Журнал об электронном контенте, документах и бизнес-процессах
ИТ-директору Делопроизводителю Кадровику Бухгалтеру

Как перейти на удалённую работу: инструкции для кадровика, бухгалтера и руководителя

В этом разделе ECM-Journal вы узнаете, как обезопасить себя и компанию при переводе сотрудников на «домашний офис». А ещё мы расскажем, какие системы и сервисы для удалённой работы упростят вам жизнь и повысят дисциплину команды.

Содержание раздела

Кадровику. Работники на самоизоляции. Как правильно организовать перевод?

Весной 2020 года многим компаниям пришлось заняться переводом сотрудников на удалённую работу из-за коронавируса. Причём времени на эту процедуру дали очень мало. Некоторые работодатели успели сделать всё правильно, а кто-то закрыл глаза на юридические и организационные моменты.

Чем это обернётся в будущем, когда режим самоизоляции отменят? Ответа никто не знает, поэтому пока предлагаем оценить свои действия — насколько законно прошёл этот процесс в вашей компании.

Чек-лист для кадровика

Как нужно оформить удалённую работу:

  • собрать заявления сотрудников, заключить дополнительные соглашения и издать приказ о переводе на удалённую работу;
  • ознакомить сотрудников с документами. В ряде случаев можно сделать это через чат-бот в Telegram, Viber или другом мессенджере;
  • если нужно, чтобы сотрудники находились на рабочем месте, подготовить справку или пропуск от работодателя (зависит от региона).

Что ещё кадровик должен знать про удалёнку в 2020 году?

В марте Минтруд России ответил на самые популярные вопросы работодателей, связанные с режимом самоизоляции в стране.

Можно ли заключить трудовой договор без посещения офиса?

«Да. Возможно подписание трудового договора в электронном виде — усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, предусмотренном для дистанционных работников главой 49.1 Трудового кодекса»

Можно ли расторгнуть трудовой договор на расстоянии?

«Да, это возможно. Однако все требования трудового законодательства должны быть соблюдены: и в части сроков и порядка уведомления работодателя, если речь идет об инициативе работника, и в части сроков уведомления и выплат сотруднику, если расторжение происходит по инициативе работодателя».

Бухгалтеру. Ответы на вопросы и сервисы для удалённой работы с контрагентами

С одной стороны, с некоторых компаний сняли проблемы с уплатой налогов и страховых взносов — государство предоставило отсрочку платежей. То есть переживать, что из-за особого режима бухгалтеру не удастся перевести все отчисления вовремя, теперь нет смысла. Более того, до 1 июня отменяются и выездные проверки ФНС.

С другой стороны, у бухгалтеров осталось множество вопросов. Проверьте себя, правильно ли вы ответите на них?

Что нужно знать о выплатах работникам

Как оплачивать нерабочие дни?

Наличие в календарном месяце (марте, апреле) нерабочих дней не является основанием для снижения заработной платы. Работникам, труд которых оплачивается сдельно, за нерабочие дни нужно выплатить соответствующее вознаграждение, определяемое локальным нормативным актом работодателя. Суммы расходов на эти цели относятся к расходам на оплату труда в полном размере.

Нерабочий день не относится к выходным или нерабочим праздничным дням. Работникам, на которых не распространяются указы о нерабочих днях, оплата производится в обычном размере. Работодатель вправе самостоятельно установить повышенные выплаты.

Источник: Письмо Минтруда РФ N 14-4/10/П-2696 от 26.03.2020

Что делать с табелем? Как вести его с учётом нового режима?

Работодатель вправе установить новый код для отражения нерабочих дней в табеле учета рабочего времени. Главное — учитывать, что эти дни являются оплачиваемыми.

Источник: Сайт Минтруда РФ

Переносятся ли отпуск и отпускные в связи с переводом на удалённую работу?

Если работник находится в отпуске, то нерабочие дни с 30 марта по 3 апреля 2020 года в число дней отпуска не включаются и отпуск на эти дни не продлевается.

Источник: Письмо Минтруда РФ N 14-4/10/П-2696 от 26.03.2020

Как оформляются больничные? Кто выплатит пособие сотруднику?

Листок нетрудоспособности при удалённой работе формируется в электронном виде единовременно на 14 календарных дней с 6 по 19 апреля. При этом ставится код для карантина — «03».

Страхователь через свой личный кабинет или иным доступным способом должен направить в ФСС:

  • перечень своих работников, которые соблюдают режим самоизоляции;
  • документы, необходимые для назначения и выплаты пособия в соответствии с пилотным проектом «Прямые выплаты».

В перечне сотрудников нужно в отношении каждого застрахованного лица указать:

  • фамилию, имя и отчество при его наличии;
  • дату рождения;
  • адрес места жительства, пребывания или фактического нахождения;
  • СНИЛС.

