Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру

Kellogg в России. Особый подход к цифровизации процессов

Российский производитель Pringles и «Любятово» ускорил 17 бизнес-процессов, но не стал использовать для этого стандартную BPM-систему. Почему приняли такое решение и насколько оно оказалось успешным, читайте на ECM-Journal.

ООО «Келлогг Рус» входит в американский холдинг Kellogg. Компания производит продукты, которые продают все торговые сети в России. В их числе чипсы Pringles, хлопья «Любятово» и еще другие бренды готовых завтраков, печенья, крекеров и солёных снеков. В российскую компанию входят 3 завода — в Воронеже, Пскове и Вязьме, распределительный центр в Тюмени и офисы продаж по всей территории страны.

Отрасль
пищевая промышленность
Что автоматизировали
процессы, документооборот
Количество сотрудников
1850

Главное — прозрачные процессы

Объёмы производства Kellogg в России впечатляют — компания поставляет в магазины свыше 50 тыс. тонн продукции в год. При этом масштабы растут, увеличивается и количество сотрудников. Сегодня в компании работают 1850 человек.

Обратная сторона» активного развития бизнеса — низкая прозрачность в работе подразделений и каждого сотрудника. В огромной компании гораздо сложнее отследить возможные риски и увидеть «точки улучшения. Именно поэтому руководство Kellogg решило внедрить информационную систему.

«В 2017 году компания объявила тендер и озвучила основные требования к системе, — рассказывает Дмитрий Долгов, бизнес-партнёр Kellogg по IT. —  Помимо функциональности и производительности платформы, оценивали возможность работы в облаке, наличие мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами».

Дмитрий Долгов

Бизнес-партнёр Kellogg по IT

Причём максимум внимания получили не BPM-, а ECM-системы. И это логично: ни один процесс в компании не обходится без документов, заявок или других вложений. В Kellogg искали систему, которая могла бы автоматизировать и то, и другое. Лучшей среди множества претендентов была признана Directum RX.

«Решение тендерной комиссии — вовсе не последний этап. Компания Directum дополнительно прошла проверку безопасности как вендор, а система — процедуру проверки рисков в RSA Archer. Также мы защитили проект перед головной организацией в США и получили от них положительное решение», — добавляет Тимур Шайхутдинов, руководитель проекта со стороны вендора.

Тимур Шайхутдинов

Руководитель проекта со стороны вендора

Решение за пользователями

Kellogg сильна особенной корпоративной культурой. Если в других компаниях инициативу по улучшениям в компании проявляют руководители, то здесь часто всё происходит наоборот. Работники сами предлагают решения и варианты оптимизации бизнеса, защищают идеи и продвигают их «вверх».

Так произошло и с автоматизацией процессов. Руководство спросило сотрудников, в каких случаях система могла бы помочь им в работе. А они сразу подключились и представили 60 предложений.

Какие именно процессы автоматизировать в системе Directum RX, решали сами пользователи — сотрудники компании.

Все бизнес-процессы, которые предлагали перевести в электронный вид, прошли первичный анализ.

«Многие процессы в компании не были стандартизированы, некоторые морально устарели. От вендора мы потребовали проанализировать их, — вспоминает Дмитрий Долгов. — Исследование должно было исключить риск недопонимания разных сторон при переходе на работу в системе. Это была тяжелая задача, и представители Directum справились с ней на отлично».

Спустя 10 месяцев в систему перевели все основные процессы компании. Для каждого из них разработали собственные типы документов и регламенты.

Теперь вся контрактная политика реализуется в системе

Каждый договор и приложения к нему рассматриваются согласующими в порядке, который устанавливают регламенты.

Согласование документов ускорилось и стало более управляемым

в любой момент можно проконтролировать, на какой стадии процесс и у кого документ. Для дополнительной защиты от изменений после утверждения документ из формата DOC автоматически преобразуется в PDF.

Для кадровых процессов разработали модуль «MyHR»

С его помощью проще управлять заявками на открытие вакансии и прием сотрудников, оформлять отпуска и увольнения, контролировать изменения графиков работы и переводы с должности на должность.

Планирование мероприятий теперь также в DirectumRX

С повесткой в электронном виде гарантированно знакомятся все участники плановой встречи, а каждое выданное поручение можно привязать к конкретному совещанию и контролировать его исполнение.

Технологическая документация в цифровом виде

Технологические карты, рабочие и экспериментальные рецептуры, нормы расходов и другие документы хранятся в системе и согласуются по регламентам. Для ограничения доступа сотрудников к информации настраиваются специальные права.

