УТВЕРЖДАЮ
Руководитель федеральной
архивной службы России
В.П.Козлов
6 октября 2000 года

Документ содержит изменения, внесенные
решением ЦЭПК при Росархиве
от 27 октября 2003 года.

ПЕРЕЧЕНЬ
типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документов*	Примечание
1	2	3	4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Распорядительная деятельность
1	Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: а) по месту разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности*	* Относящиеся к деятельности организации - пост.
* Срок хранения "постоянно" применяется в соответствии с п.2.4 Указаний. Отметка "ЭПК" применяется в соответствии с п.2.8 Указаний.
2	Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
3	Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке	Пост.
4	Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению	Пост.
5	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования*, доверенности и др.) к ним: а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссии и др.) в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) г) совещаний у руководителя организации д) собраний трудовых коллективов организации е) собраний структурных подразделений организации ж) общих собраний акционеров, пайщиков	а) Пост. б) Пост. в) Пост. г) Пост. д) Пост.** е) 5л. ЭПК ж) Пост.	* До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК ** Присланные для сведения - до минования надобности
6	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: а) по основной деятельности б) по личному составу в) по административно-хозяйственным вопросам	а) Пост.* б) 75 л.** ЭПК в) 5 л.	* Присланные для сведения - до минования надобности ** О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
7	Проекты приказов, распоряжений	1 г.
8	Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров: а) по месту проведения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
9	Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров	Пост.
10	Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) 3 г.*	* После замены новыми
11	Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению	3 г.* ЭПК	* После утверждения
12	Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности	5л. ЭПК
1.2. Организационные основы управления
13	Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) 3 г.*	* После замены новыми
14	Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)	Пост.
15	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
16	Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.
17	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке	3 г.* ЭПК	* После утверждения
18	Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
19	Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации	Пост.
20	Перечни видов лицензируемой деятельности: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
21	Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации	Пост.
22	Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации	Пост.*	* При наличии в организации подлинников копий документов - до минования надобности
23	Договоры о правах и обязанностях: а) с руководителем организации б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией	а) Пост. б) 5 л.* ЭПК в) 5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
24	Реестры акционеров	Пост.
25	Реестры владельцев ценных бумаг	Пост.
26	Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды	Пост.
27	Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций)	Пост.
28	Договоры о продаже-покупке акций акционерами	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
29	Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров	Пост.
30	Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций	Пост.
31	Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию	5 л. ЭПК
32	Штатные расписания организации, изменения к ним: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) 3 г.
33	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению	3 г.* ЭПК	* После утверждения
34	Штатные расстановки	75 л.
35	Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные) 1 - по месту разработки и утверждения 2 - в прочих организациях б) индивидуальные (персональные)	1 - Постоянно 2 - 3 г.* б) 75 л. ЭПК**	* После замены новыми ** В составе личных дел
(пункт в редакции решения ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года - см. предыдущую редакцию)
36	Приемосдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст.192), составленные при смене: а) руководителя организации б) должностных ответственных и материально-ответственных лиц	а) Пост. б) 5 л.*	* После смены должностного, материально- ответственного лица
37	Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации	Пост.
38	Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации	Пост.*	* При наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности
39	Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации	Пост.
40	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации	5 л. ЭПК
41	Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании	5 л. ЭШ
42	Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации	Пост.*	* По оперативно-хозяйственным вопросам - 5 л. ЭПК
43	Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5л. ЭПК
44	Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности	5 л. ЭПК
45	Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках	5 л. ЭПК
46	Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: а) по месту проведения б) в других организациях	а) 5 л. ЭПК б) До минования надобности
47	Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений	Пост.
1.3. Контроль
48	Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации	Пост.
49	Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст.145)	Пост.
50	Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля	Пост.
51	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 л.
52	Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)	5 л. ЭПК
53	Переписка о выполнении решении (предписаний) проверок и ревизий	5 л. ЭПК
54	Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан	Пост.
55	Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан	5 л.
56	Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению: а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях б) личного характера в) второстепенного, оперативного характера	а) Пост. б) 5 л.* ЭПК в) 5 л.*	* В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения
1.4. Правовое обеспечение деятельности
57	Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним	Пост.
58	Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера	5 л. ЭПК
59	Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды	5 л.*	* После вынесения решения
60	Договоры, соглашения об оказании юридических услуг	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
61	Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы	5л.ЭПК
62	Переписка по оперативным правовым вопросам	3 г.
63	Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков	5 л.
64	Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)	На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
