Безбумажный офис: несбыточная мечта тридцатилетней давности?

Три последних десятилетия ученые и эксперты предсказывали нам появление безбумажного офиса. Однако сейчас, даже после стольких монументальных технологических достижений, мы оказались ненамного ближе к безбумажному офису, чем были, когда в начале 80-ых Стиви Рей Вон впервые исполнил «Texas Flood» в баре «Antone’s» в Остине, а я еще был студентом Техасского университета. Между прочим, я вернулся в Остин. Мне потребовалось 30 лет, но я это сделал.

В первые годы появления компьютеров было множество пересудов на тему, каким же будет этот «офис будущего». В те времена офисные работники проводили целые дни среди бесконечных рядов картотечных шкафов, перебирая несчетное количество папок и мечтая о дне, когда поиск нужной информации будет занимать считанные секунды. Они представляли себе удобную и свободную от бумажной волокиты, созданную с помощью компьютеров, рабочую обстановку.

Итак, настал 2014… получили ли мы безбумажный офис? Едва ли. И, я открою вам маленький секрет, большинство организаций никогда не станут полностью безбумажными, по крайней мере, не в ближайшее время. И, что еще важнее, безбумажный офис не должен быть нашей конечной целью как таковой. И вот почему.

Мотивы, стоящие за идеей создания безбумажного офиса

Спросите себя, почему идея создания безбумажного офиса вызвала так много шума? Отчасти это связано с возможностью защиты окружающей среды за счет сокращения вырубки лесов. Я живу в городе, где в продуктовых магазинах запрещено использовать полиэтиленовые пакеты, так что полностью поддерживаю экологический аспект данного вопроса, однако, это далеко не главный двигатель идеи безбумажного офиса. Основная же причина состоит в том, что компании постоянно сталкиваются с потребностью увеличить эффективность работы, оптимизировать бизнес процессы и снизить затраты.

Когда в 80-ых многие организации стали переходить с бумажных на электронные документы, произошло первоначальное снижение количества используемой бумаги. Но правда в том, что сегодня мы используем даже больше бумаги, чем во времена «Pet Rock» (прим.: популярный в 80-ых годах в Америке питомец-камень). Давайте посмотрим на статистику:

●   каждый день во всем мире производится миллиард фотокопий (Источник: Forrester Research);

●   ежегодный прирост количества используемой бумаги в средней компании составляет 25%. (Источник: Gartner);

●   только лишь в США насчитывается более четырех триллионов печатных документов. И это число ежегодно увеличивается на 22% или примерно на 880 миллиардов печатных документов. (Источник: Coopers и Lybrand).

Хаос в контенте все еще безраздельно властвует, даже в электронных документах

В нашем мире «неотложности» информация нам нужна именно в тот момент, когда она нужна — и не секундой позже. К сожалению, переход от бумажного к электронному документообороту не решил проблемы хаоса в контенте и не избавил нас от потребности в быстром поиске документов.

Зачастую компании, только что перешедшие с бумажной системы хранения документов на цифровую, как и прежде переживают периодические стадии застоя. Мы все еще ломаем голову, пытаясь вспомнить, в какой именно папке сохранили тот проклятый контракт. Появление облачных систем хранения данных и приобретающие все большую значимость мобильные приложения обещают новые возможности для повышения эффективности управления информацией. Но даже просто перемещение старых дурных привычек в облако или попытка найти документ, похороненный в хаотичном беспорядке папок на крошечном экране смартфона, это, скорее всего, не то будущее, на которое мы рассчитываем.

Компании с эффективной системой управления информацией, неважно, работают ли они в облаке или с собственными системами, все же находятся на значительно более высоком уровне производительности по сравнению с теми, кто все еще полагается на дедовский метод использования картотек и папок.

Давайте смотреть на вещи реально и больше ориентироваться на «менее бумажный» офис, чем просто на «безбумажный»

Связано ли это с созданием дополнительных раздаточных материалов для выставки, с потребностью распечатать контракт, чтобы получить «живую подпись», или просто с тем, что некоторым людям в офисе удобнее просматривать и редактировать печатный документ, но большинство организаций никогда не будут действительно безбумажными, по крайней мере, не в ближайшем будущем.

Принимая во внимание данный факт, стремление стать «менее бумажным» кажется гораздо более разумным подходом к ведению бизнеса, и, помимо всего прочего, позволит устранить неоправданную сверхпотребность в бумаге как в основном средстве управления информацией. Это обеспечит быстрый доступ к документам, и поможет сотрудникам работать эффективнее, и, что, возможно, самое главное, позволит компаниям принимать оптимальные решения и лучше обслуживать клиентов, оперативно реагируя на их потребности

Самое время оставить фантазии о безбумажном офисе и направить свои усилия на создание гораздо более практичной «менее бумажной» среды, а сделать это можно относительно быстро в любой организации. Нам нужно научиться использовать всю ценность информации таким образом, чтобы это было одновременно максимально эффективно и выполнимо.

А ваша компания делает что-нибудь, чтобы стать «менее бумажной»? И если да, то повлияло ли это как-то на ваш бизнес?

Перевод: Ксения Саушкина