Вопрос эксперту: как передать в СХЭД документы с просроченной эл. подписью
Предположим, что в системе-источнике есть документы, у которых истек срок действия сертификата ЭП, штамп времени отсутствует, формат ЭП не соответствует стандарту CAdES. Документы надо передать в СХЭД. Какие могут быть варианты? Эксперт отвечает.
Вопрос пользователя
Светлана, руководитель отдела документооборота
«Согласно типовым функциональным требованиям к СЭД и СХЭД, в случае отрицательного результата проверки электронной подписи при приеме документов в СХЭД система должна сформировать уведомление отправителю об отказе в приеме документов.
Предположим, что в системе-источнике есть документы, у которых истек срок действия сертификата ЭП, штамп времени отсутствует, формат ЭП не соответствует стандарту CAdES. Документы надо передать в СХЭД. Какие могут быть варианты?»
Ответ эксперта
Светлана Азарова
методолог-аналитик, эксперт направления «Электронные архивы» Directum
При выявлении в организации электронных документов с истекшим сроком действия сертификата электронной подписи (ЭП) необходимо провести анализ по определению сроков их хранения.
Для документов временных сроков хранения (до 10 лет включительно) передача в систему архивного хранения электронных документов (СХЭД) не требуется. Такие документы продолжают храниться в системе электронного документооборота (СЭД) до истечения установленного срока.
Документы длительных и постоянных сроков хранения (свыше 10 лет, «Постоянно») подлежат передаче в СХЭД независимо от состояния сертификата ЭП.
На данный момент вопрос о подтверждении просроченной ЭП на законодательном уровне не урегулирован. Нет четких требований и указаний, как подтверждать валидность такой подписи. В подобных случаях организация должна самостоятельно оценить риски и определить подход к порядку обращения с такими документами.
Что делать?
Рекомендуется провести инвентаризацию и аудит электронных документов для оценки объема подобных случаев. Практика организаций различается: некоторые после проверки не выявили подобных документов; другие приняли решение о переподписании действующей ЭП с последующей передачей в архив; третьи — оформили бумажные копии, удостоверенные подписями уполномоченных лиц.
До момента появления единых нормативных разъяснений каждая ситуация должна рассматриваться индивидуально — с участием юристов, специалистов по делопроизводству и архивному делу, а также ответственных подразделений-владельцев документов.
Следует учитывать, что истечение срока действия сертификата ЭП не делает сам документ недействительным, однако усложняет подтверждение юридической значимости подписи при внешней проверке (в судах, надзорных и контролирующих органах и т. п.). При проверке на сторонних ресурсах ЭП будет отображаться как недействительная. Для подтверждения подлинности подписи можно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), выдавший сертификат, и запросить сведения о его статусе на дату подписания.
При отсутствии метки доверенного времени (МДВ) организации необходимо заранее продумать, каким образом будет подтверждаться дата подписания документа — например, ссылкой на данные регистрационных журналов или логов СЭД. Существует также риск утраты информации со стороны ликвидированных УЦ: часть из них уже не передала сведения о выданных сертификатах в Минцифры России.
В связи с этим рекомендуется заблаговременно обеспечивать подписание документов с проставлением МДВ и сохранением данных о валидности ЭП — это следует делать на этапе формирования документа в СЭД.
Как это работает в информационных системах
В решении «Долговременный архив» компании Directum процессы работы с подобными ситуациями реализованы следующим образом: при установленном запрете на передачу документов с просроченной ЭП процесс передачи в СХЭД автоматически приостанавливается, а ответственному лицу направляется уведомление. Если запрет не установлен, факт передачи фиксируется в учетных сведениях о поступлении и выбытии документов.
Похожие статьи
Комментарии 4
Удивляет некорректность названия — правильно было бы «подписанные УЭП документы, у которых истёк срок действия соответствующих сертификатов ключа проверки», а не «документы с просроченной ЭП». Редактор даже не счёл нужным поставить слово «просроченный» в кавычки!
Рекомендации в тексте статьи уж слишком «бумажные» — много ли Вы видели СЭД, которые вообще способны прожить 10 лет?
