Часто бывают ситуации, когда автоматизация предприятия происходит не сразу, а постепенно, в течение нескольких лет. При отсутствии больших средств, вначале автоматизируются наиболее критичные участи (как правило – это бухгалтерия), а потом все остальное, причем опять не сразу, а по частям. В итоге, когда дело доходит до автоматизации документооборота, предприятие уже имеет целый «зоопарк» различного ПО.

Известно, что автоматизация даст максимальный эффект и лояльность пользователей тогда, когда данные будут вводиться только один раз и там, где это удобно, а в дальнейшем будут использоваться многократно различными приложениями, которые в этих данных нуждаются. При этом часть приложений имеют весьма скудные возможности по интеграции с ними, да и организовать интеграцию всего со всем напрямую весьма нетривиальная задача, к тому же требующая постоянного слежения за ее жизнеспособностью.

Представьте простейшую ситуацию: на предприятии есть ERP-система и электронный архив документов. Служебные записки хранятся в электронном архиве. Из этих служебных записок нужно выбрать записки на оплату и занести сведения из них в ERP систему. Допустим ИТ-специалисты предприятия решили данную ситуацию и теперь синхронизация документов производится автоматически. Но вот, спустя месяц, генеральный директор попросил, чтобы на внутреннем сайте отображались отчеты обо всех служебных записках на оплату. Придется делать еще и интеграцию электронного архива или ERP-системы с внутренним порталом и после модификаций проверять работоспособность прежних механизмов интеграции. А если потом появятся новые требования, то опять придется все изменять.

В данной ситуации я порекомендовал бы обратить внимание на Workflow. Ведь по сути мы имеем бизнес-процесс прохождения типового документа, состоящий из следующих этапов:

В описанной ситуации достаточно было бы добавить еще один этап в маршрут Workflow и задача, поставленная генеральным директором, была бы решена.

Подобных примеров может быть множество. Вот некоторые из них:

●     публикация новости на сайт;

●     автоматическое создание учетных записей на почтовом сервере, в ECM и/или ERP-системе и в остальных системах, работающих в организации, после приема на работу нового сотрудника;

●     обновление прайс-листа на сайте;

●     утверждение отпуска сотрудника с автоматическим отражением сведений в системе планирования работ;

●     создание документов в ERP после их согласования;

●     импорт документов, пришедших по электронной почте;

●     автоматическая регистрация обращений в службу поддержки;

●     и т.д.

Преимущества Workflow здесь очевидны:

●     универсальная архитектура – независимо от сложности и количества приложений, действующих на предприятии, все они участвуют в одном процессе и получают данные, необходимые для этого процесса cпомощью Workflow;

●     гибкие возможности для настройки - можно создавать свои виды этапов (например, «Публикация документа на портал», «Синхронизация с ERP» и т.д.), задавать произвольный порядок выполнения этапов и правила перехода между этапами;

●     внося изменения в процесс нет необходимости проверять работоспособность остальных процессов;

●     нет необходимости реализации точечной интеграции каждого приложения с каждым.