Переход на электронное делопроизводство

Наступает момент, когда к сотрудникам, ответственным за ведение делопроизводства в организации, приходит понимание того, что делопроизводство в существующем виде перестало отвечать текущим реалиям. Возникает вопрос - как перевести работу, выстроенную на бумаге в электронный вид? При этом необходимо понимать, что изменения не ограничатся только сменой «носителя» информации, они также повлекут за собой качественные изменения в самой организации процесса.

Рабочий день делопроизводителя весьма насыщен:

●   необходимо принять и зарегистрировать входящую корреспонденцию, затем направить ее адресатам в структурные подразделения;

●   после вынесения руководителем резолюции по документам передать их на исполнение, по особенно важным документам проконтролировать исполнение поручений;

●   выдать необходимые справки по зарегистрированным документам;

●   отправить документы внешним адресатам;

●   систематизировать документы текущего архива, для того чтобы обеспечить их удобный и быстрый поиск, составить описи дел;

●   принять документы на подпись и проверить правильность их составления и оформления;

●   выполнить отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя и т.д. 

Таким образом, должностные обязанности делопроизводителя охватывают все этапы жизненного цикла документа в организации, включающие процессы документирования, документооборота и архивирования.

Документирование

Документирование, пожалуй, наименее подвергается изменениям в связи с переходом к электронному делопроизводству. Даже если принять во внимание, что согласование документов и их хранение может осуществляться в бумажном виде, то создание документа в подавляющем большинстве случаев происходит именно в электронном виде – локально на компьютере пользователя или на сетевом ресурсе (сервере). Вряд ли кто-то в наше время печатает документы на пишущей машинке или пишет от руки!

С переходом на электронное делопроизводство и использованию системы электронного документооборота (СЭД) документ по-прежнему создается в том или ином офисном приложении, только сохраняется не локально, а в СЭД. Вроде изменилось только место создания, но при этом документ в СЭД приобретает бОльшую гибкость с точки зрения поиска, регулирования доступа и версионности.

Повышается культура работы с документом. В СЭД значительно удобнее использовать готовые шаблоны для разных типов документов, проще вести правильную нумерацию, возможно создание документов с автоматически заполняемым текстом. Все это минимизирует исключает ошибки оформления.

Документооборот

Наибольшие трудности при переходе на электронное делопроизводство возникают на стадиях документооборот и архив. Если в случае с документооборотом сложности связаны с выстраиванием оптимальной цепочки прохождения документа с момента создания до передачи в архив, то в случае с архивом многие сложности носят законодательный характер и не всегда могут быть разрешены на уровне организации.

В тех организациях, где бизнес-процессы рассмотрения, согласования и исполнения по различным видам документов (входящая/исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы) до внедрения СЭД четко выстроены и регламентированы, процесс перехода на электронный документооборот будет менее болезненным. Это будет своего рода эволюция от бумаги к электронному виду. Там же, где требуется не просто автоматизация работы, но и практически полный реинжиниринг бизнес-процессов, переход будет более сложным, «революционным», но без этого эффективность внедрения СЭД будет незначительной.

В любом случае для того чтобы достичь существенных результатов необходимо не только автоматизировать работу делопроизводителей, но и пересмотреть и оптимизировать бизнес-процессы работы с документами.

Архивирование

Переход к электронному архиву сопровождается трудностями не столько внутреннего характера, сколько отсутствием четкой законодательной базы в отношении определения электронного документа, правил его хранения, надежности носителей информации и механизмов подтверждения неизменности документа. При этом в любом случае электронный архив, даже если он ведется параллельно с бумажным улучшит работу в плане удобства работы со старыми документами (поиск, простота доступа).

Некоторые итоги

Несмотря на обозначенные выше сложности, использование СЭД переведет работу делопроизводителей на качественно новый уровень, предоставив возможности:

●   единая регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов;

●   единая методология работы с документами (оформление документов, регламентированные процессы);

●   быстрый поиск документов в системе с использованием штрихкодирования;

●   регистрация местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководством, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

●   осуществление контроля над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

●   списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

●   быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

●   получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

Электронное делопроизводство смещает акцент в работе с документами с делопроизводителей на каждого сотрудника, который работает с документами и контролирует выполнение работ, связанных с ними. Это и требует определенного перестройки.

При этом важно, что работа с документами является именно «документационным обеспечением управления». То есть документы важны не сами по себе, а как средство фиксации различных управленческих действий, решений и т.д.

Обязанности делопроизводителя будут смещаться в сторону методической работы с документами (определения рациональных правил работы с документами, контроля правильности соблюдения процессов). При этом необходимо тесное сотрудничество с ИТ-специалистами, для того чтобы полностью использовать возможности, которые предоставляется СЭД. Останутся и работы по референтской помощи руководителю, которая будет включать и работу с документами, отслеживание поручений, но все это в электронном виде.

* * *

Некачественное или несвоевременное выполнение действий с документами может повлечь серьезные последствия для организации в целом – утерянный документ, не подписанный вовремя договор, не выполненное поручение. Один из способов минимизации этих рисков является уменьшение объемов работ, упрощение выполняемых действий и как следствие ускорение процесса обработки документа. Всего этого можно добиться в случае автоматизации делопроизводства и использования СЭД.