Бухгалтерия будущего
Цифровизация бухгалтерских ОЦО 2020-2023:
вызовы времени, точки роста, тренды развития
За последние два года российские ОЦО успешно прошли стресс-тест и доказали, что могут эффективно работать даже в резко меняющихся условиях. Глобальная пандемия COVID-19 экстренно заставила центры обслуживания перевести сотрудников на дистанционный формат работы. Если бы не высокий уровень цифровизации, который на разгар пандемии уже наблюдался в ОЦО, то продуктивность сервисных подразделений серьезно бы пострадала.
Новая макроэкономическая ситуация 2022 года также стала испытанием для общих центров обслуживания. Им пришлось скорректировать работы по цифровизации, чтобы в новых условиях продолжать стабильно выполнять свои функции.
Об основных проблемах, вызовах и направлениях развития ОЦО в 2022-2023 гг. — в завершающей статье спецпроекта «Бухгалтерия будущего».
Иван Агапов
Евгения Герасимова
Какие функции выполняют бухгалтерские ОЦО
Большая часть общих центров обслуживания в России специализируется на оказании финансово-бухгалтерских услуг. Так как работа с отчетностью и первичными документами везде протекает стандартно, ее проще выделить в отдельное направление и передать на аутсорсинг, пусть и собственному подразделению. Подобные ОЦО сегодня есть в Росатоме, Магните, АЛРОСЕ и в других холдингах федерального значения.
Какие функции выполняют бухгалтерские ОЦО:
- принимают и обрабатывают документы от поставщиков;
- выставляют и отправляют документы покупателям;
- сверяют взаиморасчеты с контрагентами, ведут учет дебиторской задолженности и претензионную работу;
- ведут финансовый архив и организуют доступ к документам для бизнес-подразделений;
- готовят отчетность для налоговых и аудиторских проверок;
- анализируют экономическую и финансовую деятельности организаций и др.
Точки роста бухгалтерских ОЦО в 2020-2022 гг.
Во время локдауна общие центры обслуживания столкнулись с целым рядом вызовов — нужно было решать проблемы, нарастающие как снежный ком: переводить сотрудников на удаленный формат работы, организовывать электронный документооборот, выстраивать новые схемы взаимодействия с головным офисом. При этом качество сервиса для сотрудников обслуживаемых компаний должно было оставаться на стабильно высоком уровне.
Что нас не убивает, делает сильнее. Вот и общие центры обслуживания вышли из пандемии более уверенно стоящими «на ногах». Что помогло им справиться с проблемами, так это активное и грамотное применение инструментов цифровизации: сервисов ЭДО, технологий RPA, дистанционного обучения, инструментов ИИ и других цифровых помощников.
Эпидемия ковида подстегнула производительность
Как показало исследование Клуба ОЦО, проведенное в декабре 2020 года, операционная эффективность российских центров обслуживания за время пандемии заметно увеличилась. Половина респондентов ответила, что объем выполняемых операций значительно возрос. 45,5% опрошенных высказались о «незначительном увеличении». И лишь 4% представителей ОЦО заявили, что нагрузка уменьшилась. Если бы не цифровая трансформация, курс на которую взяли общие центры обслуживания за несколько лет до ковида, картина бы получилась не такой радужной.
Казалось бы, 2022 год должен был принести недостающую стабильность и позитивные изменения. Но ОЦО столкнулись с очередным вызовом.
Новая экономическая реальность:
импортозамещение ПО в бухгалтерских ОЦО
Весной 2022-го российский бизнес захлестнула волна санкций. Не только общие центры обслуживания, но и бухгалтерии крупных и малых предприятий столкнулись с одинаковыми проблемами:
- появились сложности с проведением банковских платежей;
- пришлось перестраивать привычные процессы, так как изменилось налоговое законодательство;
- в процессы работы с контрагентами «вмешался» вопрос учёта и анализа наложенных санкций.