Правила действуют с 6 апреля. Пособие выплатит ФСС по месту регистрации страхователя в течение семи дней со дня формирования электронного больничного. Если застрахованное лицо не будет соблюдать режим самоизоляции, оно должно будет возместить ФСС причиненный ущерб, то есть вернуть полученное пособие

Источник: Постановление Правительства РФ от 01.04.2020 № 402

Какие штрафы грозят за несоблюдение правил работы в период режима самоизоляции?

Большинство требований изложены в Указе Президента РФ. На основании поступающей информации работодателю незамедлительно направляется предостережение о недопущении нарушения, а также проводится проверка трудовой инспекции. В случае подтверждения данных фактов, применяются меры инспекторского реагирования, работодателю выдается предписание с требованием устранить нарушения. Неустранение нарушения чревато штрафом для должностных лиц от 1 до 20 тыс. руб., для индивидуальных предпринимателей от 1 до 5 тыс. руб., для юридических лиц от 30 до 50 тыс. руб.

Источник: Сайт Минтруда РФ

Выстраиваем взаимодействие с контрагентами удалённо

1 Используйте сервис для электронного документооборота (ЭДО)

Если вы больше не работаете с партнёрами на бумаге, поздравляем — большая часть проблем уже позади. Чтобы оформлять, согласовывать, подписывать и отправлять документы на удалёнке, вам не придётся покупать принтер или ездить в офис, решать проблемы с доставкой корреспонденции контрагентам и т.д.

Другое дело — если у компании есть партнёры, которые продолжают работать на бумаге. Именно они чаще всего «тормозят» с подписанием и возвратом документов, а вместе с тем и c оплатой за товары и услуги. Все эти неудобства решаются с помощью сервисов обмена юридически значимыми электронными документами. Это подтверждает история известного в России и мире агрегатора такси.

2 Переведите всю договорную работу в онлайн

При переходе на удалёнку не только можно, но и нужно цифровизировать процессы. Чтобы не терять часы и недели на доставку договорных документов и организовывать временное хранилище для них дома, можно перевести всё в электронный вид.

Из ПО для удалённой работы на этот случай подойдут ECM-системы, интеграционные решения с сервисами обмена, 1С и другими учётными системами.

Используйте их, чтобы в привычном темпе:

  • создавать, согласовывать и бесконтактно подписывать договорные документы;
  • согласовывать и проводить оплату входящих счетов;
  • обмениваться договорными и первичными учетными документами с контрагентами с сохранением юридической значимости.

Как настроить на 100% удалённую работу с договорами, счетами на оплату и другими документами? И насколько это законно?

Смотрите запись вебинара Directum >>

3 Подключите всех контрагентов к ЭДО

Среди поставщиков очень часто находятся те, кто отказывается использовать сервисы для удалённой работы — обмена электронными документами. В этом случае эксперты ECM-Journal рекомендуют воспользоваться проверенными способами мотивации — «кнутом» и «пряником».

Как их используют компании на практике, читайте в статье «Как операторы ЭДО подключают контрагентов. Стратегии и приёмы».

Руководителю. Как сократить риски компании от удалённой работы

Владельцам компаний и руководителям весной 2020 года пришлось непросто. Во-первых, они выстраивали процессы с подчинёнными по-новому — с учётом режима самоизоляции. Какие именно инструменты выбрали руководители, читайте в опросе ECM-Journal.

Во-вторых, многим пришлось опробовать новые решения, которые помогают поддержать дисциплину подчинённых на удалёнке. А некоторые обратили внимание на уже существующие возможности корпоративных систем.

Чек-лист для руководителя

Как организовать контроль удалённой работы сотрудников:

  • убедитесь, что все подчинённые обеспечены необходимым оборудованием, а также доступом к интернету и вашим внутренним сервисам. Попросите ответственных в ИТ подготовить инструкции по удалённому подключению к корпоративному ПО;
  • начните применять инструменты, благодаря которым можно всегда отследить, на какой стадии находится выданное вами поручение. Это позволяют сделать как стандартные BPM, CRM, так и ECM-системы;
  • установите мобильное решение, поддерживающее работу в вашей корпоративной системе. Так вы сможете контролировать сотрудников на удалёнке, даже находясь за городом;
  • организуйте онлайн-управление проектами. Наверняка такая возможность уже есть в вашей корпоративной системе;
  • больше общайтесь с командой: проводите летучки, обсуждайте статус выданных поручений (это на случай, если ваша система всё-таки не сможет обеспечить вас всем необходимым для самостоятельного контроля).

И напоследок хорошая новость. Сегодня программы для удаленной работы с командой быстро устанавливаются и настраиваются, во многих можно работать прямо в браузере — через веб-доступ. Пример такой системы — Directum.