Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
Учебники Просто о СЭД ЭП/ЭЦП Внешний документооборот Цифровая трансформация Эксперты

Каким должен быть умный поиск на предприятии: "мини-гугл" или что-то отличительно иное?

  3 комментариев Добавить в закладки

Светлана Гржещук, ИТ-аналитик DIRECTUM

 «Большие объемы данных меняют подход бизнеса к управлению информацией, которая является самым важным ресурсом предприятия, и извлечению из нее ценности».

Джереми Бёртон, директор по маркетингу Корпорации EMC

На пути создания интеллектуальной ECM и развития новейших решений открывается огромный спектр задач, которые можно и нужно решать по-новому. Каждый раз при обсуждении планов развития с клиентами и партнерами, так или иначе затрагивается проблема поиска корпоративных данных. Мы узнаем конкретные бизнес-кейсы, справиться с которыми сходу не всегда просто.

С какими трудностями сталкиваются сотрудники предприятия при поиске данных в корпоративной среде, какого решения ожидают и каким может быть современный умный поиск, расскажем в этой статье.

Ситуация «Как есть»

Разные специалисты ежедневно тратят больше одного часа только на поиск документов, при этом не всегда их старания увенчиваются успехом.

Ситуация во многих крупных компаниях схожа:

●   в информационных системах накоплены огромные объемы данных;

●   встроенные решения поиска неэффективны, пользователям приходится просматривать и отсеивать большое количество ненужной информации;

●   найти информацию в системах сложнее, чем в интернете, приходится задавать много вводных критериев, следить за орфографией и корректностью запросов;

●   ненайденная информация приводит к дублированию контента – в системе создается множество идентичных документов, что может привести к информационной перегрузке;

●   проблема поиска затрагивает каждого автоматизированного сотрудника, от руководителя до делопроизводителя, которые ежедневно используют хотя бы одну корпоративную систему в своей работе.

Хотим поиск, как в Google!

Мы спросили клиентов, каким они видят современный поиск в корпоративной среде. В некоторых случаях ответ был развернутым, а иногда очень кратким: «Хотим, как в Google!».

Пользователей привлекает удобный интерфейс, естественный язык запросов, скорость поиска, релевантные результаты.

Если же по-крупному сравнить поиск в интернете и корпоративном секторе, то можно выделить два существенных отличия:

●   интернет-поисковики ориентированы на поиск новой или проверку известной информации, в корпоративной сфере при этом большой вес сохраняется для иного типа задач: обнаружение точных данных и полная подборка документов по вопросу;

●   количество пользователей даже очень крупного предприятия не может сравниваться с количеством пользователей интернет-поисковика, это накладывает ограничения на оценку и управление релевантностью поисковых выдач, изучение удовлетворенности пользователей.

Актуальные кейсы

Мы подготовили примеры наиболее распространенных задач поиска данных, с которыми сталкиваются многие компании при работе в корпоративных системах в наши дни.

Получить новую информацию из нормативных документов

Задача: Как помочь сотрудникам хорошо ориентироваться в огромной базе нормативных документов компании? Новым сотрудникам необходимо изучить официальные документы, касающиеся должности. Тем, кто уходил в длительный отпуск, нужно ознакомиться со всеми последними нормативными изменениями в компании. Даже для постоянных сотрудников актуальны вопросы, как оплачивается больничный или оформляется командировка.

Ожидание и особенности: Кейс из области wiki-решений. Пользователь не знает наименований и реквизитов нормативных документов, ему было бы удобно сформулировать вопрос на естественном языке, вместо использования формы запросы для атрибутного поиска. Дополнительные потребности: отфильтровать только измененные, только новые, отмененные или популярные документы.

Как сделать: Удобно искать документы по содержанию через полнотекстовый поиск, при этом сразу обработать дополнительные нечеткие критерии из запроса (измененные за прошлый месяц, популярные и т.п.) и наложить фильтры на выборку.  Предоставить инструменты дополнительной фильтрации результатов: по датам, стадии жизненного цикла, функциональной области. Пользователь должен получить ключевую информацию без необходимости просматривать весь документ, т.е. стоит выделить искомую информацию из текста документа в выдаче результатов. Также важно предоставить возможность удобно работать с выборкой, например, сохранять или отправлять в письме или задаче.

Подготовиться к проверкам

Задача: Особое внимание хочется уделить кейсам по поиску данных для проверок, которые требуют качественной и оперативной подготовки документации, особенно если запрашиваются оригиналы и копии. Для налоговых проверок могут потребоваться все документы по контрактам, включая все виды первичных учетных документов, а их может быть множество. Трудовые инспекции могут заинтересоваться документами, содержащими сведения о материальной ответственности.

