Журнал о системах электронного документооборота (СЭД)
Электронные архивы

Анализ рынка. Что предлагают операторы ЭДО СФ для хранения юридически значимых электронных документов?

  0 комментариев Добавить в закладки

Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs

Все знают, что после передачи электронных юридически значимых документов (ЮЗЭД) их необходимо хранить некоторый срок. В этой статье я рассмотрю, что предлагают операторы электронного документооборота счетов-фактур (операторы ЭДО СФ) для решения задачи хранения ЮЗЭД. Анализ будет проведен на верхнем уровне и на основании общедоступной информации, некоторые детали я рассмотрю в последующих публикациях.

Потребности клиентов операторов ЭДО в хранении ЮЗЭД

Прежде чем рассматривать решения по хранению ЮЗЭД, которые предлагают операторы ЭДО, необходимо понять, какие основные потребности есть у клиентов относительно хранения документов. Я выделил следующие основные потребности и задачи:

●    гарантия сохранности документов в процессе и после завершения документооборота по ним;

●    функциональность для просмотра и обработки документов из архива;

●    быстрый и удобный поиск документов из архива;

●    обеспечение юридической значимости электронных документов с учетом длительных сроков хранения;

●    хранение ЮЗЭД в течение необходимого срока;

●    возможность массовой выгрузки документов для представления в государственные органы;

●    разграничение прав доступа сотрудников клиента к ЮЗЭД;

●    защищенность от несанкционированного доступа 3-х лиц к документам;

●    стоимость покупки и владения решением для хранения ЮЗЭД.

И, конечно, надо обратить внимание на то, что потребности у малых и крупных компаний могут отличаться. Так, небольшой компании может не требоваться разграничение прав доступа сотрудников, и ее руководитель будет не готов много платить за решение по хранению ЮЗЭД. У крупной компании, скорее всего, будут налицо все вышеперечисленные потребности, да и масштабы ее документооборота могут накладывать отпечаток на данные потребности. Например, управление сроками хранения документов по каждому виду и делу в отдельности, детальное разграничение доступа сотрудников к документам по должностям, ролям и конкретным пользователям.

Варианты хранения ЮЗЭД

Обязанность по сохранности документов в течение регламентированного законом срока согласно законодательству РФ лежит на налогоплательщике (клиенте). Он может воспользоваться услугами других компаний для обеспечения сохранности документов, но сама обязанность согласно законодательству остается на нем.

Для клиента на рынке есть два основных варианта хранения ЮЗЭД:

1.   В облаке у оператора ЭДО, т.е. по договору хранить все ЮЗЭД на серверах оператора и получать доступ к ним через веб-клиент оператора ЭДО или иное его приложение, которое может работать с архивом ЭД.

2.   Локально на своей стороне, т.е. все ЮЗЭД хранить на своих серверах (или отдельно взятых в аренду) и для работы с данным архивом документов использовать соответствующую ECM/СЭД-систему или иную специализированную систему.

И, конечно, могут быть различные гибридные варианты, но о них в следующей статье.

В качестве решений операторов ЭДО я рассмотрю четыре:

●    Synerdocs (компания «ДИРЕКТУМ»);

●    СБИС (компания «Тензор»);

●    Такском-файлер (компания «Такском»);

●    Diadoc (компания «СКБ Контур»).

Сразу отмечу, что на сайтах операторов ЭДО информации о хранении документов либо почти нет (СБИС), либо ее немного (Synerdocs, Diadoc), поэтому отчасти я ориентировался на свои знания, полученные другими общедоступными способами.

Облачное хранение на стороне оператора ЭДО

Гарантия сохранности

Практически все операторы ЭДО обеспечивают сохранность переданных ЮЗЭД. Для этого в основном используются резервное копирование и специальное серверное оборудование. На практике я не встречал ситуаций, когда бы оператор ЭДО не обеспечивал сохранность переданных документов.

Функциональность для просмотра и обработки. Быстрый и удобный поиск

Стандартный и простой вариант для работы с документами, их просмотра и обработки (например, подписания) – это веб-клиент от оператора ЭДО или интеграционное решение с 1С. Данные варианты позволяют удобно просматривать документы и выполнять базовые операции с ними (подписывать, отказывать, аннулировать и др.). Однако работать с большим количеством документов в веб-клиенте и интеграционном решении не всегда удобно: документы бывают здесь представлены в виде простого списка, по которому можно только фильтровать и искать. Фильтрация и поиск доступны по основным реквизитам документов (адресат, вид документа, статус документооборота, сумма и некоторые другие), но их состав ограничен и проигрывает корпоративным информационным системам; также может быть доступен полнотекстовый поиск по ограниченному набору форматов документов (например, .doc, .xls).

