477-й скорый
477-й скорый
Постановление российского правительства № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", вступившее в силу в июле 2009 года, скорее всего, окажется самым недолговечным из нормативных актов, регламентирующих электронный документооборот.
Государство озаботилось проблемой информатизации и легализации электронной информации еще в 1995 году. Именно тогда появилась первая нормативная «ласточка» в виде федерального закона № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». С тех пор ведется активная работа над созданием электронного правительства. Появилась нормативная база, связанная с ЭЦП, межведомственным взаимодействием, электронными госуслугами и т.д.
Глава VI постановления № 477 впервые обязала федеральные органы исполнительной власти управлять потоками электронных документов по аналогии с бумажными. К сожалению, не привнеся в эти технологии выигрышную специфику, характерную для автоматизированной обработки документов. Нормы постановления предписывают создавать, обрабатывать и хранить электронные документы в ведомственной системе электронного документооборота (СЭД).
Между тем, новеллы законодательства (законы «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг») обязывают не только унифицировать управление документопотоками (бумажные, электронные, внутренние, входящие, исходящие, обращения граждан), но и дать приоритет электронным документам и обеспечить максимально эффективное межведомственное взаимодействие при предоставлении электронных государственных услуг.
Соблюдение этих требований возможно только в случае создания межведомственных информационных ресурсов, которые позволят всем участникам процесса предоставления госуслуг получить доступ к информации, необходимой для принятия решений. В этом случае соблюсти принцип хранения документов в СЭД, можно только создав «Одну Единственную СЭД». Что, даже с учетом планов по созданию единого оператора электронного правительства, маловероятно.
После введения новых норм, «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», должны быть полностью переписаны с точки зрения того, что хранение документов нельзя возлагать на СЭД. Хранилища должны представлять собой отдельные унифицированные модули, способные интегрироваться между собой и обеспечивать межведомственный доступ к важной информации.
Кстати, аналогичным образом организован проект «Одно окно» в г. Москве, когда было создано специальное единое хранилище индексной информации, позволяющее осуществлять поиск по всем хранящимся электронным документам, так и их копиям десятках архивов и СЭД разных подразделений.
Комментарии 4
Как можно оценить правильность организации обработки документов? С точки зрения витиеватости их регламентов или правильного набора модулей?
Нет!
Нужно подняться на уровень задачи, которую обеспечивает документооборот. Например, задача, в данном случае, может называться - Управление деятельностью органа власти по реализации своих полномочий. Сточки зрения этой деятельности нужно и организовывать обработку документов. Например.
Если это бюджетный процесс, то СЭД должна быть межведомственной для обобщающих результатов и индивидуальной для органа власти при обработке промежуточных документов, после завершения бюджетного процесса часть документов уничтожается, а необходимые документы хранятся в Архиве.
Если это внутрихозяйственный документооборот, кому он нужен еще, кроме самой организации.
Сам Архив может представлять собой опять части: межведомственную и индивидуальную, в зависимости от того кто более пользуется документами или по другим признакам.
Сейчас происходит увлечение техническими аспектами обеспечения документооборота. Пора переходить к управленческому подходу к документообороту.
Не совсем понятен посыл Вашего комментария, коллега:)Вы отрицаете мое видение ситуации, или всё-таки развиваете его? В своем посте я хотел сказать о «подводных камнях», которые существуют при работе с гетерогенными потоками документов.
Нужно подняться на уровень задачи, которую обеспечивает документооборот. Например, задача, в данном случае, может называться - Управление деятельностью органа власти по реализации своих полномочий. Сточки зрения этой деятельности нужно и организовывать обработку документов.
Документооборот обеспечивает систематический информационный обмен. Собственно присутствие актуальной информации в нужное время и нужном месте и должно аккумулировать принятие решений, что напрямую влияет на реализацию полномочий органа власти.
Если это бюджетный процесс, то СЭД должна быть межведомственной для обобщающих результатов и индивидуальной для органа власти при обработке промежуточных документов, после завершения бюджетного процесса часть документов уничтожается, а необходимые документы хранятся в Архиве.Если это внутрихозяйственный документооборот, кому он нужен еще, кроме самой организации.
Российская нормативная база не делит документы на внутрихозяйственные или промежуточные. В 477-м постановлении определены следующие документопотоки: поступающая (входящая), отправляемая (исходящая) и внутренняя документация. Структурирование и обработка документов происходит в соответствии с потоками, и этой основе согласно функционалу выстраивается номенклатура, которая четко унифицирована в рамках работы органов исполнительной власти, и каждый документ имеет регламентированные сроки хранения.
Сам Архив может представлять собой опять части: межведомственную и индивидуальную, в зависимости от того кто более пользуется документами или по другим признакам.
«Части архива» (в миру – фонды), о которых Вы упоминаете, объединяют документы по признаку принадлежности к подразделению, номенклатуре и по срокам хранения. Архивную обработку документов разумно считать «жизнью после СЭД». В результате мы наблюдаем прозрачную и последовательную цепочку – жизненный цикл документа.
Сейчас происходит увлечение техническими аспектами обеспечения документооборота. Пора переходить к управленческому подходу к документообороту.
Управление документами четко регламентировано законодательством. При этом форма существования документа, его, если угодно, экзистенциальная суть, обуславливается всё-таки техническими аспектами, поэтому увлечение ими в принципе не может быть праздным.
Пытаюсь внести толику развития.
В Вашем блоге ведутся рассуждения о методах документооборота. И справедливо предлагается, не отвергая СЭД, выделить из СЭД часть документов, которые можно назвать архивными и создать для этих документов некоторое хранилище в составе нескольких типовых модулей, и т.д.
Т.е. предлагается некоторый новый способ обработки документов (управления документами), образно говоря еще один способ перекладывания документов с одного стола на другой стол.
Я же предлагаю обратить внимание на то, что с приходом электронных документов открывается заманчивая перспектива изменения технологии не только хранения, обмена, формирования документа, но и самого главного, для чего предназначен документ – это принятия решения.
Существующие технологии формирования документов и принятия решения опираются в основном на неструктурированные, «гетерогенные» документы.
Грядущий вал электронных документов возникнет после реализации электронного взаимодействия (2015 год), обвалит не СЭДы, не архивы и хранилища индексов, а людей, подготавливающих и исполняющих документы. Иными словами система управления деятельностью организации перестанет справляться со своими полномочиями и обязанностями.
Так вот, пришло время не управления документами с использованием организаций, а управление организацией с применением документов. И хотелось бы узнать, а существуют ли методы хранения и другого использования структурированных документов?
Александр, людям, о которых вы беспокоитесь, придётся туго не только от грядущего вала электронных документов. Ситуация осложняется тем, что наряду с электронными документами, в ведомства будут поступать еще и бумажные. Закон не запрещает гражданину на бумаге обратиться в государственный орган за услугой и требовать ответа в бумажном виде также. Подробности здесь - http://www.ecm-journal.ru/blog/post/Zakony-na-vyrost.aspx