65	Книги записей юридических консультаций	3 г.
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
66	Типовые и примерные номенклатуры дел: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
67	Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
68	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 г.*	* После утверждения
69	Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним	Пост.
70	Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации	5л. ЭПК
71	Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
72	Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля: а) распорядительных и нормативных документов организации б) поступающих и отправляемых документов в) обращений граждан г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры д) аудиовизуальных документов	а) Пост.* б) 3 г. в) 5 л. г) 3 г. д) 3 г.* ЭПК	* Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата
73	Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)	Пост.*	* На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации
74	Описи дел: а) постоянного хранения (утвержденные) б) временного хранения	а) Пост.* б) 3 г.**	* Неутвержденные - до минования надобности ** После уничтожения дел
75	Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета: а) приема посетителей б) рассылки документов в) бланков строгой отчетности г) машинописных, компьютерных работ д) выдачи дел во временное пользование	а) 3 г. б) 2 г. в) 3 г. г) 1 г. д) 3 г.
76	Топографические указатели	1 г.*	* После замены новыми
77	Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование	3 г.*	* После возвращения документов
78	Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами	10 л.
79	Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов	5 л.
80	Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним	5 л.
81	Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 2.1. Прогнозирование
82	Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
83	Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ	5 л. ЭПК
84	Прогнозы (перспективные планы) развития организации	Пост.
85	Концепции развития организации	Пост.
86	Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации	5 л. ЭПК
2.2. Текущее планирование
87	Планы экономического и социального развития организации: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
88	Бизнес-планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним	Пост.
89	Госзаказы	Пост.
90	Годовые планы организации: а) по основным для данной организации видам деятельности б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности	а) Пост.* б) 5 л.	* В других организациях - до минования надобности
91	Проекты годовых планов экономического и социального развития организации; пояснительные записки к ним	5л. ЭПК
92	Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений	До минования надобности
93	Годовые планы структурных подразделений организации	5 л.
94	Документы (технико-экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 л.
95	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 л. ЭПК
96	Аналитические записки (анализы) о выполнении планов	Пост.
97	Справки об итогах социально-экономического развития организации	5 л. ЭПК
98	Переписка по вопросам планирования	5 л.
2.3. Ценообразование
99	Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
100	Справки, расчеты по прогнозированию цен	Пост.
101	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке: а) по месту разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До пересмотра цен
102	Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия соглашения
103	Переписка по вопросам ценообразования	5л. ЭПК
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3.1. Финансирование, кредитование
104	Финансовые планы перспективные: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
105	Планы: - финансовый (баланс доходов и расходов); - финансирования и кредитования; - валютный; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования, распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные	а) Пост.* б) Пост.* в) 5 л. г) 1 г.*	* В других организациях - до минования надобности При отсутствии годовых - пост. * При отсутствии годовых и квартальных - пост.
106	Проекты планов	5 л.
107	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов	5 л. ЭПК
108	Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности	Пост.
109	Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним	Пост.
110	Переписка о лимитах и экономических нормативах	5 л.
111	Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
112	Сметы доходов и расходов; расчеты к ним*: а) годовые б) квартальные	а) Пост. б) 5 л.**	* Администра- тивно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 л. ** При отсутствии годовых - пост.
113	Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности	5 л. ЭПК
114	Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов: - финансового; - финансирования и кредитования; - валютного; - материальных балансов; - капитальных вложений; - по труду и заработной плате; - прибыли; - образования, распределения и использования фондов организации; - накопления и расходования оборотных средств и др.: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные	а) Пост.* б) Пост.* в) 5 л. г) 1 г.*	* В других организациях - до минования надобности При отсутствии годовых - пост. * При отсутствии годовых, квартальных - пост.
115	Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов	5 л. ЭПК
116	Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления	5 л. ЭПК
117	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 л.
118	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 л.
119	Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании	5 л. ЭПК
120	Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях	5 л. ЭПК
121	Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций	5 л.
122	Договор банковского счета	5 л.*	* После истечения срока действия договора
123	Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения	1 г.
124	Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам	5 л. ЭПК
125	Кредитные договоры	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
126	Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов	5 л.
127	Заявки на получение кредитов	1 г.
128	Переписка о нормах обязательных резервов, финансировании капиталовложений	5 л. ЭПК
129	Сводные ведомости по открытым кредитам	Пост.
130	Сведения о расходовании кредитов: а) годовые б) квартальные в) месячные	а) Пост. б) 3 г. в) 1 г.
131	Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах	5 л.
132	Кассовые планы: а) годовые б) квартальные в) месячные	а) 5 л. б) 3 г. в) 1 г.
133	Отчеты по кассовым планам	5 л.
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
134	Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
135	Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные г) месячные	а) Пост. б) Пост. в) 5 л.* г) 1 г.**	* При отсутствии годовых - пост. ** При отсутствии годовых, квартальных - пост.
136	Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним	Пост.
137	Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам	Пост.