Спецификации и паспорта готовой продукции создаются, согласуются и хранятся в системе

Для подготовки документов используются шаблоны, которые учитывают принятые стандарты. Паспорт готовой продукции оформляется для каждой новой партии изделий. С DirectumRX согласование ускоряется, поэтому риск задержать отправку снижается.

Процедура списания основных средств, в частности ИТ-оборудования, стала проще

Для материально ответственных лиц: прямо в системе пользователь может оформить акт осмотра, используя готовый шаблон, и служебную записку на замену основного средства, например, монитора. Документ согласуется с бухгалтером и ответственными за списание по установленным регламентам в системе — замена оборудования происходит в разы быстрее.

Реализован механизм замещения сотрудников в информационной системе

На время отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине отпуска или командировки, все его задачи перенаправляются коллеге — все срочные вопросы гарантированно берутся в работу. Администраторы систем заранее оповещаются, на кого и какой период настроить замещение, чтобы механизм работ с первого дня отсутствия сотрудника.

Просто, удобно и быстро

В облаке теперь работают 675 сотрудников. Компания выбрала веб-клиент, потому что так проще администрировать систему и технические требования к компьютерам пользователей минимальны.

Cотрудники Kellogg быстро привыкли к системе и извлекли для себя выгоды из работы по-новому. Осваивать возможности Directum RX им помогали специалисты компании-вендора. Они провели 17 обучающих вебинаров. Результаты не заставили себя ждать — уже в первые недели согласование документов в компании ускорилось в несколько раз.

«Мы провели 12 собственных семинаров и написали 10 новых инструкций по системе , — отмечает Дмитрий Долгов. —  Также мы записали 3 коротких ролика с ответами на часто возникающие вопросы о работе с системой. А ещё помогла справка, которая есть в самой системе DirectumRX. Она лучшая из тех, что я когда-либо видел. По этой справке, когда мы тестировали систему, я самостоятельно настроил несколько регламентов».

Но и это ещё не всё. Теперь при приёме на работу новые сотрудники Kellogg получают от ИТ-службы приветственные письма со ссылками на обучающие материалы по работе с Directum RX. И чтобы процессы не останавливались, когда сотрудник в командировке и нет возможности полноценно работать в системе, все задания отправляются ему на корпоративный email. Прямо в почтовом ящике можно ознакомиться с документом, отредактировать, согласовать или отправить на доработку. Причём каждое действие синхронизируется с системой:

Задание в корпоративной почте сотрудника

Теперь руководители могут отслеживать работу подчиненных и контролировать их загрузку. В системе работают и топ-менеджеры компании, некоторые из них — на английском языке.

Удобной систему признали в Kellogg и с точки зрения безопасности. Одним из основных технических требований при внедрении системы было использование SSO, реализованной по технологии SAML.

«Наши пользователи не вводят логин и пароль при входе в Directum RX, если они прошли авторизацию внутри домена (на работе). Если же сотрудник пользуется системой вне офиса или с личного компьютера, то при авторизации ему необходимо ввести свои учетные данные и ответить на некоторые вопросы, которые он выбирал для себя при регистрации в системе IP+, — раскрывает нюансы Дмитрий Долгов. — Также сотрудник может пройти идентификацию через SMS, если выбирал такой тип подтверждения в системе. Таким образом мы избавили наших пользователей от нелюбимого занятия — ввода логина и пароля, которые они часто забывают».

Итоги проекта в цифрах

675
пользователей
150
настроенных
регламентов
131
вид документа
2
разработанных
индивидуально
модулей

Мнения

«Внедрение системы позволило наладить внутренние процессы компании. Они стали прозрачными и теперь проходят эффективнее, налажена работа с документами, появилась возможность быстрого доступа к информации».

Илья Филипсон

Директор по информационным технологиям

Директор по информ-технологиям

«Благодаря системе мы успешно прошли европейский аудит. В ходе проверки нас спросили, как заносятся контрагенты в учетную систему и кто контролирует процесс. Я выгрузил из Directum RX наши регламенты и реестр выполненных задач. Так мы обосновали отсутствие рисков по данным процессам».

Дмитрий Долгов

Бизнес-партнёр по IT

«Реестр договоров позволяет: легко искать договоры, смотреть историю согласования, контролировать жизненный цикл, контролировать версии документов. Минимизировался риск несоблюдения контактной политики. В юридическом отделе появился принцип работы „одно окно“. Меньше рутинных кликов. Открылась возможность упростить текущие процессы».

Дарья Федосеева

Юрисконсульт

Хотите узнать о проекте больше?

Оставьте email, и мы вышлем вам запись вебинара «Полезный завтрак с Kellogg. Об автоматизации бизнес-процессов»