Ожидание и особенности: Атрибутный поиск, поиск по видам документов – долгий и не очень удобный способ. Гарантировать 100% качественный результат невозможно, даже если известны точные реквизиты. Если задачу «Быстро найти все документы по одному контрагенту» можно решить специализированным поиском по определенной группе документов с заданным критерием по организации, то в приведенных выше ситуациях появляется смысловая нагрузка.

Как сделать: Для быстрого выполнения такой задачи должен производиться семантический анализ запроса и подбор документов по смыслу. То есть для слова «первичка», например, подбираются все первичные учетные документы, в которых присутствуют искомые товарные позиции. Необходимо развивать семантические инструменты анализа текстов документов, т.к. может потребоваться поиск с учетом синонимов и смысловых графов для сужения или расширения искомого термина, например, «по всем строительным материалам», а это и «кирпич», и «доски». Умный поиск должен обеспечивать дальнейшую работу с результатами: выгрузка, формирование отчетов.

Собрать команду на проект

Задача: Найти сотрудников с разными компетенциями, обладающих уникальными знаниями или опытом работы в организациях с аналогичным профилем.

Ожидание и особенности: Было бы очень удобно при вводе запроса на естественном простом языке собрать информацию из разных источников, большинство из которых – неструктурированные документы, например, сертификаты, резюме, заявки и договоры на обучение, отчеты и доклады с конференций.

Как сделать: В этом случае необходим анализ запроса, позволяющий понять, что необходимо отобрать документы, содержащие информацию о наличии определенного опыта, знаний, компетенций сотрудников в искомой профсреде. Вывод результата должен быть правильно организован: если пользователь формулирует запрос, например, «сотрудники со знанием», то необходимо также выделить в выдаче результата информацию о соответствующих персонах.

Подведем итоги, каким все-таки может быть умный поиск на предприятии

Заимствуя самое ценное у современных поисковых систем и интернет-магазинов, делая поправку на реальные потребности корпоративной сферы, можно составить прообраз решения.

Во-первых, это высокая скорость работы и удобный пользовательский интерфейс, в том числе возможность ввода запроса на естественном языке в одну строку.

Во-вторых, применение современных механизмов и интеллекта, например:

●   хороший полнотекстовый поиск, дополненный семантическим анализом запросов и текстов документов с учетом синонимов и смысловых связей;

●   самообучение на истории пользовательских запросов;

●   кластеризация базы документов и поиск по сформированным областям поиска («категориям»);

●   построение фильтров как по ключевым реквизитам, так и по дополнительным фактам из документа.

В-третьих, умная подготовка и работа с результатами:

●   релевантные выборки;

●   отображение части документа с результатами запроса и индивидуальные наборы фактов для разных результатов;

●   возможность поделиться запросом, например, отправить URL.

Вместо заключения

Будем рады услышать мнение читателей, какую функциональность видите полезной, а что поставите под сомнение. Какие требования к современному корпоративному поиску необходимо предъявить в первую очередь, и какие бизнес-задачи это поможет решить?

Источник: CRN/RE

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (3)
Наталия Агафонова 18 декабря 2018 г. 16:21  

Спасибо за интересную статью. На мой взгляд, первый кейс «Получить новую информацию из нормативных документов» был бы еще востребован при проектном управлении. Например, при старте нового проекта было бы удобно собирать уже имеющиеся наработки компании.

Мария Савельева 19 декабря 2018 г. 15:32  

Добрый день! Статья очень актуальна. Мне было бы интересно пользоваться поиском по иерархичным критериям (как в интернет-магазине), которые автоматически формируются искусственным интеллектом на основании не только реквизитов документов (так как количество реквизитов все же ограничено разумными пределами), но и по определенным ключевым словам в текстах документов. Возможно это будут слова не общеупортебимые, но часто встречающиеся, сгруппированные по смыслу, относящиеся к какой-либо области деятельности и т.д.

Наталья Демина 20 декабря 2018 г. 11:29  

Тема повышения эффективности поиска нужной в работе информации действительно как никогда актуальна. Количество информации каждый день растет, следить за всем уже невозможно, тем более - держать в голове всё, с чем однажды ознакомился.

На мой взгляд, в корпоративных системах на эффективность поиска может положительно повлиять наличие таких возможностей как:

  • оценка релевантности результатов поиска с учетом роли пользователя и истории работы в системе (в том числе истории поиска)
  • адаптивные критерии фильтрации в зависимости от типа искомого документа
  • отображение общедоступных реквизитов документов в отсутствие прав на просмотр текста и реквизитов с ограниченным доступом

Это позволит в нужный момент найти нужную информацию быстро и точно.

Сейчас обсуждают
Больше комментариев