138	Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов	5 л.
139	Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов	Пост.*	* Квартальных - 5 л.
140	Отчеты об исполнении сметы расходов: а) сводные годовые б) годовые в) квартальные	а) Пост. б) Пост. в) 5 л.*	* При отсутствии годовых - пост.
141	Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета	5 л.
142	План счетов бухгалтерского учета	5 л.
143	Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)	Пост.
144	Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности	1 г.
145	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
146	Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
147	Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами)	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
148	Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
149	Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
150	Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
151	Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями	5 л.
152	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)	5 л.
153	Лицевые счета работников	75 л. ЭПК
154	Положения о премировании работников	5 л.* ЭПК	* После замены новыми
155	Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат*; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат	5 л.**	* При отсутствии лицевых счетов - 75 л. ** При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
156	Переписка о выплате заработной платы	5 л.
157	Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов	5 л.
158	Гарантийные письма	5 л.
159	Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий	5 л.
160	Переписка о выдаче и возврате ссуд	5 л.*	* После погашения ссуды
161	Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности	5 л.
162	Исполнительные листы	До минования надобности*	* Не менее 5 л.
163	Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях	5 л. ЭПК
164	Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов	До замены новым
165	Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков	До минования надобности*	* Не менее 5 л.
166	Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	Пост.
167	Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях	5 л.
168	Оборотные ведомости	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
169	Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах	5 л.*	* После снятия с учета
170	Отчеты по налогам: а) годовые б) квартальные в) месячные	а) Пост. б) 5 л.* в) 1 г.**	* При отсутствии годовых - пост. ** При отсутствии квартальных - 5 л.
171	Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней	5 л. ЭПК
172	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов	5 л. ЭПК
173	Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам	5 л. ЭПК
174	Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним	5 л.
175	Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам	5 л.
176	Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда	5 л.
177	Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг	5 л.
178	Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями	5 л.*	* После погашения налогов
179	Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей	5 л.
180	Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам	5 л. ЭПК
181	Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами	Пост.
182	Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей	Пост.
183	Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки	5 л.
184	Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новым
185	Лицевые счета акционеров	5 л.*	* После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии)
186	Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора, соглашения
187	Паспорта сделок	Пост.
188	Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ	5 л.*	* При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
189	Договоры о материальной ответственности	5 л.*	* После увольнения материально- ответственного лица
190	Образцы подписей материально-ответственных лиц	До минования надобности
191	Договоры имущественного страхования	5 л.*	* После истечения срока действия договора
192	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
193	Книги, журналы, карточки учета: а) ценных бумаг б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) в) основных средств (зданий, сооружений) г) расчетов с организациями д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) е) погашенных векселей на уплату налогов ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость з) хозяйственного имущества и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) к) подотчетных лиц л) исполнительных листов м) сумм доходов и подоходного налога работников н) депонированной заработной платы о) депонентов по депозитным суммам п) доверенностей	а) Пост. б) 5 л.* ЭПК в) 5 л. г) 5 л.* д) 5 л.* е) 5 л. ж) 5 л.* з) 5 л.* и) 5 л.* к) 5 л. л) 5 л. м) 5 л. н) 5 л.* о) 5 л. п) 5 л.***	* После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) * При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения ** После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) *** С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
194	Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности	Пост.
195	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 л.
196	Заказы на бланки учета и отчетности	1 г.
197	Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности	5 л. ЭПК
4.2. Статистический учет и отчетность
198	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов; анализы отчетов: а) сводные годовые и с большей периодичностью б) годовые и с большей периодичностью в) полугодовые г) квартальные д) месячные	а) Пост. б) Пост. в) 5 л.* г) 5 л. д) 1 г.*	* При отсутствии годовых - пост. При отсутствии годовых, полугодовых - пост. * При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.
199	Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: а) сводные годовые и с большей периодичностью б) годовые и с большей периодичностью в) полугодовые г) квартальные д) месячные е) единовременные	а) Пост. б) Поcт. в) 5 л.* г) 5 л. д) 1 г.* е) Пост.	* При отсутствии годовых - пост. При отсутствии годовых, полугодовых - пост. * При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.
200	Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации	Пост.
201	Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним	5 л.
202	Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов	5 л.
203	Оперативные статистические сводки о выполнении планов	1 г.
204	Журнал учета передаваемых статистических данных	5 л.
205	Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности	1 г.
206	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 л.
207	Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект): а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ СВЯЗИ 5.1. Организация связей
208	Уставы, положения международных организаций (объединений), членами которых является организация	Пост.
209	Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)	Пост.
210	Документы (справки, заявления, докладные записки) о вступлении в международные организации (объединения)	Пост.
