Документы по охране труда в электронном виде. А это законно?

Кадровое администрирование потихоньку уходит в цифру, дошла очередь и до охраны труда.

Документы по охране труда такие же массовые, как и кадровые. Каждый работодатель обязан проводить инструктажи и ознакомлять работников с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ). А если предприятие производит продукты питания или занимается переработкой нефтепродуктов, то список документов по охране труда расширяется: добавляются карточки выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ), смывающих и обезвреживающих средств (СиОС), наряды-допуски и т. д.

Чем больше численность сотрудников компании, тем больше вопросов приходится решать, чтобы организовать своевременное подписание и ознакомление с документами. Один из вариантов решения задачи — перевод документов в электронный вид. Но законно ли это?

Что говорят действующие НПА

Трудовой кодекс содержит общие фразы про обязанности работодателя в этой сфере, в том числе про необходимость ознакомления работников с требованиями охраны труда. Более чёткие указания по ведению разных типов документов содержатся в отдельных НПА.

Оценка условий труда и выдача СиОС — бумага или цифра?

426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» требует, чтобы работодатель организовывал «…ознакомление работников с результатами проведения специальной оценки условий труда на их рабочих местах под роспись».

Пункт 9 Стандарта безопасности труда «Обеспечение работников смывающими и (или) обезвреживающими средствами» от 17.12.2010 № 1122н явно разрешает проводить ознакомление работников с нормами выдачи СиОС «в письменной или электронной форме способом, позволяющим подтвердить ознакомление работника с указанными нормами».

Выдача средств должна фиксироваться под роспись сотрудника в личной карточке учёта СиОС.

Карточка выдачи СИЗ, наряд-допуск — только цифра!

Управлять выдачей СИЗ по-цифровому прямо разрешает Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.

»… в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника».

Пункт 2.1.3 Постановления Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций» требует регистрировать проведение всех видов инструктажей в соответствующих журналах «с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа».

Для журналов по инструктажам, карточки СиОС, результатов проведения СОУТ в законодательстве нет требований по форме документов (электронная или бумажная). Поэтому можно переводить эти документы в электронный вид, соблюдая требования 63-ФЗ.

В последних документах появляется явное разрешение вести документооборот в области охраны труда в электронном виде. Примером служит п. 9 Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 16 ноября 2020 г. № 782н «Об утверждении Правил по охране труда при работе на высоте»:

«Допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации».

Этот же приказ разрешает переводить в электронный вид наряды-допуски (п.67).

Что говорит Роструд

Подход, позволяющий переводить документы по охране труда в электронный вид, близок и информационному порталу Роструда «Онлайнинспекция.РФ»:

● документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы, могут быть подписаны простой электронной подписью;

● документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются электронными документами, равнозначными документу на бумажном носителе.

Раздать УКЭП всем сотрудникам — дорогое удовольствие. На самом деле, со стороны сотрудников можно использовать УНЭП и ПЭП. Но чтобы это стало возможным, работодатель должен подготовиться, подробнее см. статью.

Что дальше

Большинство действующих регламентирующих актов явно разрешают или не запрещают переводить документы по охране труда в электронную форму. Уже сейчас для этого есть правовые основания.

Участники эксперимента Минтруда используют в электронном виде не только кадровые документы, но и документы по охране труда, руководствуясь п. 2 ст. 1 122-ФЗ (об эксперименте Минтруда). Пункт разрешает участникам руководствоваться не только трудовым законодательством, но и иными актами, содержащими нормы трудового права, в соответствии со статьей 5 ТК РФ. То есть область охраны труда тоже попала под эксперимент.

В результате эксперимента будут внесены правки в трудовое законодательство. Уже сейчас проходит рассмотрение законопроекта, в котором явно упоминается возможность ведения отдельных документов по охране труда в электронной форме.

Сейчас готовится ещё один законопроект, который уже одобрен на уровне Государственной Думы. Он вносит правки в Трудовой кодекс и явно разрешает работодателям «вести электронный документооборот в области охраны труда» (ст.214). Ожидается, что изменения вступят в силу 1 марта 2022 года.

На мой взгляд, сегодня достаточно оснований для того, чтобы «примерить» эти изменения на свою компанию и решить, с помощью каких систем лучше реализовать переход в цифру.

Автор: Евгения Сарварова, бизнес-аналитик компании Directum

Иллюстрация: кадр из к\ф «Карьера Димы Горина»