Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты
Другие бизнес-решения

Кадровые документы, от которых можно отказаться

  5 комментариев Добавить в закладки

Евгения Сарварова, аналитик DIRECTUM

http://hr-elearning.ru/wp-content/uploads/2015/10/kadroviy_uchet43.jpg

Более года я занимаюсь анализом изменений трудового законодательства. В основном, мои исследования касаются возможности перевода в электронный вид разных кадровых документов: от заявлений на перенос отпуска до авансовых отчетов. Очень часто при изучении трудового кодекса и других НПА у меня возникал вопрос: для чего в конкретном процессе нужен определенный документ? Предлагаю рассмотреть несколько примеров. Может, вместо того, чтобы переводить их в электронный вид, от них надо отказаться совсем?

Прием на работу

Заявление о приеме на работу

ТК РФ не требует оформления заявления при выходе на работу в коммерческую организацию. Но многие компании продолжают практиковать оформление заявлений, потому что «так исторически сложилось». Для чего? Если потенциальный кандидат желает работать в компании и его прием согласован, то он несет в компанию пакет документов, в нужный день выходит на работу, подписывает трудовой договор. Если же потенциальный кандидат передумал, то и оформленное заявление не поможет, кандидат просто не выйдет на работу. Заявление о приеме – документ, от которого можно отказаться, не заменяя его ничем.

Приказ о приеме на работу

Создается на основании трудового договора. Содержит информацию, дублируемую из трудового договора (подразделение, должность и т.д.). Обязательно нужна подпись руководителя организации и ознакомление принимаемого сотрудника под подпись. На основании приказа о приеме делается отметка в личной карточке сотрудника, с которой последний опять должен ознакомиться под подпись. Это то, что требует законодательство.

В чём реальная польза этого документа? И руководитель, и сотрудник своими подписями закрепляют трудовые отношения в договоре. Сотрудник, имея на руках подписанный с двух сторон экземпляр трудового договора, уже на 100% уверен в том, что его приняли на работу. Лично ему приказ уже не нужен. Некоторые предприятия используют приказ о приеме для инициации работ по подготовке к приему сотрудника. Ответственным сотрудникам необходима официальная бумажка, чтобы, например, создать учетную запись, подготовить пропуск и рабочее место для нового сотрудника. В таких случаях приказ можно заменить информационной рассылкой внутри предприятия или новостью на портале. Чтобы ответственные сотрудники могли доверять таким рассылкам, необходимо закрепить новый порядок действий специалиста отдела кадров в локальных нормативных документах организации. Такой подход позволит отказаться от создания приказа о приеме, пропадет необходимость ставить свои подписи у руководителя организации и принимаемых сотрудников.

Личная карточка

Состоит из нескольких разделов. Часть сведений полезны для использования внутри организации, например, паспортные данные, которые нужно использовать при составлении дополнительных соглашений к трудовому договору. Часть сведений нужны для того, чтобы быстро собрать отчетность для Росстата. Данные о занимаемой должности, внутренних переводах сотрудника и т.д. нужны для ПФР. По своей сути личная карточка – это некий «сейф», содержащий основную информацию о работнике. Именно в таком «сборном» состоянии личная карточка используется достаточно редко: при увольнении, при выходе на пенсию.

Другой важный вопрос: требование законодательства ознакамливать сотрудника под подпись с записями в личной карточке о приеме (опять!), переводах на другую работу. Есть мнение, что такой подписью работник подтверждает, что работодатель учел повышение работника. На мой взгляд, тем самым происходит перенос ответственности с работодателя на работника, что некорректно. Также нужно помнить, что при переводе сотрудника к трудовому договору создается дополнительное соглашение, подписываемое руководителем и сотрудником. Получается, что подписи сотрудника в личной карточке избыточны.

Вся информация о сотрудниках в современных компаниях уже хранится в структурированном виде в информационных системах, что позволяет быстро готовить любую отчетность, поэтому от ведения личной карточки как документа можно отказаться.

Перевод сотрудника между подразделениями

В процессе перевода обязательно оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где проставляют свои подписи руководитель и сотрудник. Этот документ может заменить и заявление на перевод, и приказ о переводе.

Заявление на перевод

Ст.72.1 ТК РФ: «Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника». Чаще всего под письменным согласием работодатели понимают форму заявления. Все понимают, что документ формальный, создается исключительно для того, чтобы закрыть требование законодательства. Вместо него в дополнение к допсоглашению можно использовать переписку между работодателем и работником в рамках задач в СЭД, в крайнем случае по электронной почте.

Приказ о переводе

На мой взгляд, это такой же избыточный документ, как и приказ о приеме на работу.