211	Переписка о вступлении в международные организации (объединения)	Пост.
212	Документы (протоколы, решения, предложения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных связях с другими организациями	Пост.
213	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций	5 л.
214	Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)	5 л. ЭПК
215	Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей иностранных организаций	Пост.
216	Документы (доклады, справки, информации, сведения) о проведении встреч (переговоров) с представителями других организаций	5 л. ЭПК
217	Журналы, карточки учета посещений организации представителями иностранных организаций	Пост.
5.2. Осуществление связей
218	Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним	Пост.
219	Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты) о подготовке контрактов, договоров, соглашений	10 л. ЭПК
220	Документы (акты, технико-экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества	Поcт.
221	Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о связях организации	5 л. ЭПК
222	Программы (прогнозы, планы) установления и развития экономических, научных, культурных связей: а) по месту разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
223	Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	10 л. ЭПК
224	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	5 л. ЭПК
225	Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества	Пост.
226	Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве	5 л. ЭПК
227	Документы (аннотации, предложения, расчеты, информация) к грантам, инвестиционным проектам	Пост.
228	Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам	Пост.
229	Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов	10 л. ЭПК
230	Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации	5 л. ЭПК
231	Переписка об организации заграничных путешествий, туров	3 г.
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
232	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной детельности, маркетинга	5 л. ЭПК
233	Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности, маркетинге	5 л. ЭПК
234	Аналитические обзоры по основным вопросам деятельности организации: а) по местy разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
235	Информационные обзоры (доклады)	На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организации
236	Программы маркетинговых исследований организации	Пост.
237	Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения и др.) о маркетинговых исследованиях	5 л. ЭПК
238	Документы (анкеты, тесты, интервью и др.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах	До минования надобности
239	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалаx: а) на материалы, изданные за рубежом б) на материалы, изданные в Российской Федерации	а) 3 г. б) 1 г.
240	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности
241	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 л.
242	Документы (планы, акты, справки, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации	3 г.
243	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности
244	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 г.*	* После получения подписной литературы
245	Акты проверки справочно-информационных служб организации	1 г.*	* После следующей проверки
246	Акты списания книг и периодических изданий	10 л.*	* После проверки справочно-информационных служб организации
247	Документы (книга учета справочно-информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно-информационных служб организации	До ликвидации справочно-информационных служб организации
248	Договоры об информационном обслуживании	5 л.*	* После истечения срока действия договора
249	Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно-технической информации	3 г.
6.2. Распространение информации (реклама)
250	Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники и др ): а) по месту разработки б) в других организациях	а) До ликвидации организации б) До минования надобности
251	Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотодокументы по научно-технической информации и рекламе	До минования надобности
252	Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях	Пост.
253	Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках	Пост.
254	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 л. ЭПК
255	Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения, переписка) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекции, бесед и других мероприятий	5 л. ЭПК
256	Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы	5 л.*	* После стечения срока действия договора
257	Документы (заявки, акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы	3 г.
258	Документы (буклеты, плакаты, фото- и видеодокументы, информации) о рекламной деятельности организации	До минования надобности*	* Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные известными авторами, - пост.
259	Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, "www" страницы в Интернете, переписка) об оперативной рекламной деятельности	До минования надобности
260	Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий	1 г.
261	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 л.
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ 7.1. Трудоустройство
262	Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 л. ЭПК
263	Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников	5 л. ЭПК
264	Переписка по вопросам трудоустройства	5 л.
265	Направления на трудоустройство работников	До минования надобности
266	Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам	5 л.*	* После истечения срока действия договора
267	Договоры о выдаче ссуд для создания рабочих мест	5 л.*	* После погашения ссуды
7.2. Организация труда
268	Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда	5 л. ЭПК
269	Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления	Пост.
270	Перечни профессий: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
271	Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
272	Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий	Пост.
273	Журналы учета работников, совмещающих профессии	До минования надобности
274	Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда	5 л. ЭПК
275	Коллективный договор	Пост.
276	Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора	Пост.
277	Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю	5 л. ЭПК
278	Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров	5 л. ЭПК
279	Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника	5 л. ЭПК
280	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 г.
281	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	1 г.
282	Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине	3 г.
7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
283	Типовые нормативы по труду: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
284	Нормы выработки и расценок*: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми	* Временные нормы выработки и расценок - 3 г. после замены новыми
