Не внедрять - убьет?!

Вопрос: наличие каких особенностей в области документооборота компании могут служить причиной для возникновения рисков при внедрении ECM, т.е. в каких случаях внедрять систему настоятельно не рекомендуется?

ECM-систему не рекомендуется внедрять, если она не сможет обеспечить какие-то требования предприятия: к примеру, безопасности информации, оперативности взаимодействия, соблюдения исполнения регламентов внутренних процессов (когда сотрудники не могут подстроиться под четкие регламенты), также внедрение не рекомендовано, если оно просто экономически не выгодно компании.

Немного конкретики: может рекомендоваться не внедрять систему, когда, документы, проходящие согласование, требуют живых подписей со всеми согласующими. Это, однако, не говорит о том, что систему однозначно не стоит внедрять. Но очевидно понижение эффективности использования системы.

Например, раньше многие компании избегали автоматизации кадровых процессов, поскольку кадровые документы всегда требуют живых подписей. Таким образом, в результате автоматизации мы получаем два круга согласования вместо одного: сперва согласуем документ в электронном виде, а потом требуется собрать еще и живые подписи на бумажный аналог. Однако и в этой ситуации все еще актуально хранение всех документов в электронном виде в архиве системы. Поэтому эффективность, безусловно, остается, просто она ниже, чем могла быть.

Также вряд ли имеет смысл внедрение системы в организацию с небольшим количеством сотрудников. Разве что если нагрузка у каждого очень высока и объем документооборота внушительный. Однако при наличии конфиденциальной информации механизм разграничения прав доступа будет оправдывать внедрение системы даже в небольшой организации. Но степень конфиденциальности бывает разная: есть компании, в которых сотрудник знакомится с документом ограниченное время, по предварительному уведомлению, под расписку и в закрытой комнате. Такого уровня конфиденциальности система, конечно, обеспечить не сможет.

Вряд ли стоит внедрять ECM-систему, если компания не понимает, зачем она ей нужна. В этом случае как раз полезно общение с консультантами по внедрению, которые смогут проанализировать актуальность системы для конкретной компании.

Опубликовано: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", 4/2012