Организация отпусков

График отпусков

Сейчас законодательство требует печатать, подписывать график отпусков руководителем, после чего ознакамливать сотрудников под подпись. В течение года необходимо делать это неоднократно: печать, подписание, ознакомление должно происходить при каждой корректировке графика отпусков. Зачастую работодатели подходят к этому процессу формально и исключительно ради выполнения требований законодательства: составляют, печатают, подписывают график, собирают подписи сотрудников раз в году. Корректируют его только перед проверкой Роструда.

В действительности сформированный и согласованный график отпусков по-крупному решает одну задачу: позволяет спланировать отпуска сотрудников так, чтобы не было пересечений отпусков у работников, решающих одну задачу. Заодно составление графика позволяет проконтролировать соблюдение требований законодательства о длительности отпусков. Мне же, как рядовому сотруднику, важно оперативно получать доступ к информации о том, на какие даты запланирован мой отпуск, на какие даты я могу его перенести в случае необходимости. Организовать доступ к актуальному графику отпусков при условии, что он ведется на бумаге – сложно.

Самым легким вариантом решения задачи видится перевод графика отпусков в электронный вид. Руководитель может подписывать график электронной подписью. Сотрудников можно ознакамливать также в электронном виде. Варианты реализации см. в статье. Актуальный график для просмотра сотрудниками можно размещать, например, на портале. 

Более радикальный вариант решения – отказаться от ведения графика отпусков как документа. Перевести график в структурированный вид – например, набор данных в виде справочника в ИС работодателя. Это позволит:

●    автоматизировать процессы сбора пожеланий от сотрудников по датам отпусков (если такая практика существует на предприятии),

●    проконтролировать выполнение требований законодательства о длительности отпусков,

●    проконтролировать возможные пересечения отпусков сотрудников,

●    быстро формировать график отпусков в виде отчета (да, все-таки документа) для утверждения руководителем и ознакомления сотрудников в электронном виде;

●    автоматизировать процесс рассылки уведомлений о приближении отпусков;

●    обеспечить оперативный доступ рядовым сотрудникам к данным по их отпускам.

Порядок ведения графика отпусков в электронном виде необходимо закрепить в ЛНА.

Заявление на отпуск

Многие работодатели перестраховываются и продолжают практику оформления заявлений на отпуск, хотя ТК РФ этого не требует. Обосновано создание и согласование заявлений на перенос отпуска, на основании которого специалист отдела кадров фиксирует изменения в графике отпусков.

Приказ о предоставлении отпуска

На основе данного документа вносятся изменения в личную карточку, производится начисление отпускных. Структурированные данные по графику отпусков позволяют опять же отказаться от личной карточки, как документа. Начисление отпускных можно производить на основании уведомления о приближении отпуска, с которым сотрудник ознакомился под подпись. Таким образом, приказ о предоставлении отпуска становится ещё одним документом, от которого можно отказаться.

Итого по процессу организации отпусков. Если мы откажемся от ведения заявлений на отпуск и приказов, а график отпусков переведем в структурированный вид, то что останется в качестве доказательства того, что сотрудник уходит в отпуск? Этим доказательством будет уведомление работника через ИС работодателя о приближении отпуска, в котором, в идеале, сотрудник может оставить пометку о том, что он действительно уходит в отпуск в запланированный срок, либо пометку о том, что будет оформлено заявление на перенос отпуска.

 

Как оптимизировать кадровый документооборот

Выше я рассмотрела наиболее часто встречающиеся кадровые документы, от оформления которых можно отказаться совсем либо перевести документы в структурированный вид. Дело за «малым» - внести правки в законодательство.

Да, процесс изменения законодательства длительный. Но уже сейчас работодатели могут:

●    проанализировать кадровый документооборот на своих предприятиях;

●    отказаться от ведения документов, которые больше не нужны (те же заявления о приеме на работу или на отпуск по графику). Это позволит снизить нагрузку на специалистов по кадрам и рядовых работников;

●    перевести часть документов в электронный вид. Например, графики отпусков. «Собирать» их можно в виде справочника, а для соблюдения требований законодательства график отпусков пока можно выводить на печать для подписания и ознакомления. В будущем при внесении изменений в законодательство у работодателя будет готовый инструмент для перехода в электронный вид. От этапа печати документа можно будет быстро отказаться.

У участников эксперимента Минтруда, который планируется провести в 2020 г., возможности ещё шире. Такие компании могут высказать своё мнение не только о возможности перевода отдельных документов в электронный вид, но и о возможности полного отказа от отдельных документов.

Недавно завершилась серия неформальных встреч руководителей кадровых служб, на которой обсуждалась проблематика перевода кадровых документов и процессов в электронный вид и оптимизации документооборота.

На вебинаре 1 ноября представим общие итоги и выводы по всем трем заседаниям, чтобы вы могли оценить перспективы HR-цифровизации в своей компании. Регистрируйтесь на вебинар.