Вдобавок к этому западные поставщики программного обеспечения начали сворачивать бизнес в нашей стране. Заявления об уходе сделали SAP, Oracle, ABBYY, FileNet. Крупные российские компании, использовавшие иностранное ПО для автоматизации бухгалтерии, торговых и складских операций, кадрового и финансового учета, встали перед необходимостью его замены на отечественные ИТ-решения.
По состоянию на октябрь 2022 года, в Едином реестре российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных зарегистрировано более 14 900 записей. Среди них есть и большая доля аналогов западных ИТ-решений — финансовых программ и сервисов, которые бухгалтерские ОЦО могут использовать в своей деятельности. Дефицита в ассортименте программ нет. Зато есть и будут трудности, связанные с переходом на импортозамещенное ПО.
О том, с какими сложностями могут столкнуться ОЦО при замене иностранного софта на отечественный, поделился Иван Агапов, product manager направления Цифровая бухгалтерия в компании Directum:
«Нельзя просто взять и быстро отказаться от западных систем, ведь они уже глубоко встроены в ИТ-ландшафт. Переход на импортонезависимое ПО — долгий и тяжелый процесс. Общим центрам обслуживания стоит разработать стратегию перехода, чтобы по возможности обойти риски или хотя бы минимизировать их.
Потребуются дополнительные финансовые вложения, это понятно. Первое время, пока внедряется новый продукт, сотрудникам ОЦО возможно придется одновременно работать и в старой и в новой системе, а параллельно с этим изучать новую функциональность, интерфейс. Так что нагрузка на персонал точно повысится. При этом головной офис вряд ли даст поблажки на переходный период — придется сохранять прежний темп работы и обеспечивать высокий уровень сервиса.
А раз переход на импортонезависимое ПО неизбежен, то стоит проанализировать возможность не просто перейти на новое ПО, но и вместе с этим решить актуальные задачи цифровизации».
Иван Агапов
Тренды в цифровизации бухгалтерских ОЦО
Понятно, что задачи импортозамещения будут решаться в первую очередь. Но и о трендах забывать не стоит. Чтобы соответствовать текущему уровню развития технологий, который установился на рынке ОЦО, нужно постоянно внедрять инновации. При этом важно фильтровать тренды — что просто хайп, а что повысит операционную эффективность и принесет реальную выгоду бизнесу.
Иван Агапов перечислил тренды цифровизации бухгалтерских процессов, которые актуальны и для общих центров обслуживания:
- использование цифровых помощников на основе технологий искусственного интеллекта и RPA (Robotic process automation) для выполнения рутинных операций;
- перевод всё большего количества бухгалтерских документов в электронный вид и соответственно сокращение объема бумажных документов;
- цифровизация взаимодействия с ФНС в рамках налогового мониторинга и в рамках представления запрашиваемых документов при камеральных проверках.
Екатерина Юрченко, директор Общего центра обслуживания ПАО «Магнит», поделилась своим мнением относительно тренда на искусственный интеллект:
«На мой взгляд, AI-решения актуальны, потому что они дают еще большую гибкость в организации эффективных процессов и быстром получении результата. Практически во всех областях нашей жизни уже есть впечатляющие примеры применения новых технологий искусственного интеллекта. С точки зрения сервисной модели эти технологии позволят создавать новые, инновационные, сервисы. Для сотрудников традиционных специальностей, с одной стороны, AI — это конкуренция в выполнении ряда задач. По факту искусственный интеллект уже готов их заменить в этой части. С другой, — мы давно говорим о том, что с приходом новых технологий очень сильно изменится рынок труда и многие профессии станут неактуальными, мы уже сейчас это видим. И как всегда, такие изменения приносят новые возможности — новые профессии и новые открытия. И это здорово!»
Екатерина Юрченко
Если в перспективе ближайших нескольких лет ОЦО возьмут тренды цифровизации на вооружение, то стабилизируют свое положение на рынке и повысят привлекательность в глазах головного подразделения.