторы: от обязательного присоединения к регламенту обмена до используемого ПО, посредством которого ведётся документооборот с контрагентом.
Также в решении судебных споров будет учитываться наличие прав автора на создание и подписание документа.
|
Хранение электронных документов, подписанных электронной подписью
Сертификат ЭП выдаётся сроком на 12 месяцев. Но при этом хранить документы нужно дольше. Например, бухгалтерские – 5 лет. Будет ли электронный оригинал, подписанный старой ЭП, иметь юридическую силу? Ответ: да. И всё потому, что при подписании документа проставляется штамп времени.
Что это такое? Простыми словами: штамп времени – то же самое, что дата подписания документа в бумажном виде. То есть это гарантия того, что ЭП ставилась в момент, когда она была действительна. Тогда же ставится результат проверки сертификата – подтверждение от службы штампов времени, что всё в порядке.
Так выглядит отметка штампа времени в сервисе обмена Synerdocs:
Если проверить штамп времени ЭП не удаётся, можно сопоставить дату подписания документа и период действия сертификата подписи вручную. Уточнить последнюю информацию можно в удостоверяющем центре, где был получен сертификат.
Что касается хранения самих электронных документов, организовать процесс можно разными способами. В их числе:
- локальный архив (на компьютерах, серверах компании, использующей ЭДО);
- в «облачном» хранилище (такую услугу предоставляют облачные провайдеры).
Услуги электронного архивирования, например, предлагают операторы ЭДО.
Подробнее о хранении электронных документов – в пятой статье спецпроекта ECM-Journal для бухгалтера. |
Средства электронной подписи
Приобрести электронную подпись для ЭДО можно напрямую – в аккредитованном удостоверяющем центре. Иногда сертификат предоставляет оператор электронного документооборота, для этого они передают ваши данные уполномоченному на это партнёру.
После всего этого владелец подписи получает:
- сам сертификат ЭП, гарантирующий принадлежность подписи данному лицу;
- ключи подписи – закрытый (секретный) и открытый.
Когда кто-то ставит электронную подпись на документе, создаётся шифр. Если это делается закрытым ключом, то расшифровать информацию можно открытым ключом.
Подписание с помощью ЭП выглядит так:
В этом процессе и в проверке ЭП участвуют средства криптографической защиты информации. А сам сертификат «находится» на флешке – eToken, пароль от которой знает только владелец.
Чтобы подписать электронный документ, необходимо подключить флешку и нажать на соответствующую кнопку (как правило, это «Подписать»).
А теперь коротко
Электронная подпись – не просто равна собственноручной. Она гарантирует подлинность, принадлежность автору и целостность документа, тем самым обеспечивая его легитимность.
При выборе ЭП необходимо учитывать вид электронного документа. От этого зависит, определён ли порядок обмена и его хранения. Если нет, то можно использовать любую подпись. Если да, то чаще всего только усиленную квалифицированную.
Сертификат подписи выдаётся на год, приобрести можно в удостоверяющем центре. А документ, подписанный в период его действия, будет иметь юридическую силу на весь срок хранения.
Читать ещё:
- Часть 1. Переход на электронный документооборот. С чего начать обмен с контрагентами?
- Часть 3. Электронные бухгалтерские документы - факты, законы и важные нюансы
- Часть 4. Электронная отчетность в налоговую: особенности взаимодействия с ФНС
- Часть 5. Хранение электронных документов: где и как
- Часть 6. Тренды. От маркировки товаров до электронного документооборота в грузоперевозках
Больше материалов для бухгалтера на ECM-Journal >>
Точнее, ЭЦП - это криптографическая технология, описанная в российских и международных стандартах и закрепленная в предыдущем законе 1-ФЗ. ЭП - это понимание юристов из закона 63-ФЗ.
Приобретают сегодня в большинстве своем квалифицированные сертификаты для УКЭП, неквалифицированные сертификаты для УНЭП ушли в корпоративный сектор. Ну а ПЭП не продается, т.к. там нечего продавать.