285	Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок	5 л. ЭПК
286	Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
287	Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок	5 л.
288	Тарификационные ведомости	25 л.
289	Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда	5 л. ЭПК
290	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 л. ЭПК
291	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий	5 л. ЭПК
292	Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
293	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 л.
294	Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения	5 л.
7.4. Охрана труда
295	Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении	5 л. ЭПК
296	Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий	Пост.
297	Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий	5 л.
298	Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	Пост.
299	Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности	5 л.
300	Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников	5 л. ЭПК
301	Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда	5 л. ЭПК
302	Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков	5 л. ЭПК
303	Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новым
304	Перечень профессий с вредными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новым
305	Списки работающих на производстве с вредными условиями труда	75 л.
306	Табели и наряды работников вредных профессий	75 л.
307	Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
308	Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций	5 л. ЭПК
309	Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций	До замены новыми
310	Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
311	Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий	10 л.*	* Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.
312	Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний	45 л. ЭПК
313	Договоры страхования работников от несчастных случаев	5 л.*	* После истечения срока действия договора
314	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по технике безопасности	5 л.
315	Протоколы аттестации по технике безопасности	5 л.
316	Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности б) инструктажа по технике безопасности в) проведения аттестации по технике безопасности	а) 10 л. б) 10 л. в) 5 л.
317	Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности	5 л. ЭПК
318	Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев	5 л.
319	Сведения об авариях и несчастных случаях	5 л.*	* Сведения о несчастных случаях с летальным исходом - пост.
320	Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварии	Пост.
321	Переписка об авариях и несчастных случаях	5 л.
322	Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия б) в других организациях	а) 45 л.* ЭПК б)5 л.	* Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.
323	Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях	1 л. ЭПК
324	Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению	5 л. ЭПК
325	Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда	5 л. ЭПК
326	Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации	5 л.
327	Журналы учета исполнения постановлений о штрафах	3 г.*	* После оплаты штрафа
328	Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил	3 г.
329	Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий	3 г.
330	Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников	5 л.
331	Анкеты обследования условий труда работников	5 л.
332	Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда	5 л. ЭПК
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
333	Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами	Пост.
334	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров	5 л. ЭПК
335	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 л.
336	Записки, заменяющие приказы по личному составу	75 л.* ЭПК	* О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
337	Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников	а)Пост. б) 75 л. ЭПК
338	Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел	75 л. ЭПК
339	Личные карточки работников (в том числе временных работников)	75 л. ЭПК
340	Характеристики работников, не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
341	Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу	1 г.
342	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования*	* Невостребованные - не менее 50 л.
343	Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел	5 л.
344	Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность	Пост.
345	Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел	75 л. ЭПК
346	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности	3 г.
347	Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей	3 г.
348	Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет	15 л.*	* При отсутствии приказов - 50 л.
349	Список (штатно-списочный состав) работников	Пост.
350	Списки: а) членов руководящих и исполнительных органов организации б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий г) работников д) прошедших аттестацию е) военнообязанных ж) кандидатов на выдвижение по должности з) получающих персональные ставки, оклады	а) Пост. б) Пост. в) Пост. г) 75 л. д) 5 л. е) 3 г. ж) 5 л. з) 10 л.*	* При отсутствии лицевых счетов - 50 л.
351	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 г.
352	Переписка об оформлении командировок	5 л.	* Для заграничных командировок - 10 л. ЭПК
353	Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных	3 г.
354	Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.*	* При отсутствии приказов - 50 л. ЭПК
355	Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок	5 л.
356	Графики предоставления отпусков	1 г.
357	Карточки, указатели к приказам по личному составу	75 л.
358	Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников б) работников, направленных в командировки в) военнообязанных г) отпусков д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы з) выдачи командировочных удостоверений	а) 75 л. б) 5 л. в) 3 г.* г) 3 г. д) 75 л. е) 50 л. ж) 3 г. з) 5 л.	* После увольнения
8.2. Установление квалификации работников
359	Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий	15 л. ЭПК
360	Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий	5 л.
361	Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 л.
362	Квалификационные требования: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
363	Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников	До замены новыми
364	Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий	5 л.
365	Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации	5 л.
366	Переписка об аттестации и установлении квалификации	5 л.
367	Графики проведения аттестации, установления квалификации	1 г.
8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников
368	Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации	5л. ЭПК
369	Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации	5 л. ЭПК
