5 мифов о работе с информацией в 21 веке

Роберт Хиллард (Robert Hillard) Deloitte Touche Tohmatsu

Миф 1: В 21 веке все мы будем работать меньше

Реальность: В 1970–80-х многие авторы (например, Элвин Тоффлер в своей книге «Шок будущего») считали, что рост возможностей вычислительной техники, доступной бизнесу и правительству, позволит тратить меньше усилий, чтобы обеспечивать функционирование экономики и общества. Предрекали, что в 21 столетии нашей самой большой проблемой станет решение вопроса: на что же потратить столько свободного времени!

Например, в Mechanix Illustrated (американском журнале с тематикой «сделай сам», издаваемом с начала 20 века) в 1968 г. была опубликована статья Джеймса Берри «Через 40 лет», уверенно заявляющая, что уже к 2008 году у людей будет гораздо больше свободного времени, а средняя продолжительность рабочего дня составит примерно 4 часа.

Действительность оказалась далека от прогнозов, и пришло время задуматься: почему? Когда уже выходные будут начинаться прямо со средины недели? Мощности вычислительной техники выросли, как и предсказывалось, но этого, видимо, недостаточно?

Несмотря на то, что расходы на вычислительную технику постоянно сокращаются, технологические проекты по-прежнему стоят слишком дорого и становятся еще дороже. И хотя многие, если не все канцелярские должности в организациях упразднены, наблюдается нехватка сотрудников для развития бизнеса.

В 80-е большинство компаний использовало лишь один поток выполнения каждого из основных процессов, таких как принятие новых сотрудников, регистрация новых пользователей и создание продуктов. В 90-е появились колл-центры и онлайн-каналы с большим количеством потоков, каждый из которых дублирует основной процесс, создавая при этом свои собственные уникальные документы или другие материалы, что в геометрической прогрессии увеличивает сложность бизнес-вычислений. Возможно, основной проблемой является увеличение количества создаваемых данных?

Миф 2: Мы создаем больше данных, чем когда-либо

Реальность: Люди часто говорят, что в наши дни создается беспрецедентное количество данных. Это не так. Что беспрецедентно, так это несоответствие между количеством данных и их хранением. Мы привыкли к постоянному «росту объемов данных». Эту набившую оскомину фразу следует изменить на «рост хранимых данных». Бизнес-процессы, создающие данные, вероятно, всегда их создавали, но в основном эти данные были временными (не хранились долго).

Когда кто-то предлагает инновационный подход или продукт, лучший способ оценки его новизны – это определение, насколько эффективно он использует информацию. Но что это значит?

К примеру, Amazon рекомендует книги для следующей покупки, основываясь на ваших предыдущих заказах. Используемые данные не новы, так как вы уже авторизованы на сайте и там уже есть данные о ваших предыдущих заказах, однако раньше эти данные не сохранялись после сделки. То есть подход к обработке данных обновился, а сами данные остались теми же.

Хотя Amazon на самом деле не создает новых данных, небольшое количество бизнес-инноваций порождает новую технологию работы.

Другими словами, лишь небольшое количество людей создает что-то новое. Однако остальные могут перестать просто выбрасывать мусор, а попытаться извлечь из него что-то ценное.

Миф 3: Одна голова хорошо, а две лучше

Реальность: Необходимо, чтобы кто-то собрал данные вместе. Сегодня модно обрабатывать объемную и сложную информацию с помощью большого количества людей. Их общее решение (примером является Википедия) всегда лучше результатов, которых можно достичь силами вашей маленькой команды, верно?

Мудрость толпы велика, но она не позволит вашему бизнесу выделяться в долгосрочной перспективе, в конце концов созданная инновация будет доступна всем. Настоящие моменты открытий рождаются благодаря озарению изобретателя-одиночки или маленькой команды, которые смотрят на проблему совсем иначе, чем большинство.

Большое количество людей совместно смогут найти идею, раскопав ее в завалах информационного мусора (теория шести рукопожатий), и улучшить ответ или проверить догадку. Ну и конечно, толпа – это лучшее, что может гарантировать поддержание статуса кво. Мы – стадные животные, а толпа и есть стадо в последней инстанции!

