В представленной ниже подборке представлены наиболее полезные и интересные материалы для изучения в сжатом виде вопросов и методики описания и совершенствования бизнес-процессов и сопутствующего документооборота.

Документооборот неразрывно связан со всем бизнес-процессами на предприятии и, если идет речь об оптимизации документооборота, то чаще всего это невозможно без оптимизации бизнес-процессов.

Во-первых, для оптимизация может быть достигнута правильной постановкой процесса и использованием средств автоматизации (см. Управление документооборотом. Подборка материалов.). В этом материале будут рассмотрены вопросы совершенствования уже сложившихся процессов.

Сложность документооборота компаний можно оценить по сложности схем (примеры ниже), на которых отражается чаще всего лишь один бизнес-процесс и сопутствующий ему документооборот.

●  Первым шагом к оптимизации является анализ существующего процесса и описание его «как есть» (создание схемы). Схемы документооборота и бизнес-процессов часто описывают в нотации BPMN, которая создана как раз для наилучшего понимания представителей бизнеса и ИТ-подразделений.

●  Существуют и другие приемы для описания бизнес-процесоов, например, при помощи моделей типа Work Flow (поток работ). В статье «Описание процессов при помощи Work Flow» анализируются достоинства и недостатки рассматриваемых методов. Даются рекомендации по применению операционных карт (схем) процессов на практике.

●  Вопрос «Оптимизация наука или исксусство?» подробно и доходчиво рассматривается в статье «Технология оптимизации бизнес-процессов». Приводится пример схемы согласования договора до оптимизации и после.

●  Согласование договоров - один из самых сложных, многоплановых процессов организации, но в то же время требующих строгой регламентации и управления. И «волшебной таблетки» при оптимизации тут не существует. Анализ примера и некоторые рекомендации даны в статье «Договор дороже денег? Оптимизация договорных процессов в организациях».

●  Вопрос регламентации управления договорами важен, так как договорная деятельность напрямую связана с эффективность работы всего предприятия. Поэтому необходимо чтобы оптимально-выстроенная схема бизнес-процесса была доведена до сотрудников в виде инструкций и регламентов. Рекомендации как это сделать приведены в «Что такое хорошо и что такое плохо при регламентации бизнес-процессов, или Как создать "правильный" регламент».

●  Современная практика управления рассматривает документооборот с точки зрения менеджмента качества. Система менеджмента качества достаточно стандартизована, и ее принципы могут быть применены и для управления документооборотом. Этот подход рассмотрен в статье «Поддержка системы менеджмента качества: документооборот и бизнес-процессы».

●  Необходимость оптимизации и анализа бизнес-процессов существует непрерывно в ходе работы предприятия. Существуют и информационные системы, предназначенные для моделирования, отслеживания исполнения и контроля эффективности бизнес-процессов (BPM System).  Подробнее о таких системах рекомендуем ознакомиться в статье «Эталонная модель BPM».

Периодически редакция будет обновлять подборку, но не расширяя, а оставляя ограниченное число материалов. Наиболее полную подборку можно всегда увидеть в наших рубриках Моделирование–бизнес-процессов, Внедрение электронного документооборота, Workflow и управление бизнес-процессами.