370	Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): а) по месту разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
371	Учебные планы, программы: а) по месту разработки б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
372	Учебно-методические пособия: а) по месту разработки б)в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
373	Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ	5 л. ЭПК
374	Переписка об организации курсов повышения квалификации работников	3 г.
375	Договоры об обучении	5 л.*	* После истечения срока действия договора
376	Графики работы курсов повышения квалификации	3 г.
377	Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации	1 г.
378	Ведомости учета часов работы преподавателей	1 г.
379	Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов	3 г.*	* После замены новыми
380	Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий	1 г.
381	Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся, работникам	5 л.*
382	Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения	5 л.*	* После окончания обучения
383	Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения	5 л.
8.4. Награждение
384	Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий: а) в награждающих организациях б) в других организациях	а) Пост. б) 75 л.* ЭПК	* Документы о представлении к званию "Ветеран труда" - 30 л. ЭПК
385	Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: а) в награждающих организациях б) в других организациях	а) Пост. б) 75 л. ЭПК
386	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 л. ЭПК
387	Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению: а) по месту разработки и утверждения б) в другихорганизациях	а) Пост. б) До замены новыми
9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 9.1. Снабжение деятельности
388	Особые условия поставки продукции и материалов: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
389	Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности	5 л.
390	Списки поставщиков и потребителей	5 л. ЭПК
391	Договоры, соглашения, контракты о снабжении-сбыте, купле-продаже	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
392	Протоколы разногласий по договорам	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
393	Договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд	Пост.
394	Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции	5 л.
395	Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения и др.) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции	5 л.
396	Комплектовочные ведомости	1 г.
397	Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования	5 л.*	* Импортного оборудования - до окончания эксплуатации
398	Таможенные декларации	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии)
399	Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям	5 л.
400	Документы (акты, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования	5 л. ЭПК
401	Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования	5 л.
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
402	Договоры хранения (складского хранения)	5 л.*	* После истечения срока действия договора
403	Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах	5 л.*	* После списания материально- имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных, судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
404	Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей	5 л.*	* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения
405	Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей	3 г.
406	Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов	3 г.
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ 10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
407	Правила внутреннего распорядка	1 г.*	* После замены новыми
408	Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка	1 г.
409	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Пост.
410	Переписка об утверждении печатей и штампов	3 г.
411	Журналы учета выдачи печатей и штампов	3 г.
412	Акты уничтожения печатей и штампов	3 г.*	* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков - пост.
413	Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию	1 г.
414	Книги регистрации удостоверений и пропусков	3 г.
415	Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков корешков к ним	1 г.
416	Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей	1 г.
417	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 г.
418	Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников	1 г.
419	Списки, книги адресов и телефонов	1 г.*	* После замены новыми
420	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах	1 г.
421	Переписка о предоставлении мест в гостиницах	1 г.
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
422	Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность	Пост.
423	Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность	5 л. ЭПК
424	Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним	Пост.
425	Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий: а) по месту проведения б) в других организациях	а) 5 л.* б) До ликвидации организации	* После проведения
426	Протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий: а) по месту проведения б) в других организациях	а) Пост. б) До ликвидации организации
427	Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий; документы (проектно-изыскательское заключение, разрешение на строительство и др.) к ним	Пост.
428	Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом	Пост.
429	Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации	Пост.
430	Паспорта зданий, сооружений и оборудования	5 л.** ЭПК	* Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры - пост. ** После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования
431	Планы размещения организации	3 г.
432	Переписка о предоставлении помещений организации, сдаче и приеме зданий в аренду	3 г.
433	Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией	3 г.
434	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией	5 л. ЭПК
435	Переписка о содержании зданий, дворов и тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов	3 г.
436	Договоры энергоснабжения	5 л.*	* После истечения срока действия договора
437	Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений	1 г.
438	Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 г.
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
439	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта	5 л. ЭПК
440	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах	3 г.
441	Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств	5 л.*	* После истечения срока действия договора
442	Переписка о перевозке грузов	3 г.
443	Заявки на перевозку грузов	1 г.
444	Нормативы загрузки транспортных средств	1 г.*	* После замены новыми
445	Условия по перевозке грузов: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
446	Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий	10 л.*	* Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.
447	Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях	5 л.
448	Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств	3 г.*	* После списания транспортных средств