Обеспечение юридической значимости

Стандартное решение по обеспечению юридической значимости ЭД в течении нескольких лет – это использование так называемой усовершенствованной ЭП (не путать с усиленной ЭП), которая содержит в себе штампы времени и доказательства действительности ЭП на определенный момент времени. Это позволяет продлить срок проверки действительности электронной подписи под ЮЗЭД на несколько лет. А если использовать перештамповку (несколько раз производить процедуру усовершенствования), то срок может быть увеличен как минимум еще несколько раз, т.е. реально продлить его до 15-20 лет и больше. Насколько я знаю, все рассмотренные мной операторы ЭДО это используют.

Срок хранения

Со сроками хранения документов ситуация неоднозначная: не все операторы ЭДО явно пишут на сайте или в договоре (оферте), сколько лет они хранят документы клиентов и на каких условиях. На практике многие заявляют, что срок хранения неограничен, но мы с вами пониманием, что хранение стоит денег (как минимум, устройство хранения данных стоит денег). Поэтому важно обращать внимание на то, что же написано в договоре, и при необходимости заключать допсоглашения.

Возможность массовой выгрузки документов

Массовая выгрузка документов для их последующего представления в различные государственные органы (например, ФНС или суд) есть не у всех рассмотренных операторов или реализована неочевидно для пользователя. Так что если для вас потребность в данной функциональности критична, т.к. вам периодически необходимо представлять документы в госорганы, то обратите внимание на ее наличие, чтобы потом не выгружать документы по одной штуке.

Разграничение прав доступа сотрудников

В части разграничения прав доступа сотрудников компании к документам довольно скромные возможности у решений с облачным хранением: от варианта «кто имеет доступ к ящику абонента – тот и имеет доступ ко всем документам ящика» до вариантов с организацией доступа к документам по подразделениям или по видам документов. Но если требуется управлять доступом в разрезе конкретных сотрудников, должностей, ролей или в разрезе доступа на просмотр, редактирование, полный доступ, тогда следует рассматривать другой вариант хранения ЮЗЭД.

Защищенность от несанкционированного доступа

Защищенность от несанкционированного доступа к документам у всех рассмотренных операторов ЭДО обеспечена авторизацией пользователей, использованием шифрования канала передачи данных, а также дополнительно может использоваться шифрование тел документов. И если с авторизацией и шифрованием канала все понятно и это распространенные, можно сказать, стандартные способы защиты от несанкционированного доступа, то с шифрованием тела документа подробностей на сайтах операторов практически нет.На основе своих знаний могу сказать, что к шифрованию тела документа стоит прибегать только в тех случаях, когда без этого никак не обойтись, и вы понимаете, как в будущем будете работать с данными зашифрованными документами, т.к. довольно легко потерять доступ к зашифрованным документам и вам самим. Подробности этого вопроса достойны отдельной публикации.

Стоимость покупки и владения решением

Стоимость хранения ЮЗЭД в течение нескольких лет может быть включена в стандартный тариф оператора ЭДО либо дополнительная плата может взиматься отдельно. Некоторые операторы ЭДО заявляют, что хранят документы клиентов практически вечно. Лично я в этом сомневаюсь и полагаю, что впоследствии условия изменятся, т.к. хранение стоит денег, да и постоянного хранения требуют далеко не все документы. На своей практике я уже слышал от клиентов, что сначала оператор говорил им о бесплатном хранении документов, а потом требовал за это деньги. Как правило, клиент может рассчитывать на хранение ЮЗЭД в облаке оператора в течение 5 лет, причем в рамках стоимости тарифа на трафик. Если же речь идет о сроке свыше 5 лет, может потребоваться заключение допсоглашения.

Промежуточные выводы

По моему мнению, вариант хранения ЮЗЭД в облаке у оператора ЭДО хорошо подходит для клиентов с небольшим документооборотом (как правило, это малые компании). Он прост, удобен, не требует использования дополнительных приложений. Плюс у рассмотренных мной операторов ЭДО за облачное хранение документов не требуется платить в течение ближайших нескольких лет, что соответствует потребностям малого бизнеса.

Ну, а для тех компаний, чьи потребности вариант облачного хранилища не удовлетворяет, смогут найти ответ в моей следующей публикации, где я рассмотрю нюансы локального хранения ЮЗЭД.

Источник: Synerdocs

Ещё материалы автора
Похожие записи
Комментарии (0)
Сейчас обсуждают
Больше комментариев