Однако необходимо перестать считать, что анализ больших объемов информации огромным количеством людей будет всегда давать лучший ответ. Следующая глобальная идея, направленная на решение вопросов мирового голода, улучшения экономики или состояния окружающей среды, вероятно, не будет основана на развитии существующих подходов, которые предлагает толпа. Она будет исходить от гения, способного повернуться спиной к стаду и пойти на риск, не боясь ошибиться.

Миф 4: Электронная почта была актуальна в 20-м веке

Реальность: Поскольку люди предполагают, что мы теперь всегда будем работать как часть толпы, то неплохо бы избавиться от электронной почты. Какова роль коммуникации один на один на самом деле? Большинство из нас закапывается в гору электронных писем и отчаянно хочет найти выход из такой ситуации!

Вместо того чтобы разочаровываться в современной версии деловой переписки, мы можем пойти двумя путями:

Во-первых, позвольте сотрудникам отказаться от электронной почты. Сообщение о том, что ничего не будет прочитано и ничего не будет выполнено до наступления определенной даты, станет приходить в ответ на сообщения всех, кто пошлет письмо со своего ящика. Отказавшийся от электронной почты тогда будет иметь пустой ящик, и он сможет начать всё с нуля. Декларирование отказа должно иметь некоторые последствия, но эти последствия не должны быть слишком серьезными (огласки и стыда было бы вполне достаточно). Кроме того, таким людям нужно оказать некоторую поддержку, чтобы помочь им избежать подобной ситуации в будущем.

Во-вторых, поощрите сотрудников (начиная с себя) к использованию групповых электронных посланий. Электронная почта была создана как метафора бумажных записок. Эти записки проходили внутреннюю или внешнюю почтовую систему («почта улитки»), которая вызывала естественную задержку в коммуникации. Люди, как правило, смотрели свою поступающую почту утром, когда приезжали на работу. Если почты было много, они забирали ее домой в портфеле, чтобы прочитать и ответить – и послать ответ на следующий день.

Современные почтовые клиенты позволяют нам устанавливать приоритет электронной почты и откладывать их посылку в течение нескольких часов или до следующего дня в рабочем времени. ИТ-специалисты должны поощрять использование этой возможности.

Результат такого группового использования состоит в том, что вы сможете управлять вашим почтовым ящиком без угнетающего наводнения ответов, которые будут поступать так часто, как вы успеваете их обрабатывать. Поскольку люди привыкают работать с вами подобным образом, они обдумают свой ответ тщательней, чтобы максимизировать ценность информации, которую пошлют вам, понимая, что организовать динамичную беседу невозможно.

Миф 5: Документы и неструктурированный контент эквивалентны

Реальность: Помещение информации в контекст позволит организовать, скорее, ответственное, чем быстрое взаимодействие. Мы предполагаем, что весь контент одинаков и не помещаем его в контекст того, где он находится в организации. Весь материал может быть идентифицирован как находящийся в одном из четырех слоев в информационном пейзаже:

Слой 1: Метрики – Для информации, используемой для создания управленческих решений, которую необходимо выражать в подсчете и измерении вместо оценки терминами «хорошо» или «плохо».

Слой 2: Размерный или Навигационный – В этом слое мы говорим о структурировании контента способом, который мы можем назвать систематическим (через таксономию). Отсюда можно получить метрики, то есть значения в количественном выражении. И отсюда мы можем найти контент в его общей форме.

Слой 3: Нормализованный или Атомарный – В неструктурированном смысле лучше использовать термин «атомарный» для слоя, который подает контент его оригинальной форме, на него ссылается событие, создавшее его, а не деловая таксономия.

Слой 4: Эксплуатационный, четвертый слой – линия, обращенная к ситуации и технологическому контексту, в которых контент создан или обновлен.

Перевод: Чукарева Алена, DIRECTUM.

Источник: Digitallandfill.org