449	Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств	3 г.
450	Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей	1 г.*	* После завершения проверки (ревизии)
451	Паспорта транспортных средств	До списания транспортных средств
452	Документы (докладные записки, справки, переписка) о состоянии внутренней связи	5 л.
453	Разрешения на установку и использование средств связи	1 г.*	* После окончания эксплуатации средств связи
454	Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
455	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 г.
456	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми
457	Акты ввода в эксплуатацию линий связи	1 г.*	* После снятия линии связи
458	Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта	3 г.*	* После проведения ремонта
10.4. Охрана
459	Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации	5 л. ЭПК
460	Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации	3 г.
461	Отчеты о пожарах: а) годовые б) квартальные	а) Пост. б) 5 л.*	* При отсутствии годовых - пост.
462	Акты о пожарах	5 л. ЭПК
463	Переписка о выявлении причин пожаров	5 л. ЭПК
464	Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки, переписка и др.) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям	5 л. ЭПК
465	Договоры об охранной деятельности	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
466	Схемы дислокации постов охраны	1 г.*	* После замены новыми
467	Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны	3 г.
468	Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия	5 л.
469	Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации	5 л.
470	Образцы подписей служебных удостоверений	До замены удостоверений
471	Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей	1 г.
472	Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации	1 г.
11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ 11.1. Социальное страхование
473	Комплексные программы социальной защиты населения: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До минования надобности
474	Переписка по вопросам государственного социального страхования	5 л.
475	Листки нетрудоспособности	5 л.
476	Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности	5 л.
477	Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников	5 л.
478	Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях	а) Пост. б) До замены новыми
479	Списки работников, уходящих на льготную пенсию	50 л.
480	Переписка о назначении государственных пенсий и пособий	5 л.*	* По льготным пенсиям - 10 л. ЭПК
481	Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)	5л.
482	Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности	Пост.
483	Списки лиц, организаций - объектов благотворительности	5 л. ЭПК
484	Переписка о благотворительной деятельности	5 л. ЭПК
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
485	Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам	5 л.*	* После предоставления жилой площади
486	Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников	5 л.*	* После предоставления жилой площади
487	Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений	5 л.* ЭПК	* После истечения срока действия договора
488	Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью	5 л.
489	Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации	Пост.
490	Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации	5 л. ЭПК
491	Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых квартир	5 л.*	* После освобождения жилой площади
492	Лицевые счета квартиросъемщиков	5 л.*	* После замены новыми
493	Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации	5 л.*	* После истечения срока действия договора
494	Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации	1 г.
495	Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	5 л.*	* После истечения срока действия договора
496	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 г.
497	Расходные ордера на санаторно-курортные путевки	3 г.
498	Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок	3 г.
499	Документы (заявления, медицинские справки, списки, переписка) учета работников и их детей, нуждающихся в санаторно-курортном лечении и отдыхе	3 г.
500	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагери	1 г.
501	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагери	1 г.
502	Списки детей работников организации	До замены новыми
503	Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка и др.) об организации питания работников	3 г.
504	Документы (докладные записки, справки, информации, переписка) о коллективном садоводстве и огородничестве	5 л.
11.3. Организация досуга
505	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотодокументы) об организации досуга работников	5 л. ЭПК
506	Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников	1 г.
507	Документы (акты, списки, переписка) о проведении и участии в смотрах, конкурсах самодеятельного творчества	3 г.
508	Документы (справки, сводки, списки, программы, переписка) о проведении и участии в спортивных мероприятиях	3 г.
12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ) 12.1. Организация деятельности
509	Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний	Пост.
510	Документы (докладные записки, справки, календарные планы, отчеты, переписка и др.) об организации и проведении отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий	5 л. ЭПК
511	Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации-объединения) о выборах руководящих органов профсоюзной организации	В течение срока полномочий
512	Планы реализации критических замечаний и предложений	Пост.
513	Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены объединения (профсоюза), перечислении членских (профсоюзных) взносов из заработной платы работников, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов	3 г.
514	Ведомости учета членских профсоюзных взносов и пожертвований	5 л. ЭПК
515	Учетные карточки членов профсоюзной организации (объединения)	До снятия с учета
516	Книги, журналы учета выдачи членских билетов и учетных карточек	3 г.
12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений)
517	Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка и др.) об осуществлении основных направлений профсоюзной деятельности	5 л. ЭПК
518	Предложения профсоюзов к проектам законодательных и нормативных правовых актов	Пост.
519	Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении профсоюзного контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов	5 л. ЭПК
520	Документы (протоколы, стенограммы, резолюции, постановления) руководящих органов профсоюзной организации (объединения) - комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп	Пост.
521	Документы (протоколы, сведения, докладные записки, справки) о деятельности комиссий профсоюзной организации (объединения)	Пост.
522	Документы (мандаты, подписные, опросные листы, информации, переписка и др.) о делегировании членов первичной организации (объединения) на общероссийские форумы	5 л.
523	Переписка о финансово-хозяйственной деятельности профсоюза	5 л.