Хотя можно согласиться с тем, что с обеспечением длительной сохранности документов, подписанных УЭП, есть проблемы, — но утверждать о том, что законодательством вопрос вообще не урегулирован, как-то чересчур. Никто, например, не запрещает руководителю источника комплектования подписать (бумажный или электронный) акт о том, что все 100 миллионов документов, передаваемых на каком-нибудь съёмном жёстком диске, являются подлинными; никто не препятствует воспользоваться услугами электронного нотариуса … Известна также практика сохранения вспомогательных документов — самих сертификатов и списков отозванных сертификатов — на основе которых можно доказать действительность УЭП. Есть и другие подходы…
Стоит упомянуть и о том, что использование формата CAdES не является обязательным по закону, и что с этим форматом связаны специфические риски (подпись на стороне оператора или получателя может быть дополнена элементами, которых не было на стороне подписанта — в том числе и со злым умыслом).
Жаль также, что автор статьи обошёл молчанием остро встающий сейчас вопрос об МЧД, в отсутствие которых действительность подписи также может быть оспорена.
«СЭД, которые вообще способны прожить 10 лет» — СЭД DIRECTUM 5.х еще работает на некоторых предприятиях) Хотя, конечно, им давно проа переезжать на новое поколение Diretum RX ;)
Добрый день, Наталья.
Спасибо за ваш комментарий.
Предложенный вами вариант подписания руководителем источника комплектования акта о подлинности электронных документов, подписанных «просроченной» ЭП, никто не запрещает. Но и уверенности в том, что они в дальнейшем будут признаны судом или контролирующим органом в качестве доказательства, к сожалению, нет. О возможности сбора информации от УЦ, выдавшего сертификат, мы написали (но уже сейчас не всегда возможно получить эту информацию, поскольку многих УЦ давно нет, а списки выданных сертификатов они унесли с собой). Поэтому и предлагаем вначале произвести анализ документов и обсудить вопрос с юристами.
По вопросу нормативно-правового регулирования вопроса, что делать в сложившейся ситуации нам встречалась только формулировка из «Временных методических рекомендациях по передаче на хранение электронных документов с истекшим сроком действия сертификата ключа проверки ЭП в подсистему „Облачный архив“ ГИС „Платформа ЦХЭД“ (на переходный период)»:
Срок переходного периода указан до 31.12.2025 года. Но в данных рекомендациях тоже нет никаких пояснений/советов/рекомендаций, как потом что-то подтверждать, например, в суде.
Будем признательны, если вы поделитесь информацией и дадите ссылки на источники нормативно-правового регулирования, которые проясняют сложившуюся ситуацию и дают рекомендации, что делать.
Добрый день, уважаемые участники сообщества. К сожалению, представленная статья создала больше ответов, чем вопросов, включая «просроченная» «электронная подпись» (!) и далее к переподписанию бумажных копий. В целом ответы на поставленные в собственной статьей вопросы в статье на найдены.
Текст комментаторов также не позволил разобраться в тематике глубже. К примеру: что такое: «УЭП».
Наталья Александровна, мы с Вами состоит в нескольких сообществах экспертов ЭДО! Не используется там термин «УЭП» — УКЭП или КЭП, на крайний случай «квал» / «не квал». Давайте не путать пользователей продуктов, давайте их погружать не только в информацию по существу, но и в корректную терминологию.
По существу.
Многие положения статьи в принципе не выдерживают никакой критики, к примеру: «При отсутствии метки доверенного времени (МДВ) организации необходимо заранее продумать, каким образом будет подтверждаться дата подписания документа — например, ссылкой на данные регистрационных журналов или логов СЭД». Метка доверенного времени — это по сути единственный механизм удостоверяющий время подписания, все логи в базе данных легко подделываются.
Тема долговременного хранения, наряду с другими вопросами PKI-инфраструктуры, является одними из самими непроработанными, сложными и спорными.
Прямого ответа на вопросы: что делать при истечение срока действия «закрытого ключа» нет. Как и нет ответа на вопрос что делать после истечения 15-го срока действия сертификата.
На Прошедшем в сентябре 2025 PKI-Форуме мы это подробно разбирали. Лично у меня возникло с трудом преодолимое желание вообще от ЮЗДО отказаться, но планы ФНС РФ перевести документы, используемые для исчисления НДС в электронный формат (которые я поддерживаю) меня останавливают.
Формат Cades при всей его спорности является основным стандартом отрасли, многие поставщики решений и Операторы ЭДО ориентируются на него при «насыщении» «подписи» до формата Архивного хранения, поэтому, что делать при ином формате сказать сложно.