А здесь в комментариях давайте обсудим, какие еще архаизмы кроме давно никому не нужных документов вас еще удивляют в кадровых процессах.

 

Источник: HR по-русски. Блог профессионального сообщества менеджеров по персоналу.

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (5)
Максим Князькин 31 октября 2019 г. 12:07  
В действительности сформированный и согласованный график отпусков по-крупному решает одну задачу: позволяет спланировать отпуска сотрудников так, чтобы не было пересечений отпусков у работников, решающих одну задачу.

Полезным будет отметить, что один из ключевых моментов для работодателя в части наличия графика отпусков, это возможность  контролировать своевременность предоставления работникам отпусков (в том числе, у работодателя есть четкое понимание когда необходимо уведомить сотрудника о грядущем отпуске). 

Многие работодатели перестраховываются и продолжают практику оформления заявлений на отпуск, хотя ТК РФ этого не требует.

Здесь следует отметить, что перед уходом сотрудника в отпуск однозначно должно быть подписано заявление или уведомление о начале отпуска. Если речь идет об уходе в отпуск согласно утвержденному графику отпусков, то ТК РФ действительно в этом случае не требует оформления и подписания заявления на отпуск, так как в этом случае роль заявления играет подписанное сотрудником уведомление. Если же речь идет об уходе сотрудника, например, в отпуск не по графику отпусков (сотруднику критично уйти в отпуск с завтрашнего дня и работодатель не возражает) или же, например, сотрудник, который не проработал 6 месяцев принял решение (по согласованию с работодателем) уйти в отпуск, то в этих случаях, на текущий момент,  необходимо оформление заявления на отпуск и подписание его сотрудником. 

Николай Снегирев 31 октября 2019 г. 14:29  
Приказ о переводе На мой взгляд, это такой же избыточный документ, как и приказ о приеме на работу.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 предусмотрено, что внесение записей в трудовую книжку работника производятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. Организации не смогут отказаться от этих документов без внесения правок в законодательные акты.

Яков Зорин 31 октября 2019 г. 15:51  

Николай, Евгения об этом говорит в конце статьи, что необходим пересмотр законодательства. По поводу приказа, насколько я понимаю, это просто мнение. На данный же момент (без пересмотра законодательства по кадровому вопросу) Евгения предлагает отказаться от заявлений о приеме на работу и от графиков отпусков.

Светлана Гржещук 31 октября 2019 г. 17:46  

Автор поднимает правильную тему! пересмотр законодательства и оптимизация в кадровом делопроизводстве - актуально для всех сторон трудовых отношений. Наличие множества документов часто не на руку работодателю, особенно в отсутствии электронного документооборота. Для оформления трудовых отношений с работником создается Приказ о приеме, Трудовой договор, Личная карточка, Приказ об увольнении и две записи в трудовую книжку. Случайная ошибка хотя бы в одном из документов может повлечь цепочку сложных последствий.

Реальный пример из жизни - сотрудника уволили в связи с ликвидацией организации. Процедура увольнения в отношении него была произведена с ошибками: в приказе о прекращении (расторжении) трудового договора с работником  допустили ошибку в реквизитах трудового договора, а именно указали неверную дату договора 13 апреля 2013 г. вместо 13 апреля 2015 года. История умалчивает, была ли это просто описка или дата была скопирована из другого документа (в самом договоре дата указана корректно).

Но на основании данного приказа и информации из него  был произведен расчет суммы выплаты к увольнению (в т.ч. за период лишних 56 неотгуленных дней отпуска). Работодатель через несколько месяцев обнаружения ошибки попытался взыскать сумму через суд. Суд не удовлетворил иск работодателя, т.к. в данном случае не признал данную ошибку счетной, а некорректным оформлением увольнения. Остается надеяться, что проблем не будет и уволенного сотрудника впоследствии, т.к. запись в трудовой сделана в соответствии с некорректно составленным приказом, а организация уже не существует.

Мария Калабина 11 ноября 2019 г. 10:05  

Спасибо автору за материал, однако в статье не отражена специфика некоторых организаций, так например, необходимы заявления  о поступлении на гражданскую службу ( ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе РФ»,  или заявление о поступлении на муниципальную службу (ФЗ от 02.03.2007 №25 «О муниципальной службе в РФ»). Все это государственные учреждения. Также стоить отметить ,что есть крупные организации, в уставном капитале которых доля государства превышает 50%, они также работают по принципу государственных организаций и сталкиваются с бюрократизацией трудовых отношений.

Но соглашусь с автором,необходимо изменять законодательство и двигателем в этом процессе должны выступать организации. 

Сейчас обсуждают
Больше комментариев