Указания по применению Перечня

1. Общие положения

1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями*, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

* Далее в тексте вместо слов "учреждений, организаций и предприятий" употребляется слово "организаций".

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2. Структура перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из 12 разделов:

- раздел 1 включает документацию, отражающую распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями (в том числе и профсоюзных организаций), а также вопросы приватизации, акционирования, лицензирования их деятельности;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических и культурных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает докуменатцию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документацию о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документацию по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, охране организаций;

- раздел 11 содержит документацию, отражающую социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, раскрывающие специфические аспекты организации и вопросы деятельности первичных профсоюзных организаций (объединений).

Документы по планированию, финансированию, отчетности организаций (в том числе и общественных) даны в обобщенной формулировке наименований статей во 2-м, 3-м и 4-м разделах Перечня. В других разделах указаны лишь отдельные планово-отчетные документы, отличающиеся спецификой содержания или сроками хранения.

Документы, образующиеся при реализации функций, осуществляемых профорганизациями совместно с администрацией организаций, включены в 7-й и 11-й разделы Перечня. Разделы 5, 6, 8, 9, 10 содержат документы, образующиеся во всех организациях, в том числе и в профсоюзных.

2.3. Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа N 1). Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа (графа N 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов (см. п. 2.4.2).

2.4.1. Организации - источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

Источники комплектования полного приема - это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе*.

* Под "полным комплексом" документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения.

Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.

При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе*, а также их информационно-аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию.

* Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации.

При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.

2.4.2. Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) - постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, 6, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, l93а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

2.5. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел; отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

2.6. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

2.7. В целях полноты состава Архивного фонда Российской Федерации Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.

2.8. Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.

2.9. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 1999 году, начинается с 1 января 2000 года.

Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

2.10. Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов, учреждений.

2.11. Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.

2.12. Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.

2.13. Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. Примечание "На государственное, муниципальное хранение не передаются. Хранятся в организациях" уточняет место хранения документов, имеющих, как правило, длительный справочный характер. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3. Так, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения бухгалтерской документации. Примечания "после истечения срока действия договора", "после замены новыми" и т.д. указывают, что исчисление срока, названного в графе N 3, осуществляется с определенного момента. В примечаниях оговорены сроки хранения отдельных документов из общего их комплекса с учетом содержания, авторства, места создания, копийности (например, "выполненные известными авторами", "памятников архитектуры", "при наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности" и др.).

2.14. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение

3.1. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций - источников комплектования) по согласованию с ним.

3.2. В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Росархива, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, настоящим Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.

3.3. Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.

3.4. По истечении сроков хранения в архивах организаций - источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.

3.5. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.

3.6. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций - источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.

3.7. После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации.

3.8. Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

3.9. Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

3.10. Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

3.11. Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде Российской Федерации ответственность в установленном законом порядке.

3.12. Контроль за правильностью применения настоящего Перечня осуществляют Росархив, органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, архивные учреждения.

3.13. С введением в действие настоящего Перечня часть 1 "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), утвержденного Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., считать утратившей силу применительно к указанным в данном Перечне управленческим документам, начиная с середины 90-х годов XX в. (с 1995 года). Для отбора управленческих документов за более ранний период времени (80-е - первую половину 90-х годов), а также специфической (отраслевой) документации применяется "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989).

Наряду с ними следует применять "Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР" (М., 1973), систему перечней по научно-технической документации, а также ведомственные перечни, примерные номенклатуры дел организаций, решения ЦЭПК Росархива о сроках хранения определенных документов.