Итоги конференции "Без бумаги к 2020 году"

7 декабря в Москве прошла девятая ежегодная Конференция "Без бумаги к 2020г", участниками которой были крупнейшие представители ритейла, поставщиков, регуляторов и контролирующих органов. Основные темы конференции – новые форматы документов (УПД и УКД), вопросы их применения в сфере ритейла на уровне Поставщик – Покупатель, возможность формализации не первичных электронных документов, использование электронных документов в качестве доказательств в суде, вопросы использования ЭП.

Формализация договора и метаданные

На конференции активно обсуждался вопрос о возможности формализации договорных документов. Но, начнем, пожалуй, с проблематики самого вопроса – причины возникновения такой потребности и почему это актуально на сегодняшний день?

В последнее время представители бизнеса все больше выражают потребность в возможности обмена реквизитами карточки договора, которые необходимо автоматически передавать. По сути, речь идет о возможности передачи метаданных о документе или сделке. Такую возможность дают только формализованные документы в XML, а в случае обмена договорами в произвольном формате (как правило используется формат PDF, но не скан!) такой возможности нет. Вопрос становится особенно актуальным, когда договор является первоочередным документов во взаимоотношениях между контрагентами и появляется необходимость заносить метаданные в информационную систему. Мы уже говорим об автоматизации процессов, а не просто перевод документов в электронный вид. И если говорить конкретно о договоре, то можно сделать вывод о необходимости включения следующих данных о документе:

●    № договора;

●    дата договора;

●    наименование сторон;

●    предмет договора;

●    виды оплаты;

●    стоимость;

●    предмет сделки.

Возможные варианты передачи метаданных по документу можно по-крупному разделить в соответствии с типами документов (формализованный и неформализованный). В данной схеме рассматривается передача метаданных по документу:

Для варианта передачи метаданных в сообщении есть определенные минусы, например:

●    в данном случае метаданные не будут подписываться;

●    метаданные будут связаны с документом только на уровне сообщения, которое по факту не является сущностью в понимании КИС;

●    необходимость хранить не только сведения о документе, но и сведения о сообщении для получения доступа к метаданным от оператора.

Для варианта передачи отдельного файла – описателя тоже есть свои недостатки, например, необходимость в доработке на стороне интеграционного решения с корпоративной информационной системой и работы с файлом-описателем.

Самый главный недостаток при обмене неформализованными документами в таком случае – формирование и передача отдельного файла или описания через сервис Оператора ЭДО СФ.

На конференции участники в целом поддержали идею формализации договорных документов.

Предлагаю это рассматривать как пример возможного варианта формализации договора - XML файл со сложной структурой, которая предполагает определенный состав и порядок определенных (формализованных) полей и полей для неструктурированной информации. Простейшим описанием такого формата может являться схема, предложенная на мероприятии:

Идея, на мой взгляд, довольно перспективная. Это позволить автоматизировать процессы при использовании унифицированного формата договора.

Как мне кажется, остается вопрос визуализации договора. Каждая информационная система может сформировать визуальный образ или печатную форму договора по-разному. Как быть в такой ситуации? Если придется идти в суд с бумажной копией договора, если у каждой из сторон печатная форма будет отличаться? Предполагаю, что этот вопрос будет сниматься использованием судами универсальных средств просмотра XML формата.

Подчеркну, что пока вопрос формализации договора рассматривается на уровне «Нужно ли реализовывать?». Думаю, что активные обсуждения по этому вопросу еще впереди.

Новые форматы первичных электронных документов в ритейле

Результаты исследования статуса внедрения EDI и ЭДО в компаниях-членах ECR показывают, что широкое применение в ритейле нашел электронный счет-фактура. Накладные ТОРГ-12 были переведены в электронный вид далеко не всеми ритейлерами.

С 1 июля 2017 года формат УПД заменит действующий формат электронных счетов-фактур.

Формат универсального передаточного документа, может быть использован в трех вариантах:

●    только как счет-фактура, при этом создается только файл счет-фактуры;

●    только как первичный учетный документ;

●    как счет-фактура и первичный учетный документ.

С 7 мая 2016 года формат УПД вступил в силу и действует с форматом электронного счета-фактуры параллельно. Принимать счета-фактуры и первичные документы по старым форматам налоговые органы будут до конца 2020 года.

Представители ритейла объявили о намерении работать с 01.07.17г. с УПД в качестве документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя СЧФДОП (счет-фактура и ТОРГ-12). Формат документа утвержден Приказом ФНС России от 24.03.2016 №ММВ-7-15/155@.

Трудности перехода

Для участников обмена, возникает ряд трудностей при переходе на УПД. Во-первых, ранее финансовые и логистические потоки могли идти разрозненно, а во-вторых поставщикам и ритейлу в любом случае придется налаживать свои интеграционные решения для информационных систем.

Сценарий приемки товара может предполагать создание нового документа на бумаге – Акта приема – передачи товара как документа с двухсторонним подписанием (со стороны отправителя подписывается его представителем), в случае, если документы пришли с ошибкой или по факту товар приехал с расхождениями. Фактически при приемке товара Акт может составляться в случаях, когда приемка прошла, но УПД еще не пришел, так и в случае расхождений, в этом случает покупатель будет ожидать получения скорректированного УПД.

Акт об установленном расхождении ТОРГ-2 так же может использоваться в случае УПД (прямого запрета к использованию при использовании новых форматов со стороны законодательства не было). Преимущество Акта приема-передачи будет заключаться в его универсальности для всех вероятных сценариев.

Электронная подпись. Применение облачной ЭП

Интересной частью конференции было обсуждение применения разных видов ЭП и отношению контролирующих органов и регуляторов к подписанным документам при проверке в случае подписания документов неквалифицированной или простой ЭП.

Такие документы, например, ФНС принимает и признает их легитимность – тут и добавить нечего при соблюдении условий, определенных законодательством, в данном случае это Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи". Однако, для проверки обеспеченности выполнения условий по 63-ФЗ, при применении неквалифицированной и простой подписи, ФНС может потребовать проведения дополнительных мероприятий. Такими мероприятиями могут быть подтверждение исполнения условий 63-ФЗ в части наличий соглашений между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, и порядок проверки электронной подписи.

Что касается простой ЭП, то она не гарантирует неизменность документа после его подписания. Поэтому, в диалоге представителей бизнеса и регуляторов обсуждалась возможность исключения простой ЭП из разряда подписи, при использовании которой подписанный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В качестве заключения

Работа в формате открытого диалога между представителями бизнеса и контролирующих органов всегда была особенностью конференции. На следующей конференции мы наверняка сможем проверить предположения и прогнозы участников по вопросам формализации новых видов документов и применения ЭП, а также надеемся на примере реальных кейсов увидеть результаты автоматизации процессов поставки и работы компаний с новыми форматами.

Материалы конференции можно скачать на сайте http://zeropaper.ru.